Організація обліку основних засобів

Сума нарахованої амортизації  основних засобів відображається у  графі 6 Журналу 4.

Якщо  один об'єкт основних засобів складається  з частин, що мають різний строк  корисного використання, то в бухгалтерському  обліку кожна з цих частин може визнаватись як окремий об'єкт  основних засобів.

Аналітичний облік основних засобів відображає технічну характеристику об’єкту, його місцезнаходження, первісну оцінку за відносною вартістю, а також норму  амортизаційних відрахувань.

В аналітичному обліку відображаються всі зміни, що сталися за час експлуатації основних засобів, наприклад, націнка, уцінка, ремонт [17].

В Балансі  знаходиться інформація про основні  засоби їх балансову вартість, залишкову  вартість та суму зносу.

У Звіті  про фінансові результати підприємство відображає інформацію про: доходи, оцінка яких може бути достовірно визначена  в результаті надходження активу, що призводить до збільшення власного капіталу підприємства; витрати, оцінка яких може бути достовірно визначена, у результаті вибуття активу, що приводить до зменшення капіталу.

 Правдивість інформації фінансової звітності забезпечується відображенням господарських операцій за їх сутністю, а не тільки за юридичною формою.

Неупередженість інформації фінансової звітності забезпечується тим, що не допускається перекручень  показників. Таким чином, фінансова  звітність підприємства повинна  задовольняти інформаційні потреби  користувачів, які не можуть вимагати звітів, складених з урахуванням  їх конкретних інформаційних потреб.

РОЗДІЛ 3

ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ

У ринкових умовах суб'єкти підприємницької діяльності управляють належним їм майном на основі інформації бухгалтерського обліку, тому вміла організація обліку нерідко  перетворюється на визначальний фактор ефективного використання основних засобів, а ступінь раціональності облікового процесу набуває першочергового значення у контексті забезпечення успішного розвитку підприємства. Оскільки бухгалтерський облік, будучи орієнтованим на практику, і сам формується під тиском практичних потреб [3, с. 127], то „ головне завдання бухгалтера не у тому, щоб реєструвати факти та перебирати символи, а у тому, щоб вирішувати задачі, що виникають у процесі господарської діяльності.

Склад і зміст таких  завдань визначається, з одного боку, „типом облікових завдань, які протягом століть вирішував бухгалтер" [4, с. 148], а, з іншого - субстанціонарними (змістовними) характеристиками об'єктів господарювання, тому із урахуванням специфічних особливостей основних засобів організацію обліку необхідно спрямувати на реалізацію таких завдань:

• документальне оформлення прав власника на основні засоби, а також операцій з їх придбання, списання, продажу або передавання;
• нарахування амортизації відповідно до нормативних документів;
• збереження основних засобів як стратегічної частини приватної власності та унеможливлення крадіжок, розбирання, руйнування об'єктів у процесі їх використання та експлуатації;
• управління основними засобами з метою максимально ефективного їх використання у процесі фінансово-господарської діяльності підприємства;
• „... виявлення економічних та юридичних наслідків господарських операцій" [5, с. 53] з придбання, реконструкції, модернізації об'єктів або їх ліквідації.

Організація обліку основних засобів визначена як „процес  цілеспрямованого вибору та безперервного  упорядкування способів і прийомів збирання, обробки та видачі достовірної  та своєчасної вихідної інформації про  наявність, рух, збереження та використання основних засобів із метою прийняття  управлінських рішень" [6, с. 223]. Виходячи з цього, вона призначена забезпечувати практичне функціонування бухгалтерського обліку, тому шляхи її удосконалення криються у сутності останнього. Раціональність та оптимальність бухгалтерського обліку як складної, багаторівневої системи забезпечують не окремі операції або процедури, а системний підхід до організації як кожного облікового етапу, так і облікового процесу у цілому, системне сприйняття, реєстрація та узагальнення облікової інформації. Організація обліку основних засобів повинна бути цілісною, єдиною системою взаємопов'язаних, взаємоузгоджених способів і методів обліку, які охоплюють увесь комплекс облікових процедур з виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації, тому основними шляхами її удосконалення визначені наступні:

• вибір оптимальної за складом та обсягом облікової інформації, яка забезпечить реалізацію завдань, поставлених перед обліком основних засобів;
• розробка та запровадження удосконалених форм носіїв облікової інформації, найбільш адаптованих до структури, змісту та характеру інформації;
• розробка та запровадження раціональних схем документообігу, що дозволять із найменшими затратами трудових, матеріальних та фінансових ресурсів забезпечити своєчасне виконання поставлених завдань;
• розробка та запровадження раціональної технології вирішення облікових завдань, що забезпечить злагоджене функціонування облікового механізму.

