Проблемы постановки системы внутреннего контроля на предприятии

     Организационная структура экономического субъекта — эффективная организационная структура экономического субъекта, предполагающая оправданное разделение ответственности и полномочий сотрудников, препятствующая попыткам отдельных лиц нарушать требования контроля и обеспечивающая разделение несовместимых функций. Функции данного сотрудника несовместимы, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений. Обычно подлежат затраты на осуществление контрольных мероприятий должны быть меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких 
мероприятий; 

- цель большинства средств контроля состоит в выявлении нежелательных хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;

- человеку свойственно делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания инструктивных материалов;      

- возможно умышленное нарушение системы контроля в результате сговора сотрудников экономического субъекта как с другими сотрудниками данного экономического субъекта, так и с третьими лицами;

- возможно нарушение системы контроля вследствие злоупотреблений со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;

- встречается практика существенного изменения условий ведения хозяйственной деятельности или правил учета, в результате чего принятые контрольные процедуры могут перестать выполнять свои функции.

     Средства  контроля должны обеспечивать:

- выполнение хозяйственных операций только с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

- фиксирование в бухгалтерском учете всех операций в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте  учетной  политикой,   а  также  обеспечение  возможности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

- доступ к активам только с разрешения соответствующего руководства;

определение руководством с установленной периодичностью 
соответствия зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически 
имеющихся в наличии активов, а в случае расхождений — принятие 
надлежащих мер.

     Процедурами внутреннего контроля являются:

арифметическая  проверка правильности бухгалтерских  записей;

проведение  сверок расчетов;

проверка  правильности осуществления документооборота и наличия разрешительных записей руководящего персонала;

проведение  в соответствии с установленным порядком периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой на личности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарноматериальных ценностей на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию;

использование для целей контроля информации из источников, расположенных вне данного экономического субъекта;

осуществление мер, направленных на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам;

исследование  динамики хозяйственных показателей, сравнение плановых и сметных хозяйственных показателей с фактически имевшими место и выяснение причин выявленных расхождений.

     Система внутреннего контроля охватывает следующие  элементы:

компетентный, заслуживающий доверия персонал с четко определенными правами и обязанностями;

разделение  соответствующих обязанностей;

соблюдение  необходимых формальных процедур при совершении хозяйственных операций;

физический  контроль над активами и документацией;

своевременное составление первичных документов;

организация системы внутреннего аудита.

     Компетентный, заслуживающий доверия персонал с четко определенными правами и обязанностями — самый важный элемент внутреннего контроля. Если персонал не будет отвечать самым высоким требованиям, вся система будет неэффективной, даже при том, что остальные составляющие системы будут правильно организованы. Работники предприятия должны быть компетентны, честны, исполнительны. Права и обязанности каждого сотрудника должны быть четко сформулированы в должностных инструкциях.

     Разделение соответствующих обязанностей необходимо для предотвращения злоупотреблений и хищений, а также для выявления случайных ошибок. Если один и тот же человек совершает хозяйственную операцию и сам отражает ее в учете или выполняет все учетные функции, начиная от составления первичных документов и заканчивая составлением баланса, возрастает вероятность того, что ошибка не будет обнаружена.

Соблюдение  необходимых формальных процедур при  совершении хозяйственных операций работниками предприятия должно быть неукоснительным. Данный элемент внутреннего контроля непосредственно связан с четким определением прав и обязанностей отдельного работника. Каждый сотрудник должен, во-первых, абсолютно точно знать, какие формальные процедуры ему следует выполнять при исполнении своих должностных обязанностей, и, во-вторых, точно их выполнять.

Физический  контроль над   активами    предполагает:

- обеспечение охраны имущества организации;

- плановые инвентаризации имущества предприятия в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.) и учетной политикой организации;

инвентаризацию  имущества в установленных указанных выше Методических указаниях случаях.

     Физический  контроль над .документацией осуществляется за счет:

- создания графика документооборота организации;

- последовательной нумерации первичных документов каждого вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспечения поиска документов при необходимости и выявления отсутствующих документов);

гашения первичных и оправдательных документов в установленных случаях (это необходимо во избежание повторного их использования);

брошюрования  документов в папки по окончании отчетного периода; 

организации архива в экономическом субъекте;

сдачи папок документов в архив по истечении сроков оперативного хранения документов в бухгалтерии предприятия, установленных графиком документооборота организации.

