Проблемы постановки системы внутреннего контроля на предприятии

Для эффективной  работы систем управления в целом  и систем внутреннего контроля в частности крайне необходим качественный уровень формализации деятельности компании. 
 

3.1. Определение контролируемых направлений деятельности

     Внедрение системы внутреннего контроля следует  начать с определения подразделений  и направлений деятельности, для которых будут разрабатываться контрольные процедуры. Введение контрольных процедур во всех подразделениях и направлениях деятельности приведет к тому, что на реализацию подобного проекта потребуются значительные затраты, большая часть которых не окупится. К примеру, на производственном предприятии не имеет смысла внедрять методы контроля для отдела кадров. Как правило, СВК используется в отделах сбыта, снабжения, на производстве, в бухгалтерии и казначействе, то есть в тех структурных единицах, которые напрямую связаны с формированием отчетности, управлением денежными и товарно-материальными потоками в компании. Аналогично решается вопрос для группы компаний. Состав направлений деятельности предприятия, для которых будут внедрены контрольные процедуры, определяется экспертным путем. В качестве экспертов могут выступать руководители подразделений или генеральный директор компании, то есть те специалисты, которые обладают опытом и знанием бизнес-процессов, в большей степени подверженных различным рискам.

     «Система внутреннего контроля будет неполноценной, если не охватывает деятельность всех сотрудников компании независимо от выполняемых ими работ. Это позволяет управлять максимальным количеством рисков, которым подвержена деятельность компании»(Сергей Качалов, финансовый контролер компании «Аптека 36,6»).

     После того как определены границы системы  внутреннего контроля, составляется календарный план-график работ и  формируется рабочая группа по разработке методов контроля. В ее состав можно порекомендовать включить внутреннего аудитора и специалиста по анализу и идентификации рисков, а также привлекать в качестве экспертов руководителей тех функциональных подразделений, для которых создаются процедуры контроля.  

     3.2. Описание бизнес-процессов

     Для того чтобы выстроить эффективную  СВК, нет необходимости описывать  все бизнес-процессы подразделений, которые были отобраны для внедрения  процедур внутреннего контроля. В  такой ситуации СВК будет неоправданно громоздкой и неуправляемой. Для  ограничения состава бизнес-процессов следует определить существенные счета. Таковыми являются счета бухгалтерского или управленческого учета, искажение информации по которым может ввести в заблуждение менеджмент компании или потенциальных инвесторов. Кроме того, это могут быть счета бухгалтерского учета, оборот за период по которым составляет более 10% по отношению к выручке компании. Для определения существенности счетов также могут использоваться экспертные оценки. К примеру, деятельность компании зависит от используемых ею патентов и лицензий, стоимость которых не превышает 5% валюты баланса. Тем не менее счета учета патентов и лицензий будут классифицированы как существенные, так как от эффективности контроля за этими активами будут зависеть результаты работы предприятия.  
           Следующим шагом в процессе построения системы внутреннего контроля должно стать описание бизнес-процессов, связанных с отражением информации на существенных счетах. Следует отметить, что описание бизнес-процессов должно быть максимально детальным и учитывать движение отдельных документов внутри компании.

     «Основной проблемой, с которой мы столкнулись при организации СВК в компании, было отсутствие или не очень внятное содержание внутренних стандартов и регламентов. Первой задачей работников службы внутреннего контроля стала разработка системы внутрифирменных стандартов. После утверждения таких стандартов, как положение о документообороте, положение о системе бюджетирования, учетная политика (отдельно для бухгалтерского и управленческого учета), регламент представления периодической финансовой отчетности совету директоров, положение о внутреннем аудите компании, – «правила игры» стали всем понятны, а служба внутреннего контроля получила реальный инструмент для организации своей работы)»(Наталия Старцева, вице-президент по финансам компании «Гамма Менеджмент Групп» (Калининград)  
                Матричная система управления и прямая подотчетность службы внутреннего контроля совету директоров позволяют иметь оперативную и объективную информацию о соответствии деятельности компании действующим регламентам и корректировать действия менеджеров в случае их нарушения.