Інформаційною основою усіх облікових, аналітичних і контрольних  процедур є облікова інформація, тому першочерговим завданням удосконалення  організації обліку є формування складу та визначення змісту показників, які доцільно відображувати, обробляти  та узагальнювати у системі обліку.

Проведене дослідження показало, що на вибір  облікових показників впливають  чинники протилежного характеру. З  одного боку, склад інформації повинен  бути достатнім, щоб забезпечувати не лише потреби обліку, але й інших функцій управління (планування відновлення основних засобів за їх матеріально-речовим складом і кількістю об'єктів, аналізу використання об'єктів і контролю за їх збереженням), що використовують облікову інформацію. Але з іншого-одержання надмірної, надлишкової інформації збільшує вартість облікових робіт і перенасичує облік непотрібними показниками. Це як уповільнює одержання необхідної інформації, так і ускладнює розробку оптимальних рішень, тому „факти господарського життя підлягають реєстрації лише у тому обсязі, який дозволяє здійснювати управлінський вплив на господарські процеси" [4, с. 149]. Критерієм вибору оптимального обсягу та складу інформації, яка формується у системі обліку, повинний стати економічний ефект, який отримано від використання цієї інформації [7, с. 31], тобто її важливість, цінність, корисність для процесу управління, тому при формуванні показників документів необхідно виходити із завдань, поставлених суб'єктами господарювання та системи державної та внутрішньогосподарськоїзвітності,у формах якої відображається інформація щодо основних засобів.

Документування операцій з руху основних засобів, облікову реєстрацію та складання звітності необхідно  організувати як системну послідовність  логічно взаємопов'язаних між собою  операцій облікового процесу, підпорядкованих  потребам управління, забезпечивши при  цьому єдність підходів при формуванні показників документів, облікових регістрів  і форм звітності, їх послідовність  і наступність.

Аналіз структури документів і регістрів з обліку основних засобів, запроваджених нормативними документами [8] показав, що, з одного боку, вони містять застарілі показники, які не формують підсумкової, узагальнюючої  інформації, а з іншого - у них  відсутні показники, необхідні для  складання звітності в умовах застосування П(С)БО 7 „Основні засоби" [21], тому носії інформації з обліку основних засобів потребують удосконалення як щодо складу, так і щодо змісту. На нашу думку, з документів, якими оформлюється рух основних засобів (Акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів; Акта приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів; Акта списання основних засобів) та регістрів обліку (інвентарної картки) необхідно вилучити графи, у яких зазначали балансову вартість, код норми амортизаційних відрахувань, норму амортизаційних відрахувань на повне відновлення та капітальний ремонт, дату початку сплати за основні засоби, поправочний коефіцієнт, а додати такі: вартість основних засобів, передбачивши можливість зазначати усі можливі види оцінок (первісну, ліквідаційну, переоцінену, справедливу); група основних засобів; строк корисного використання (експлуатації); метод амортизації, що застосовується для кожного об'єкта; джерело капітальних інвестицій із детальною розшифровкою (власні кошти, цільове фінансування, внески до статутного капіталу, тощо); показники, що характеризують переоцінку (дооцінку, уцінку) як первісної вартості основних засобів, так і їх зносу. Вилучення непотрібних показників зменшить обсяги зайвої роботи облікового апарату та дозволить зосередитись на результативній інформації, що безпосередньо впливає на прийняття управлінських рішень щодо наявності основних засобів та режиму їх використання, тобто підвищить ефективність обліку.

Для проведення розрахунків із бюджетом з податку  на прибуток платники змушені нараховувати амортизацію основних засобів згідно з Податковим Кодексом України [20]. Незважаючи нате, що податковий метод нарахування амортизації основних засобів легітимізований П(С)БО 7 „Основні засоби", запроваджений ним поділ основних засобів на чотири групи, до яких застосовуються індивідуальні норми амортизації.