     Первичные документы в организации должны:

- быть  оформлены в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, так как при большом интервале времени между совершением операции и ее учетом возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе.  Кроме 
того, операция вообще:

- может остаться не отраженной в учете;

- содержать  обязательные  реквизиты,  установленные  Федеральным законом «О бухгалтерском учете»;

- соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;

- соответствовать формам документов, описанным в учетной политике организации (в случае, когда формы документов установлены учетной политикой организации);

- кроме того, в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся исправления, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений, и специальные расчеты должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования.

     Орган внутреннего аудита в организации  создается с целью независимой проверки выполнения сотрудниками организации должностных обязанностей. Организационные формы внутреннего аудита могут быть различными. Например, отдел внутреннего контроля, управление, бюро, отдельная группа внутренних аудиторов и др. Так как создание органа внутреннего аудита — достаточно дорогое мероприятие, а эффективность его работы не всегда возможно измерить в денежном выражении, многие руководители предприятий недооценивают важность этой структуры.

     В ходе аудиторской проверки аудитор  обязан разобраться в системе бухгалтерского учета, которая применяется на проверяемом им экономическом субъекте, и при этом изучить и оценить те средства контроля, на основе которых он должен определить суть, масштаб и временные затраты предполагаемых аудиторских процедур. При этом аудитор обязан получить достаточную убежденность в том, что система бухгалтерского учета достоверно отражает хозяйственную деятельность проверяемого экономического субъекта. Особенности системы внутреннего контроля могут способствовать формированию такой убежденности. Когда аудитор убеждается, что может опереться на соответствующие средства контроля, — он получает возможность:

- сократить объем аудиторских процедур;

- проводить аудиторские процедуры более выборочно, чем он делал бы в противном случае;

- внести изменения в суть применяемых аудиторских процедур;

- откорректировать предполагаемые затраты времени на осуществление аудиторских процедур.

     Оценивая  эффективность и надежность системы  внутреннего контроля в целом, контрольной  среды и отдельных средств  контроля, аудиторская организация обязана использовать не менее трех следующих градаций:

     а) высокая;

     б) средняя;

     в) низкая.

     Однако  она может принять решение  о применении в своей деятельности большего числа градаций.

     Изучение  и оценка аудиторскими организациями  особенностей системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудиторской проверки должны в обязательном порядке документироваться с использованием следующих типовых форм:

- специально разработанные тестовые процедуры;

- перечни типовых вопросов для выяснения мнений руководящего персонала и работников бухгалтерии;

- специальные бланки и проверочные листы;

- блок-схемы и графики;

- перечни замечаний, протоколы, акты.

     Аудиторские организации самостоятельно разрабатывают  методики и порядок изучения и оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также планируют процедуры аудиторской проверки в зависимости от результатов изучения и оценки. Снижение объема и детальности отдельных аудиторских процедур в результате изучения особенностей средств контроля экономического субъекта должно быть во всех таких случаях надлежащим образом аргументировано.

     Поскольку мнение аудитора об организации системы бухгалтерского учета и эффективности системы внутреннего контроля является основанием для планирования степени детальности и выборочное проведения аудиторских процедур, постольку отсутствие документирования или ненадлежащее документирование особенностей системы бухгалтерского учета проверяемого экономического субъекта, а также результатов изучения и оценки системы внутреннего контроля этого экономического субъекта могут служить при предъявлении претензий к аудитору доказательством низкого качества оказываемых им услуг.

     Серьезные недостатки системы бухгалтерского учета и системы внутреннего  контроля, отмеченные в ходе аудиторской  проверки, а также рекомендации по их устранению следует отражать в письменной информации (отчете) аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.

     Аудитор в ходе планирования и непосредственного  проведения аудиторской проверки обязан достичь понимания системы бухгалтерского учета проверяемого экономического субъекта.

     Знакомство  с системой бухгалтерского учета  включает в себя изучение, анализ и  оценку сведений о таких сторонах хозяйственной деятельности проверяемого экономического субъекта, как: