Організація обліку заробітної плати

    - Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них (П-9);

    - Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них(П-10);

    - Акт на списання бланків трудових книжок та вкладишів до них (11);

    - Графік відпусток;

    - Книга-журнал обліку відпусток.

    Накази  про приймання, переведення і  звільнення співробітників, а також  про внесення змін до штатного розкладу обов`язково повинні зберігатися  у відділі кадрів. Облік наказів  ведеться в спеціальній книзі. Також  необхідний облік трудових книжок, які повинні зберігатися у  відділі кадрів. Необхідно також обов`язково складати і затверджувати графік щорічних відпусток, а також вести облік відряджень, лікарняних листів, табелів обліку робочого часу.

    Документи з особового складу є досить важливим і вимагають особливої ретельності  і акуратності при оформленні, веденні і зберігання протягом тривалого  часу.

    Книги, до яких заносяться накази, нумеруються, прошнуровуються, звіряються підписом керівника і печаткою піприємства.

    Накази  з особового складу можуть бути індивідуальними, тобто містити інформацію тільки про одного співробітника, або груповими, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість  наказів по кадрах.

    Накази ( розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, організації, установи, доповідних записок  керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаного контракту, рішення конкурсної комісії, документів, передбачених законодавством.

    Після підписання наказ (розпорядження) реєструється в книзі реєстрації наказів ( при  порівняно невеликій кількості  кадрових наказів, що видаються протягом календарного року) або реєстраційних  картках ( при великій кількості  наказів для зручності довідково-пошукової  роботи).

    При роботі з документами з особового  складу необхідно враховувати, що персональні  дані ( відомості про факти, події  і обставини трудової діяльності і приватного життя) громадян відносяться  до категорії конфіденційної інформації.

    До  розпорядчих документів з особового  складу відносяться накази про приймання, переведення, звільнення з роботи, про  надання відпусток, про заохочення, попередження тощо.

    В наказах про приймання на роботу зазначають посаду, структурний підрозділ ( відділ), дату приймання ( на постійну роботу – з випробувальним терміном або зі стажуванням, на тимчасову роботу – за сумісництвом або на визначений термін). В наказах про переведення зазначається вид переведення та його мотивація. Наказ про звільнення повинен містити дату звільнення та його причину. Останній пункт кожного наказу повинен містити покладання контролю за його виконанням.

    Власник або уповноважений ним орган, зокрема, зобов`язаний роз`яснити працівникові до початку роботи його права та обов`язки, ознаймити з умовами  праці, правилами внутрішнього трудового  розпорядку, колективним договором, провести інструктаж з техніки безпеки  і пожежної безпеки.

    При прийнятті на роботу працівник зобов`язаний надати трудову книжку, якщо мова не йде про сумісництво. В свою чергу, тим особам, які працевлаштувалися  вперше, трудова книжка повинна бути оформлена протягом 5 днів після  їх прийняття. Відповідальність за організацію  ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника  підприємства.[27]

    Заповнюється  трудова книжка начальником відділу  кадрів підприємства або іншою особою, уповноваженою на це наказом керівника.

    Особа , що виписує трудові книжки, щомісячно  подає до бухгалтерії підприємтсва звіт про наявність та використання бланків трудових книжок.

    Крім  трудових книжок, відповідальна особа  повинна заповнювати декілька спеціальних  облукових документів, а саме:

    - книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

    - книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

    Трудові відносини на підприємстві між власником ( роботодавцем) та працівником регулюються, крім нормативних актів, ще й за допомогою  трудових договорів (контрактів) і угод.

    Існують такі види договорів:

    1. Трудові договори :

    - строкові ( трудовий контракт ) –  предмет : виконання роботи за  певною спеціальністю, кваліфікацією,  посадою;

    - Безстрокові.

    2. Цивільно - правові договори:

    - договір підряду;

    - трудова угода;

    - договір доручення;

    - авторський договір.

    Трудовий  договір гарантує кожному працівнику право на роботу за спеціальністю, кваліфікацією  або посадою, обумовленою угодою сторін. Це право гарантується Кодексом законів про працю, який забороняє  виконання роботи, не обумовленої  трудовим договором.

    Трудовий  контракт – документ, що фіксує угоду  сторін про встановлення трудових правовідносин  і регулює їх. Сторонами трудового  контракту є підприємство (роботодавець) і працівник ( контрактант).

    Трудовий  контракт може укладатись на невизначений строк, на певний строк не більше 5 років, на час виконання певної роботи.

    Основним  документом, який визначає застосування на підприємстві оплати праці, розміри  основної, додаткової заробітної плати, преміювання працівників тощо, є  Положення про оплату праці на підприємстві.

    Облік праці та її оплати має бути організований  таким чином, щоб сприяти підвищенню продуктивності праці, повному використанню робочого часу, зміцненню дисципліни праці , а також правильному обчисленню чисельності працівників для  обліку заробітної плати з метою  оподаткування. Для цього на підприємстві повинні бути чітко розподілені  функції обліку між відділами.