Порядок визначення бази для нарахування амортизації суттєво відрізняються від норм фінансового обліку. Це призводить до виникнення податкових різниць, зростання обсягів облікової роботи, що проявляється у формуванні специфічних регістрів, відмінних від фінансового обліку, а тому негативно впливає на оптимізацію облікового процесу. Лише гармонізація засад податкового й фінансового обліку, застосування єдиних методологічних підходів до нарахування амортизації за методами П(С)БО 7 „Основні засоби" [21] забезпечить вмілу організацію обліку, а тому його раціональність.

Оскільки відправним моментом для моделювання технологічного процесу отримання інформації визначена  методологія обліку [7, с. 27], то кожний етап облікових процедур, починаючи  з приймання в експлуатацію, передачі, продажу, ліквідації основних засобів  необхідно організувати із урахуванням  їх специфічних ознак, адаптувавши  до вимог, чинних нормативних документів, зокрема П(С)БО 7 „Основні засоби" [21].

На нашу думку, організацію  обліку основних засобів потрібно будувати із урахуванням таких основних факторів:

1) довготривалого терміну  використання об'єктів, протягом  якого їх необхідно обліковувати;

2) технічно складної та  багатокомпонентної будови, яку  необхідно детально відображувати  в облікових регістрах; 

3) необхідність проведення  ремонтів, реконструкції, модернізації  основних засобів призводить  до зміни їх первісних характеристик,  які потрібно своєчасно відображувати  у регістрах обліку;

4) коштовність об'єктів  вимагає адекватної організації  процесів їх приймання, списання, а також і обліку наявності,  які б забезпечували їх цілісність  і збереження у робочому стані.

Одиницею обліку основних засобів є об'єкт основних засобів, тому для раціональної організації  обліку необхідно чітко і однозначно визначити такі об'єкти дня кожного  різновиду основних засобів. У П(С)БО 7 „Основні засоби" [21] виокремлено три підходи до ідентифікації об'єкта основних засобів, які не суперечать положенням Державного класифікатора України [11]:

• закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього;
• конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;
• відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя та єдиний фундамент, унаслідок чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки у складі комплексу, а не самостійно.

При виокремленні об'єктів  обліку основних засобів, характеристики яких відповідають першим двом позиціям, проблем не виникає. Але при організації  обліку будівель цехів, майстерень, офісів і господарських приміщень інвентарним  об'єктом обирають кожну будівлю  разом із надвірними будовами, що прилягають до неї, а також комунікаціями, що забезпечують її експлуатацію. Об'єктом  обліку машин та обладнання є кожна  машина разом з фундаментом і  усіма пристосуваннями до неї, приладдям  й індивідуальною огорожею. Прикладом  складного об'єкта також є комп'ютер, до складу якого доцільно включити усі його компоненти (монітор, системний  блок, клавіатуру, мишу, принтер), що забезпечують виконання його функцій.

Окремим об'єктом основних засобів може визнаватися кожна  з частин об'єкта, які мають різний строк корисного використання (експлуатації). На нашу думку, таку норму потрібно застосовувати вибірково за рішенням підприємства із урахуванням специфіки об'єктів. Наприклад, опалювальні, електричні мережі або мережі водопостачання доцільно визначити окремим об'єктом, тому що термін їх експлуатації та порядок нарахування амортизації суттєво відрізняються від будівель, у яких вони експлуатуються. Водночас, виділення окремих частин комп'ютера та визнання кожної з них самостійною обліковою одиницею не доцільне з таких причин. По-перше, це порушує цілісність складного об'єкта, неможливість однозначно встановити його склад, що може привести до необґрунтованих висновків щодо доцільності його ліквідації з корисливих мотивів окремих керівників. По-друге, не дозволяє контролювати наявність незначних за величиною та вартістю об'єктів, що може призвести або до їх нестачі у процесі функціонування складного об'єкта, або надлишкової кількості та відповідному заморожуванню обігових коштів, вкладених в їх придбання.

Організацію обліку руху основних засобів, починаючи із їх введення в  експлуатацію, приймання після проведених ремонтів і закінчуючи їх ліквідацією, потрібно будувати із урахуванням їх специфічних особливостей, забезпечуючи одночасне проведення контрольних  та аналітичних процедур. Для якісного, відповідального виконання робіт  з приймання та списання об'єктів  доцільно розробити робочу інструкцію, у якій чітко визначити перелік  робіт і порядок їх здійснення, функції та завдання кожного члена  комісії, а також їх відповідальність.