Проблемы постановки системы внутреннего контроля на предприятии

Принцип 8: Эффективная система внутреннего контроля требует наличия надежных информационных систем, охватывающих все основные виды деятельности банка. Такие системы, включая электронные, должны находиться под независимым контролем и в отношении них должны быть разработаны соответствующие мероприятия по поддержке при чрезвычайных обстоятельствах.

Принцип 9: Эффективная система внутреннего контроля предполагает наличие эффективных информационных систем, позволяющих обеспечить полное понимание и соблюдение сотрудниками в практической деятельности политики и процедур, регулирующих обязанности, а также доведение необходимой информации до соответствующих сотрудников.

Мониторинг  деятельности и исправление  недостатков

Принцип 10: Общая эффективность внутреннего контроля банка должна отслеживаться на постоянной основе. Мониторинг ключевых рисков и их периодическая оценка, проводимые подразделениями банка и внутренними аудиторами, должны быть частью повседневной деятельности банка.

Принцип 11: Необходимо наличие эффективного и всеобъемлющего внутреннего аудита системы внутреннего контроля, проводимого независимыми в операционном отношении, адекватно подготовленными и компетентными сотрудниками. Служба внутреннего аудита как часть мониторинга системы внутреннего контроля должна быть подотчетна совету директоров (или его комитету по аудиту) и менеджменту банка.

Принцип 12: Недостатки внутреннего контроля, выявленные сотрудниками подразделений банка, службой внутреннего аудита или другими контрольными службами, должны своевременно доводиться до сведения руководителей соответствующего уровня и оперативно устраняться. О существенных недостатках внутреннего контроля необходимо сообщать менеджменту и совету директоров.

Оценка  систем внутреннего  контроля надзорными органами

Принцип 13: Органы банковского надзора должны требовать от всех банков независимо от размера наличия эффективной системы внутреннего контроля, которая должна соответствовать характеру и сложности деятельности банка, рискам, принимаемым им в процессе осуществления балансовых и забалансовых операций. Система внутреннего контроля должна также быть способна реагировать на изменения внешней среды и условий осуществления банком своей деятельности. В случаях, когда надзорные органы приходят к выводу, что система внутреннего контроля банка неадекватна или неэффективна применительно к специфическому характеру рисков, принятых на себя данным банком (например, не удовлетворяет всем принципам, содержащимся в настоящем документе), они обязаны предпринять надлежащие меры. 

   1.3. Система внутреннего контроля – надежная гарантия интересов собственников компании

   Эффективная система внутреннего контроля (СВК) является важнейшим элементом управления предприятием. Значение внутреннего контроля трудно переоценить: при его помощи обеспечивается защита имущества, качество учета и достоверность отчетности, выявление и мобилизация имеющихся резервов в сфере производства, финансов и т.п. Внутренний контроль охватывает все сферы деятельности предприятия и направлен на повышение эффективности управления компанией.

   В самом узком толковании термин «внутренний  контроль» можно определить как  сбор информации об объекте контроля. Такого рода контроль осуществляется всеми менеджерами компании в рамках выполняемых ими функций. Так, директор по продажам с целью управления процессом продаж регулярно проверяет отчеты об объемах продаж, информацию о претензиях к качеству реализуемой продукции и т.п. В широком понимании внутренний контроль – это непрерывный процесс, включающий сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности компании. 

   Система внутреннего контроля представляет собой совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.

   Внутренний  контроль в той или иной форме существуют на каждом предприятии. Тем не менее, практика формирования в России эффективных систем внутреннего контроля в соответствии с современными концепциями СВК только начинает складываться. Чем крупнее компания и чем сложнее ее организационная структура, тем масштабнее задачи и жестче требования к системам внутреннего контроля. К сожалению, во многих компаниях отечественного бизнеса СВК чаще всего носит неформализованный или номинальный характер, в лучшем случае сводится к внедрению системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ИСО (ISO - International Standards Organization). Тогда как СВК, приведенная в соответствие принципам и политикам руководства компании, интересам акционеров и участников, позволяет выявить и снизить коммерческие, финансовые и внутрипроизводственные риски в управлении предприятием, обеспечить эффективное функционирование и развитие предприятия, достижение поставленных целей.

   В последнее время повышение интереса к вопросам организации внутреннего  контроля со стороны российских предприятий обусловлено несколькими причинами.

   Во-первых, окончание периода «дикого рынка» в стране потребовало применения цивилизованных и легитимных методов  управления компаниями, обеспечивающих прозрачность бизнеса.

   Во-вторых, переход российских компаний на новый уровень развития привел к  качественным изменениям в управлении ими: собственники либо полностью выходят из управления, либо происходит разделение в управлении, когда собственники концентрируют свою работу на стратегическом развитии бизнеса, а текущая работа по выполнению решений и планов собственников остается за наемными менеджерами. При этом потребность в контроле со стороны собственников возрастает и, что очевидно, затрудняется. СВК призвана обеспечивать безопасность интересов собственников и в то же время не должна ограничивать менеджеров предприятия в выполняемых ими функциях.

   В-третьих, развитие холдинговых структур, объединяющих в своем составе промышленные предприятия, научно-исследовательские, торговые, кредитные, инвестиционные и т.д. организации, требует комплексного и формализованного контроля над денежными потоками, системой управления и финансовым состоянием каждой бизнес-единицы, входящей в структуру группы. Эти цели могут быть успешно достигнуты при рационально организованной системе внутреннего контроля.