     Основная  задача, которая должна быть решена в ходе описания бизнес-процессов, - наглядное представление всех работ, выполняемых сотрудниками подразделений, для того чтобы в дальнейшем на основании этих данных определить участки, связанные с риском возникновения недостоверной информации или существенных финансовых потерь.  

     3.3. Анализ и контроль рисков

     Бизнес-процессы компании анализируются на предмет существования рисков, которые могут привести к значительным финансовым потерям для компании.

«Следует отметить, что внимание нужно уделять только тем рискам, которые действительно могут привести к существенным финансовым потерям, либо исказить финансовую или управленческую отчетность. Происходили случаи, когда внутренний аудитор настаивал на том, что хранение запасных частей на одном из складов связано с риском их утери из-за щелей в полу складского помещения. В ходе анализа данного риска выяснилось, что пол на складе покрыт кафельной плиткой, а под щелями подразумевались отверстия на стыке плитки. Очевидно, что единственные потери, которые может понести компания из-за выявленных «дефектов» пола, – утрата одной-двух гаек стоимостью несколько копеек. Разумеется, никаких процедур для контроля за данным риском внедрено не было.» (Михаил Подлазов)

     Наиболее  точно идентифицировать риски, связанные  с теми или иными бизнес-процессами, можно путем анализа накопленной  компанией информации о негативных событиях (ошибки в отчетности, кражи, порча товаро-материальных ценностей и т. д.), периодичности их возникновения и размере причиненного ущерба.  
            Однако подобная ситуация может существовать лишь в компаниях, внедривших систему менеджмента качества. У предприятия, которое до момента внедрения системы внутреннего контроля не осуществляло систематизированное управление рисками, подобные статистические данные, как правило, отсутствуют. В такой ситуации идентификация рисков может быть полностью возложена на экспертов - руководителей подразделений. К примеру, главный бухгалтер, длительное время проработавший в компании, всегда может довольно точно предсказать, где могла быть допущена ошибка, если не сходятся статьи актива и пассива. От экспертов также потребуется оценить периодичность возникновения неблагоприятных событий и вероятный ущерб. На этапе внедрения СВК экспертные оценки существующих рисков могут обладать большой погрешностью. Однако в будущем, внедрив систему внутреннего контроля и накопив достаточное количество данных о возникших ошибках в работе подразделений, состав рисков и их существенность могут быть оценены с высокой точностью.  
           Для наиболее существенных рисков, связанных с серьезными финансовыми потерями, разрабатываются контрольные процедуры.  
           Как правило, внедрение контрольных процедур предполагает создание дополнительных уровней согласования. К примеру, для того чтобы бухгалтер осуществил платеж по заявке производственного подразделения, необходимо завизировать ее у финансового директора. Контрольные процедуры могут заключаться также в распределении ответственности. Для процесса закупок контроль будет сводиться к тому, что заказчиком выступает производственное подразделение компании и оно же контролирует качество приобретенных материалов; поиск поставщика и работу по договорам поставки осуществляет отдел снабжения, а процесс оплаты контролируется финансовым директором.

     «В качестве примера внутреннего контроля можно привести формирование актов сверки с дебиторами. Казалось бы, простой и понятный инструмент, но далеко не у всех предприятий формируются акты сверки со всеми своими контрагентами. Отсутствие таких актов может привести к следующей ситуации. Предположим, у компании-дебитора есть встречные требования к предприятию, например оплачен аванс в счет будущей поставки. Если в ближайшем будущем компания-дебитор обанкротится и будет образована ликвидационная комиссия, то отсудить полученный аванс без актов сверки будет крайне сложно. А доказать, что этот аванс должен быть зачтен в счет погашения ранее возникшей дебиторской задолженности, практически невозможно.» (Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Бриджтаун Фудс» (Москва))

     «Эффективность создаваемых процедур контроля будет зависеть от выполнения следующих факторов:  
- четко определена и понятна ответственность должностных лиц за выполнение контрольных процедур;  
- разграничен доступ к информации или действию;  
- все транзакции авторизуются в соответствии с принятыми регламентами;  
- существует документально оформленное описание процедур контроля;  
- задачи контроля, исполнения и принятия решений распределены между сотрудниками.

