Організація обліку основних засобів

     Затвердити розроблений на підставі  Плану рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов’язань  і господарських операцій підприємств  організацій робочий план рахунків  із використанням першого, другого  та третього порядку. Нарахування  амортизації за основними   засобами здійснювати податковим  методом. Оцінку запасів (матеріали,  комплектуючі вироби) здійснювати  за цінами продажу. Суми доходів  відображати у бухгалтерському  обліку відповідно до П(С)БО 15 «Дохід». Для ведення обліку  руху бланків суворої звітності,  видачі (здавання невикористаних) бланків  відповідним посадовим особам, приймання  звітності за виданими бланками  суворого обліку та їх передавання  на постійне зберігання до  архіву підприємства призначається  головний бухгалтер. Витрати відображати у бухгалтерському обліку відповідно до П(С)БО 16 «Витрати» на рахунках класу 9.

В основу формування елементів облікової  політики підприємства ТОВ  «НетПоінт» покладені наступні принципи підготовки фінансової звітності: обачності, повного висвітлення, автономності, послідовності, безперервності, періодичності, нарахування та відповідності доходів і витрат [14].

Штат  підприємства ТОВ «НетПоінт» складається  з:

1. директора;
2. адміністратора;
3. головного бухгалтера;
4. операторів;
5. керівника монтажного відділу;
6. монтажників.

Підприємство  ТОВ «НетПоінт» має власні та орендовані основні засоби.

До власних  основних засобів відносять:

• комп’ютерну техніку;
• маршрутизуючі технології;
• конвектора;
• шафи;
• столи;
• крісла.

До орендованих  відносять:

• офісне приміщення.

 

2.2. Організація документообігу  з обліку основних засобів

 

Господарська діяльність та фінансовий стан ТОВ «НетПоінт» багато в чому залежать від забезпеченості основними засобами та від їх використання.

Основні засоби - це матеріальні активи, які  підприємство утримує з метою  використання їх у процесі виробництва  або постачання товарів, надання  послуг, здавання в оренду іншим  особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довший за рік).

Усі операції, пов’язані з рухом основних засобів на ТОВ «НетПоінт», оформляються первинними документами, які забезпечують правильність їх обліку.

Мета  первинного обліку основних засобів  – збирання та обробка даних про  факти господарської діяльності, їх подальше перетворення на інформацію, яка дає можливість апарату управління розробляти, ухвалювати рішення та уникати економічних прорахунків.

Змістом первинного обліку є первинне спостереження  та сприйняття господарського факту (явища  або процесу), вимірювання в натуральному та вартісному вираженні, фіксування в  носіях облікової інформації – документах.

Одиниця обліку основних засобів – це окремий  інвентарний об’єкт, яким вважається закінчена будова з усіма до нього  пристосуваннями відповідно до технічної документації або окремий конструктивно відокремлений предмет, який виконує самостійні функції згідно з паспортом чи іншою технічною документацією.

На ТОВ «НетПоінт» основні засоби надходять у результаті капітальних вкладень, придбання за плату в інших підприємств і осіб, отримання від інших підприємств або осіб безоплатно, внесення засновниками в рахунок їхніх внесків до статутного фонду підприємства, оприбуткування надлишків основних засобів, виявлених під час інвентаризації, а також внутрішнього переміщення.

Основні засоби вибувають із підприємства внаслідок  часткової чи повної ліквідації, безоплатної  передачі їх іншим підприємствам  або особам, реалізації, а також  нестачі, виявленої під час інвентаризації.

Усі первинні документи, якими оформлюються операції з руху основних засобів, складаються  і підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням (наказом) керівника підприємства. До складу такої комісії повинно входити  не менше трьох осіб: усі перші  особи підприємства: головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог, головний енергетик; посадові особи тих підрозділів, в яких знаходиться (або куди подається) об’єкт основних засобів: керівник (або його заступник), механік, технолог, бухгалтер.

Уведення  в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього приміщення) основних засобів за формою 03-1, який використовують для:

- оформлення  зарахування до складу основних  засобів окремих об’єктів;

- обліку  введення об’єктів основних засобів  в експлуатацію, за винятком тих  випадків, коли введення об’єктів  в дію згідно з чинним законодавством  оформлюють в особливому порядку; 

- оформлення  внутрішнього приміщення основних  засобів з одного підрозділу (цеху, відділу, дільниць) до іншого;

- вилучення  об’єктів зі складу основних  засобів при передачі іншому  підприємству (організації).

При прийманні  основних засобів акт складають  в одному примірнику, при передачі іншому підприємству – в двох (для  обох підприємств), при передачі іншому підрозділу – також у двох (на підставі другого примірника акта працівник, що передає об’єкт 03, робить відповідний  запис у інвентарному списку 03-9).

Технічна  документація на певний інвентарний  об’єкт після відкриття на нього  інвентарної картки (запису в книгу) не зберігається в бухгалтерії, а  передається під розписку у відповідний  підрозділ ТОВ «НетПоінт» .

Облік об’єктів основних засобів за місцем їх знаходження (експлуатації) здійснюється в інвентарному списку (форма 03-9) в осіб, відповідальних за їхнє збереження. Підприємству дозволено вести облік об’єктів за місцем їхнього знаходження в інвентарних картках, які в цьому випадку бухгалтерія виписує у двох примірниках (другий примірник передається за місцем знаходження об’єкта). В разі переміщення об’єкта цей примірник разом із накладною на переміщення (форма 03-1) передається за новим місцем знаходження. Накладну на внутрішнє переміщення основних засобів з одного підрозділу в інший складає у двох примірниках працівник підрозділу здавача. Перший примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається в підрозділі-здавачеві.