    Зараз в Україні затверджені і діють  наступні первинні документи з обліку використаного робочого часу:

    3.3 ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ ОПЛАТИ ПРАЦІ 

    Після розрахункової обробки первинних  документів по обліку виробітку, відпрацьованого  часу та іншої вихідної інформації для розрахунків по оплаті праці  використовується «Розрахунково-платіжна відомість» яка складається в  одному екземплярі. Ця відомість складається з трьох розділів: нараховано; відраховано; належна на 1-ше число наступного за звітним місяцем сума до виплати.

    Розрахунково-платіжні відомості виконують подвійну функцію:

    - по-перше, за їх допомогою виконуються  розрахунки з працюючими;

    - по-друге, вони є формою аналітичного  обліку рахунка 66.

    Складаються розрахунково-платіжні відомості на заробітну плату щомісячно по кожному відділу, допоміжних службах  та відділах з групуванням прізвищ працюючих у розрізі категорій на підставі існуючих методик і відповідної первинної документації. Розрахунково-платіжна відомість слугує основою для нарахування і виплати заробітної плати, до неї вноситься додаткова графа «Підпис про одержання або відмітка про видачу». Вона містить в собі відомості по всім нарахуванням, та по всім відрахуванням. У кінці містяться колонки: сума до виплати та відмітка про видачу. Не зараховуються до розрахункової відомості виплати, що не входять до фонду заробітної плати робітників, які враховуються при підрахунку їх середніх розмірів: одноразові допомоги та добові, пенсії.[14]

    Наступним етапом розрахункової роботи по розрахунках  з робітниками та службовцями  є формування даних синтетичного та аналітичного обліку розрахунків  та звітності. Облік заробітної плати  в системі рахунків - це синтетичний  облік нарахування і розподілу  заробітної плати, визначення належної суми працюючим і віднесення нарахованої  оплати праці на відповідні рахунки  витрат за статтями і об'єктами калькулювання. Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом з оплати праці (за всіма  видами заробітної плати, премій, допомоги тощо), а також розрахунки за неодержану персоналом у встановлений термін суму з оплати праці (розрахунки з депонентами) на підприємстві СЗАТ «Агрофірма ім. С. Лазо» здійснюється на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці». Рахунок 66 «Розрахунки з робітниками по оплаті праці» - пасивний, балансовий, розрахунковий і має два субрахунки: 661 «Розрахунки за заробітною платою», 662 «Розрахунки з депонентами».

    По  кредиту субрахунку 661 «Розрахунки  з оплати праці» відображається нарахована заробітна плата всьому персоналу  підприємства: працівникам виробництв; службовцям та обслуговуючому персоналу; суми нарахованої допомоги з тимчасової непрацездатності; суми нарахованих  премій та інше.

    Кредитове сальдо по рахунку означає заборгованість підприємства перед персоналом по нарахованих: основній і додатковій заробітній платі, преміях, допомоги з тимчасової втрати працездатності, матеріальної допомоги, але не виданих ще працівникам.

    По  дебету субрахунку 661 «Розрахунки з  оплати праці» відображається виплачена  заробітна плата, премії, депонована заробітна плата, а також суми утримання податків, платежів за виконавчими  документами, вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів в рахунок  заробітної плати та інші утримання  із сум оплати праці персоналу.

    Аналітичний облік розрахунків з персоналом ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань. Сума всіх нарахувань заробітної плати по кожному аналітичному рахунку (тобто по кожному працівникові) дорівнює кредитовому обороту синтетичного рахунка 66 за звітній місяць, тобто сумі нарахованої заробітної плати по цеху, відділу та підприємству у цілому. Сума усіх утримань по аналітичних рахунках дорівнює дебетовому обороту синтетичного рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці». Залишок по кредиту рахунку 661 відображає суму невиплаченої працівникам заробітної плати.

    Суми  невиплаченої заробітної плати в  бухгалтерії депонуються на субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами». Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений термін суми з оплати праці, відображають за дебетом субрахунку 661 «Розрахунки  за заробітною платою» та кредиту  субрахунку 662 «Розрахунки з депонентами».

    По  дебету субрахунку 662 «Розрахунки з  депонентами» відображається видача депонованих  сум. По кредиту субрахунку 662 «Розрахунки  з депонентами» відображаються суми своєчасно не виданої заробітної плати, премій, допомоги та інше працівникам  підприємства.

    Аналітичний облік розрахунків з депонентами  здійснюється у «Книзі обліку розрахунків  з депонентами», яка відкривається  у розрахунку на один календарний  рік. Видача депонованої заробітної плати здійснюється лише за «Видатковим  касовим ордером», який виписується  окремо на кожного працівника для  погашення однієї або декількох  заборгованостей.