Організація інвентаризаційної роботи та облік її результатів на матеріалах ДП «Народицький лісгосп АПК»

• інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21, затверджена наказом № 193);
• форми первинних документів, затверджені постановою № 241.

У листі № 03-04-05/41 Держкомстат  України наголошує на необов'язковості  застосування типових форм первинної  облікової документації з інвентаризації, затверджених постановою № 241, та нагадує про можливість розробки необхідних первинних облікових документів підприємством самостійно.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентаризаційні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних  комісій) відповідно до Переліку № 41 становить три роки за умови завершення ревізій. У разі виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.

Після закінчення інвентаризації оформлені в установленому порядку інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію для складання порівняльних відомостей. На цінності, що належать іншим підприємствам, складаються окремі порівняльні відомості. Копія інвентаризаційного опису і довідка про результати інвентаризації надсилаються власникам цінностей.

До складання порівняльних відомостей і визначення результатів  інвентаризації бухгалтерія підприємства проводить перевірку всіх підрахунків  у інвентаризаційних описах. Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках  повинні бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб.

На останній сторінці інвентаризаційного опису обов'язково робиться відмітка про перевірку  цін, таксування і підрахунки підсумків  за підписами осіб, які її проводили.

У порівняльних відомостях відображаються розходження між  даними бухгалтерського обліку і  інвентаризаційних описів.

Вартість надлишків  і нестач цінностей в порівняльних відомостях наводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах.

Інвентаризаційна комісія  перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації та за наслідками інвентаризації складає  протокол із зазначенням у ньому  результатів інвентаризації і висновків  щодо них, а також пропозицій про  залік нестач та надлишків пересортицею, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам.

Протокол інвентаризаційної  комісії має бути у 5-денний термін розглянуто і затверджено керівником підприємства. При цьому затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства на дату проведення інвентаризації.

У примітках до фінансової звітності наводяться відомості про результати проведених у звітному році інвентаризацій за формою, наведеною у додатку № 3 до Інструкції № 69.

Загальний порядок регулювання  інвентаризаційних різниць визначено  п. 11.12 Інструкції № 69, а саме:

виявлені надлишки запасів  підлягають оприбуткуванню з відображенням у складі доходів підприємства з подальшим установленням причин виникнення надлишків і винних у цьому осіб;

убуток цінностей в  межах установлених норм природного убутку списується на витрати звітного періоду. Застосування норм убутку провадиться лише при виявленні фактичних нестач і після заліку нестач цін­ностей надлишками з пересортиці. Якщо після зарахування надлишків з пересортиці виявлено нестачу цінностей, то норми природного убутку мають застосовуватися лише до цінностей, з яких встановлено нестачу. При відсутності норм убуток розглядається як наднормативна нестача;

наднормативна нестача  цінностей, а також втрати від  їх псування відшкодовуються винними  особами за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, нестач знищення та псування матеріальних цінностей;

наднормативні нестачі  цінностей та втрати від їх псування, включаючи готову продукцію, у разі якщо винних осіб не встановлено або  відшкодування відмовлено судом, зараховуються  на збитки підприємства;

взаємний залік надлишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що надлишки і нестачі утворились за той самий період, що перевіряється, та у тієї самої особи, яка перевіряється;

у разі якщо при заліку нестач надлишками при пересортиці  вартість цінностей, що виявились у  нестачі, більше вартості цінностей, що виявились у надлишку, різниця  вартості повинна бути віднесена  на винних осіб.

Якщо конкретних винуватців пересортиці не встановлено, то сумові різниці розглядаються як нестачі цінностей понад норми природного убутку з віднесенням їх до складу інших витрат операційної діяльності. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути наведено вичерпні пояснення причин, за якими різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.

Перевищення вартості цінностей, що виявились у надлишку, над вартістю цінностей, що виявились у нестачі  при пересортиці, відноситься на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей та інших операційних доходів.

У випадках стягнення  втрат з винних осіб, заподіяних крадіжкою, нестачею або втратою, визначення суми збитків, що підлягає відшкодуванню  винними особами, здійснюється відповідно до постанови № 116 та Закону № 217/95-ВР. [14, с. 1]

Інвентаризацію на ДП «Народицький лісгосп АПК» було проведено згідно з вимогами законодавчих активі, що наведені вище. Для проведення інвентаризації цінностей на ДП «Народицький лісгосп АПК» створено робочу інвентаризаційну комісію, в які включають представників адміністрації підприємства, а також фахівців.

Інвентаризаційна комісію була призначена керівник підприємства письмовим наказом. Крім того було зібрано засідання, на якому протоколом №1 (Дод. В) було затверджено відповідальних осіб по проведенню інвентаризації.

Всі результати проведеної інвентаризації були оформлені у  окрему Справу «Інвентаризація лісопродукції та товарно-матеріальних цінностей по Радчанському лісництву станом на 01.11.2011» (Дод. В). Дана Справа містить: розписку про схоронність цінностей кожної матеріально-відповідальної особи, що знаходяться під їх відповідальністю; інвентаризаційні описи та порівняльні відомості; розшифровки інвентарю, транспортних засобів та обладнання; протокол засідання.

3.2. Відображення результатів інвентаризації  на рахунках бухгалтерського  обліку

 

Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів  інвентаризаційного процесу в ДП «Народицький лісгосп АПК» є наступною (рис. 3.1).

Результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями, що складаються в бухгалтерії.

В порівняльних відомостях відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності  між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів.