Важно отметить, что для исполнения созданных  процедур контроля необходимо их документальное оформление. Описание контрольной процедуры должно содержать следующие основные положения: цели контроля; последовательность действий; периодичность проведения контроля; ответственный за контроль сотрудник; документ, в котором отражен факт осуществления контроля (к примеру, лист согласований).» (Михаил Подлазов)

     «Оценка наиболее существенных рисков проводится в нашей компании ежегодно. Условный фрагмент сводного отчета об имеющихся рисках, созданных контрольных процедурах и планируемых аудиторских проверках представлен в таблице на с. 16.

Тестирование  качества внедренных контрольных процедур

Эффективная система  внутреннего контроля предполагает тестирование контрольных процедур и оценку их качества.» (Игорь Миронов) 
Тестирование системы контроля проводится по двум направлениям:  
- соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур;  
- появление ошибок в отчетности, которые не были предотвращены системой контроля.  
           Соблюдение разработанных регламентов оценивается путем выборочной проверки документов, в которых должен быть отражен факт контроля. К примеру, по ряду платежных поручений проверяется наличие правильно оформленных и подписанных листов согласования.  
           Появление ошибок в отчетности выявляется в ходе аудита отчетности и первичной документации.

           После того как проведен аудит существующих контрольных процедур, формируется аудиторский отчет, который содержит следующие разделы: аудиторские замечания; потенциальные риски; рейтинг риска (высокий, средний, низкий); рекомендации аудиторов; планируемые действия менеджмента; дата устранения замечания; ответственное лицо. В первую очередь отчет обсуждается с менеджерами подразделений, к которым есть замечания. Крайне важно получить от них ответ: согласны ли они с высказанными комментариями и в какие сроки будут предприняты меры для устранения недостатков. Только после этого отчет представляется совету директоров и аудиторскому комитету компании.  

Таблица Оценка рисков

     Надо  отметить, что в течение первого  полугодия с момента внедрения  системы необходимо ежемесячное  тестирование процедур контроля. Это  позволит исключить ошибки, допущенные при разработке. В дальнейшем тестирование системы внутреннего контроля может проводиться раз в полгода.

     «Систему аудитов необходимо выстраивать исходя из существенности контролируемых рисков. В нашей практике работы все подразделения компании были поделены на три группы в зависимости от размеров и объемов денежных потоков. Для первой категории аудит контрольных процедур и собственно процессов проводится раз в год, для второй категории – раз в два года, для третьей – раз в три – пять лет.

По результатам тестирования должен составляться отчет о его результатах, который также включает рекомендации по устранению выявленных недостатков контрольных процедур.» (Михаил Подлазов) 

      3.4.Автоматизация внутреннего контроля

     Обеспечить  строгое выполнение разработанных контрольных процедур можно путем внедрения информационных систем. К примеру информационная система может обеспечивать электронный документооборот и блокировать платежи, которые не были авторизованы, или не позволять сформировать документы, необходимые для отгрузки продукции покупателю, если он исчерпал свой кредитный лимит.  
            Существует также программное обеспечение, позволяющее тестировать созданные контрольные процедуры, к примеру Aris Audit Manager; есть отдельные модули в Axapta, SAP, Oracle.  
              Некоторые компании в своей практике используют программу Team Mate, разработанную компанией PricewaterhouseCoopers. Эта система позволяет автоматизировать аудиторскую деятельность на всех этапах: от планирования аудита и проведения аудиторских тестов до формирования отчетов по аудиту и последующего контроля действий менеджмента.

     Подводя итог, следует отметить, что эффективная работа системы внутреннего контроля во многом будет зависеть от подразделения, тестирующего созданные процедуры. Как правило, эти задачи возлагаются на службу внутреннего аудита. Для того чтобы результаты тестирования были объективными, это подразделение должно напрямую подчиняться собственникам бизнеса, то есть на его работу не должны влиять решения топ-менеджмента компании.  

     3.5. Внутренний контроль коммерческой деятельности и материального учета

     Внутренний  контроль продаж, снабжения и движения товарно-материальных ценностей на предприятии довольно прост в  постановке, но имеет свои особенности. Их следует учитывать, если предприятие заинтересовано в том, чтобы надежно защитить и максимально эффективно использовать собственные активы. Рассмотрим подробнее каждое из этих направлений деятельности компании.