Документуванням господарських операцій займаються не лише працівники бухгалтерії, але  й у першу чергу ті, хто здійснює господарські операції. Тому кожному  виконавцю необхідно надати витяг  із графіка документообігу, в якому  наводять перелік первинних документів, які відносять до функціональних обов`язків даного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок  подання первинних документів.

Графік  документообігу первинних документів із обліку основних засобів повинен  бути частиною загального графіку документообігу підприємства.

Для розробки графіку документообігу первинних  документів із обліку основних засобів  необхідно керуватись наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження Положення про документальне  забезпечення записів у бухгалтерському  обліку" та враховувати особливості  організації виробництва і структури  підприємства.

Графік  доцільно оформити у вигляді таблиці, де необхідно вказати роботи із створення, перевірки й обробки документів, виконуваних працівниками підприємства. (Додаток Б)

У даному графіку на ТОВ «НетПоінт» виділено моменти складання первинних документів із обліку основних засобів: ОЗ-1 "Акт приймання - передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів", ОЗ-2 "Акт приймання — передачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів", ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів". Уся стадія функціонування документа від моменту створення і до передачі в архів поділена на такі етапи:

1) створення  документу: зазначається відповідальний  і строк створення; 

2) перевірка  документу: вказується відповідальний  підрозділ за строк перевірки; 

3) затвердження  документу: визначається особа  яка має право затверджувати  даний документ протягом відповідного  строку;

4) відображення  даних у регістрах бухгалтерського  обліку: передбачається конкретний  виконавець і допустимі строки  виконання; 

5) передача  документів в архів відбувається  працівником із обліку основних  засобів через встановлений термін.

Запровадження графіка документообігу первинних  документів із обліку основних засобів  дозволить чітко розподілити  функціональні обов`язки між працівниками щодо створення таких документів, а також правильно і в строк  відображати усі операції у регістрах  бухгалтерського обліку.

Перелік типових форм первинної документації, якими оформлюють операції з руху основних засобів, затверджено законодавчо  і використовується на підприємстві ТОВ «НетПоінт». Це: ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів», ОЗ-2 «Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих й модернізованих об’єктів», ОЗ-3 «Акт на списання основних засобів», ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів», ОЗ-7 «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів», ОЗ-8 «Картка обліку руху основних засобів», ОЗ-9 «Інвентарний список основних засобів», ОЗ-14 «Розрахунок амортизації основних засобів» [7].

Розглянемо  більш детальніше усі первинні документи.

Первинні  документи, якими оформляються операції з руху основних засобів, складає  головний бухгалтер підприємства Логвіненко С.О. А підписує їх безпосередньо  директор підприємства Зайцев О.П. та головний бухгалтер.

Порядок відображення в обліку надходження основних засобів залежить від того, яким чином вони були придбані.

Придбані основні засоби зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю, яка складається  з наступних витрат:

• для обладнання, яке потребує монтажу, - з витрат на придбання, доставку, монтаж і облаштування фундаментів або опор та на проектно-пошукові роботи, а також інших витрат, які включаються до інвентарної вартості об’єктів;
• для обладнання, яке не потребує монтажу, - з витрат на придбання, в тому числі витрат, понесених на доставку, та інших витрат, пов’язаних з придбанням обладнання [8].

Уведення в дію об’єктів основних засобів, а також їх купівлю  продаж оформлюють актом приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів  за формою ОЗ-1, який використовують для:

• зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів;
• обліку ведення об’єктів основних засобів в експлуатацію;
• оформлення внутрішнього переміщення основного засобу з одного підрозділу до іншого;
• виключення об’єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству – як при продажу (обміні), так і при безоплатній передачі.

Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів складається  на підставі наказу (розпорядження), підписаного  керівником підприємства.

При складанні ОЗ-1 бухгалтер  обов’язково заповнює такі поля: найменування об’єкта, одержувач, субрахунок по дебету (10 рахунок), субрахунок по кредиту (152 субрахунок), балансову вартість, інвентарний  шифр, код рахунка та об’єкта  аналітичного обліку, норми амортизаційних відрахувань на повне відновлення  та дату введення в експлуатацію.

Кожен об'єкт зараховують  до основних засобів за окремим актом. Виняток можливий лише під час  обліку інвентарю, інструментів, устаткування і подібних об’єктів, якщо вони однотипні, мають однакову вартість і приймаються  в одному календарному місяці [5].

Акти  залишаються у бухгалтерії, і  на їх підставі робляться записи у  інвентарній картці ОЗ-6. До кожного  акта додається необхідна технічна документація.

Усі акти підшиваються у  папку, що знаходиться у бухгалтерії. Акти зберігаються протягом всього терміну експлуатації об’єкту та протягом трьох років і одного місяця після списання об’єкту з обліку за умови, що за цей період була проведена ревізія.

 У результаті зносу основних засобів вони поступово приходять у стан, що може не влаштовувати їхнього власника чи не відповідати вимогам, висунутим до них технологічними, навчальними й іншими процесами, в яких вони беруть участь. Тоді виникає необхідність у їхньому капітальному ремонті, модернізації, модифікації, реконструкції, переустаткуванні і т.п.