Порівняння облікових  і фактичних залишків дає можливість встановити результати інвентаризації. Ці результати можуть бути, як правило, трьох видів:

♦ фактичні залишки дорівнюють обліковим залишкам - позитивний результат  інвентаризації. Однак самі по собі результати збігу ще не дають підстави для висновків про належний стан зберігання активів на даному підприємстві. Практика показує, що така рівність може бути наслідком заповнення інвентаризаційного опису на підставі облікових залишків замість фактичної перевірки наявності активів членами інвентаризаційної комісії, заповнення інвентаризаційного опису зі слів матеріально відповідальних осіб, змови членів комісії з цією особою тощо;

Рис. 3.1. Послідовність відображення в бухгалтерському обліку результатів інвентаризації ДП «Народицький лісгосп АПК»

♦ перевищення облікових  залишків над фактичними, тобто недостача;

♦ перевищення фактичних  залишків над обліковими - лишки  активів. Вони можуть бути наслідком  різних обставин, наприклад, "економії" матеріально відповідальної особи, фактично меншого витрачання продукції порівняно з нормами природного убутку. Найчастіше таке перевищення є наслідком обміру, обважування або іншого обману покупців, надходження до магазину або на склад не відображених в обліку активів з заводів, фабрик та інших підприємств.

Різновидом інвентаризаційних  різниць може бути пересортування. Пересортування - це результат взаємної заміни подібних активів, допущений  через порушення технологічного та організаційного порядку, що не відображений в обліку. Основні причини пересортування активів наведені нижче (рис. 3.2.).

 
Рис. 3.2. Основні причини пересортування

 

Законодавством про  порядок проведення інвентаризації передбачено, що взаємозалік лишків і недостач в результаті пересортування допускається тільки за наступних умов:

1) якщо пересортування  допущено за однойменними запасами  або за однією групою, що мають  зовнішню схожість або однакову  упаковку (тару), за умови, що відпуск  проводився без розпакування;

2) якщо пересортування  допущено в однієї і тієї  ж матеріально відповідальної  особи;

3) якщо пересортування  допущено за один і той же  між інвентаризаційний період.

За відсутності однієї із цих умов проводити зарахування  пересортування майна заборонено.

Найбільш поширеною  причиною виникнення недостач є природний  убуток. Природний убуток - це втрати, які виникають при постачанні, зберіганні та реалізації запасів, зумовлені  їх фізико-хімічними властивостями. При виявленні недостачі майна (після заліку пересортування) бухгалтерія за участю матеріально відповідальних осіб і членів інвентаризаційної комісії складає розрахунки на списання природного убутку відповідно до діючих норм. Під нормою природного убутку розуміється гранично допустима величина безповоротних втрат (зменшення початкової маси) майна, що виникає безпосередньо при товарно-транспортних операціях внаслідок супроводжуючих його фізичних, хімічних і механічних процесів, а також втрат, неминучих на даному рівні застосування технологічного обладнання. Норми, встановлені на відшкодування втрат, що утворюються при зберіганні, а також при передачі, підготовці і видачі майна внаслідок:

♦ усушки, вивітрювання, зникнення і різниці в масі при відпуску обсягів рідини різної густини (в залежності від кліматичних умов);

♦ розтрушування, розпилення і налипання до інструментів відпуску;

♦ розкришування, розрізу  і розрубу при видачі продукції;

♦ витоку (танення, просочування);

♦ розливу, прогину і  проміру при перекачуванні і  видачі рідкої продукції;

♦ витрачання речовин  на дихання (плоди, овочі, нафтопродукти  тощо);

♦ видалення полімерної плівки, фольги і пергаменту при  продажі сирів, що поступили упакованими  у вказані матеріали, а також  кінців оболонок, шпагату і металевих  затисків, що видаляються при підготовці до продажу ковбаси і інших м'ясних продуктів. [34, с. 674]

Визначити заздалегідь  розмір таких втрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після проведення інвентаризації запасів і лише в  тому випадку, коли фактичні залишки таких запасів менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку. Однак не для всіх запасів встановлено норми природного убутку. 
При списанні недостач запасів, що утворилися за рахунок природного убутку, необхідно враховувати умови, за яких здійснюється списання, та дотримуватися певних правил.

Методика розрахунку природного убутку залежить від виду запасів, умов їх руху і порядку встановлення норм.

До природного збитку не можна відносити недостачу  майна у зв'язку із стихійним лихом, розкраданнями, підтопленням, втратою і т.д. Ці втрати списуються комісією за актами в установленому порядку, на підставі яких визначають причини виникнення втрат і винних в цьому осіб. Акти на списання втрат майна затверджує керівник підприємства.

Недостачі в межах  норм природного убутку списуються на собівартість продукції, товарів. Недостачі  понад норм природного убутку, а  також недостачі таких матеріальних запасів, за якими не може бути природного убутку, слід відносити на винних осіб, якщо такі виявлені, в інших випадках - на фінансові результати діяльності господарюючого суб'єкту.

Остаточне рішення про  списання недостачі приймає власник  або керівник, при цьому його рішення  не повинно суперечити чинним нормативно-правовим актам.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням в ньому стану складського господарства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій щодо заліку недостач та лишків при пересортуванні, списання недостач в межах норм природного убутку, а також понаднормових недостач і втрат від псування запасів та вжитих заходів щодо запобігання недостачам і втратам в подальшому. Ревізор повинен ознайомитись зі змістом протоколу. Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в 5-денний термін.

За результатами проведеної інвентаризації видається наказ  керівника підприємства, відповідно до якого приймається рішення  щодо виявлених розбіжностей. Облікові дані уточнюються згідно з фактичними. Якщо матеріально відповідальна особа не погоджується з недостачею, надані нею пояснення обов'язково вивчаються. В такому випадку необхідно провести повторну інвентаризацію. Крім цього, перевіряється своєчасність та ефективність відшкодування матеріально відповідальними особами сум по недостачах запасів, виявлених за минулі періоди.