   В-четвертых, современные отечественные предприятия  постоянно находятся под угрозой  незаконных действий своих сотрудников. Эти угрозы многообразны: прямое воровство, «откаты»-взятки, ведущие к закупкам по завышенным ценам, разглашение конфиденциальных сведений, инсайдерской информации, «увод» внутренних информационных баз данных, «работа на себя» с использованием материальной и интеллектуальной собственности работодателя и многое другое. При этом специалисты выделяют две основные причины потерь, связанных с действиями персонала, - плохая организация контроля и учета на предприятии и недостаточная мотивация сотрудников. Поэтому одним из главных способов минимизации подобных рисков является разработка системы внутреннего контроля, создающей ко всему прочему атмосферу коллективной ответственности и предполагающей неотвратимость наказания за незаконные действия.

   В-пятых, тенденции в законодательстве, направленном на регулирование фондовых рынков, как российском, так и зарубежном, обязывают компании создавать СВК, обеспечивающие достоверность финансовой отчетности. Новое «Положение об организации торговли на рынке ценных бумаг», утвержденное Федеральной службой по финансовым рынкам 15 декабря 2004 г. определило ряд новых для российского фондового рынка требований к организации систем внутреннего контроля. Оно включает, среди прочего, требование к наличию, составу и функциям комитета по аудиту совета директоров. Данное Положение фактически поставило российские акционерные общества, акции которых включены в биржевые котировальные списки, перед необходимостью внедрить предусмотренные Положением системы внутреннего контроля и внутреннего аудита с целью избежать делистинга.

   Кроме этого, в 2005 году в США вступили в  силу новые стандарты раскрытия информации публичными акционерными компаниями, провозглашенные Законом Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act). Данный закон направлен на улучшение точности и достоверности финансовой отчетности и раскрытия информации корпорациями и предусматривает заверение независимыми аудиторами и менеджментом информации о полноте и эффективности существующих систем внутреннего контроля. В законе максимально учтены последствия громких историй с банкротством ряда крупнейших компаний, когда инвесторы потеряли свои вложения вследствие предоставления данными компаниями недостоверной финансовой отчетности. Планируется принятие аналогичных законодательных документов и в европейских странах: Германии, Великобритании, в которых расположены крупнейшие мировые фондовые площадки.

   Таким образом, зарубежные и отечественные  предприятия фондового рынка  в настоящее время имеют значительную потребность в серьезной методологической поддержке при разработке новой  и совершенствовании действующей  системы внутреннего контроля.

   Современные системы внутреннего контроля, в том числе формируемые в соответствии с требованиями фондового законодательства, базируются на принципах Интегрированной концепции внутреннего контроля (Integrated Internal Control Framework) комитета COSO. Этот документ является результатом анализа существовавшей по состоянию на 1992 год литературы по внутреннему контролю. Данная концепция акцентирует ответственность руководства предприятия за состояние системы внутреннего контроля, устанавливает основные понятия и определения внутреннего контроля и его ключевые компоненты.

   В целом реализация проекта по совершенствованию  системы внутреннего контроля может  состоять из нескольких этапов.

   Первый  этап является подготовительным, его задача - определить цели проекта. Как мы рассматривали выше, цели разработки системы внутреннего контроля могут определяться в соответствии с требованиями законодательства, собственников и менеджмента компании.

   На  основании установленных целей  определяются требования к разрабатываемой системе внутреннего контроля, ее основные характеристики, соответственно, выбирается методика проведения работ по проекту.

   Уже на данном этапе целесообразно выбрать  информационную систему, на основе которой  будет осуществляться поддержка разрабатываемой СВК. В настоящее время на рынке представлен ряд IT-систем, предназначенных для автоматизации СВК, и выбор необходимой из них должен осуществляться по принципу наибольшего соответствия концепции разрабатываемой системы внутреннего контроля.

   На  подготовительном этапе формируются  рабочая группа проекта, определяется ее состав из числа сотрудников компании-заказчика  и консалтинговой компании в соответствии с оговоренным распределением обязанностей по реализации проекта.

   После определения целей и задач необходимо проведение мероприятий по подготовке персонала компании, который будет задействован в реализации проекта: проведение обучающих семинаров, информирование сотрудников компании о проекте. Формирование лояльного отношения сотрудников к осуществляемому в компании проекту является одним из важнейших факторов его успешной реализации. Это связано с тем, что проект по разработке СВК предполагает активное участие в нем специалистов компании, что отвлекает их от текущей работы и, соответственно, приводит к недовольству и неохотному сотрудничеству с рабочей группой проекта. Поэтому сотрудники должны быть информированы о важности реализуемого проекта, должны получить разъяснения, какую информацию и в какой форме необходимо предоставлять  членам рабочей группы.

   Следующий этап проекта предполагает определение  основных бизнес-процессов на основании  которых будет строиться СВК. Выделенные для целей построения СВК бизнес-процессы детально изучаются  и описываются на основе модели «как есть», предполагающей фиксирование существующих процедур. Далее осуществляется оценка построения бизнес-процессов на соответствие требованиям к системе внутреннего контроля, определенным на предварительном этапе. На основании результатов анализа бизнес-процессы оптимизируются и описываются моделью «как должно быть».

   Хотелось  бы отметить, что осуществляемое в  рамках проекта по разработке СВК  формализованное описание бизнес-процессов  дает компании дополнительные преимущества:

• закрепление распределения зон ответственности, функций и механизмов взаимодействия между подразделениями компании или между сотрудниками внутри подразделений;
• повышение прозрачности и управляемости процессов компании;
• повышение уровня технологической дисциплины сотрудников, формализация и упорядочение взаимоотношений персонала;
• снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников.

   Следующим шагом при реализации проекта  является определение наиболее подверженных риску участков бизнес-процессов и выявление критических для компании факторов риска, а также определение основных объектов риска для компании, формирование библиотеки рисков.