Организация учета наличного и безналичного денежного оборота в ООО,,Донагрогаз,,

2.3. Учет денежных средств в кассе

Денежные средства ООО «Донагрогаз» находятся в кассе в виде наличных денег. Прием наличных денег хозяйством при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовой машины.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, ООО «Донагрогаз» учитывает на активном синтетическом счете 50 «Касса».  В дебет счета записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит  выбытие денежных средств из кассы. Сальдо счета соответствует остатку денежных средств в кассе.

Всеми операциями по приему и выдаче денег занимается специально выделенное материально ответственное  лицо – кассир. При оформлении на работу кассир дал письменное обязательство (прил.5), по которому принял на себя материальную ответственность за денежные суммы в кассе. Если по небрежности, халатности или неосторожности кассиром будет причинен материальный ущерб хозяйству, то он обязан его возместить.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира работникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В хозяйстве нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам.

Руководством ООО «Донагрогаз» созданы необходимые условия для сохранности ценностей в кассе. В частности, помещение кассы изолированно, оборудовано охранной сигнализацией,  на окне и двери - металлическая решетка. Двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны, посторонние лица в кассу не допускаются; все ценности в кассе хранятся в специальном несгораемом сейфе; по окончании рабочего дня кассир запирает сейф и опечатывает его сургучной печатью; в кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие организации.

Для обеспечения сохранности ценностей в кассе проводят периодические ревизии, во время которых полностью пересчитывают наличные деньги. Эти ревизии проводят не реже одного раза в месяц и внезапно, что повышает их действенность.

В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита (на 2007 год – 4400,00 руб.) для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленного лимита в кассе допускается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам ООО «Донагрогаз». Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности оформляется объявлением  на взнос наличных денег (прил.6). Оно состоит из трех частей: объявление, квитанция, мемориальный ордер. Объявление остается в банке, квитанция с печатью и подписью работника банка возвращается хозяйству, которая является оправдательным документом для списания денег в кассе. Мемориальный ордер вместе с банковскими документами возвращается на предприятие во время отчета банка перед хозяйством – выпиской. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе являются поступления их с расчетного счета в банке. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги.

Кассовые документы

Для получения  денег с расчетного счета учреждением банка выдана ООО «Донагрогаз» на основе специального заявления чековая книжка, в которой  все чеки (прил.7) заранее пронумерованы; на каждом  из них представлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета. При выписке на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и т. д. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняются в хозяйстве. Не разрешается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают  на кассира; не допускается выдавать чеки на предъявителя.

Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (прил.8), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Сумму операции записывают  в ордере не только цифрами, но и прописью. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (прил.9). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, для подотчетных лиц на основании служебной записки (прил.10), подписывается руководителем и гл. бухгалтером. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен тщательно проверить правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче по расходному кассовому ордеру  кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачиваются по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все кассовые документы заполняются чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

Все приходные и расходные кассовые ордера до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (прил.11). Журнал может  использоваться несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала года.

На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальную надпись: «Получено» – на приходных документах и «Оплачено» - на расходных кассовых документах с указанием даты (число, месяц, год).

Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей (прил.12) при выплате заработной платы. Платежная ведомость подписывается директором, главным бухгалтером, а при получении денег рабочими и служащими. Если деньги выдаются по доверенности (прил.13), перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к платежной ведомости.  Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости  делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Хозяйство выдает наличные деньги под отчет на хозяйственные расходы  в размерах и на сроки, установленные приказом (прил.14) директора ООО «Донагрогаз». Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. По возращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию авансовый отчет (прил.15) с приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Ведение кассовой книги. Отчет кассира

Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге (прил.16) типовой формы. Кассовая книга пронумерована и прошнурована, количество листов заверено подписями директора и главного бухгалтера ООО «Донагрогаз». В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончанию рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах (через копировальную бумагу). Второй (отрывной) экземпляр кассир после выведения результатов за день передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за день. К отчету прилагаются все поступившие в кассу за день документы. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Инвентаризация кассы

Не реже одного раза в месяц в хозяйстве проводят ревизию (инвентаризацию) кассы с обязательным полным пересчетом всех денег, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом директора ООО «Донагрогаз» назначается комиссия, которая составляет акт инвентаризации наличных денежных средств (прил.17). При инвентаризации присутствие кассира обязательно. В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающим организацию учреждением банка; применения контрольно-кассовой техники (ККТ). В ООО «Донагрогаз» в наличии есть документы, связанные с приобретением ККТ, регистрацией, вводом в эксплуатацию, применением. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма, одновременно  выясняются причины их возникновения. Выявленные излишки наличных денег  приходуются по дебету счета 50 «Касса» с отнесением в доход организации (субсчет 91.1 «Прочие доходы и расходы»). При выявлении недостач суммы денежных средств подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записями:

-выявлена сумма недостачи дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит 50 «Касса»;

-недостача отнесена на материально ответственное лицо дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если во взыскании недостачи с материально ответственного лица отказано судом, осуществляется списание недостачи на финансовые результаты организации. Производится запись:

-дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Основные бухгалтерские проводки в ООО «Донагрогаз»

по счету 50 «Касса»:

Поступили в кассу денежные средства с расчетного счета – Дт 50 Кт 51;

Поступили в кассу наличные денежные средства от покупателей и заказчиков – Дт 50 Кт 62;

Подотчетными лицами возвращены в кассу неизрасходованные суммы – Дт 50 Кт 71;

Получены в кассу денежные суммы от различных дебиторов – Дт 50 Кт 76;

Оприходована в кассу выручка от реализации продукции (работ, услуг) – Дт 50 Кт 90;

Выявлены при инвентаризации излишки денежных средств в кассе – Дт 50 Кт 91;

Оплачены из кассы расходы, связанные с приобретением сырья и материалов – Дт 10 Кт 50;

Оплачены наличными разные административно-хозяйственные расходы – Дт 26 Кт 50;

Денежные средства переведены из кассы на расчетный счет – Дт 51 Кт 50;

Из средств кассы погашена задолженность перед поставщиками и подрядчиками – Дт 60 Кт 50;

Выдана заработная плата  – Дт 70 Кт 50;

Выданы из кассы авансы различным кредиторам – Дт 76 Кт 50;

При инвентаризации кассы выявлена недостача денежных средств – Дт 94 Кт 50.

Регистры бухгалтерского учета

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции при журнально-ордерной   форме   учета  является   журнал-ордер № 1-АПК (прил.18). Его используют для фиксирования кредитовых оборотов счета 50. Во второй части журнала-ордера – ведомости отражают дебетовые обороты счета 50. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.

Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам и однородные операции (с одинаковой корреспонденцией) отражают общей суммой за день. При небольшом числе операций допускаются записи по итогам отчета кассира за 3-5 дней.  Каждый отчет кассира занимает в журнале-ордере одну строку.

В разделе дебетовых оборотов накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Одновременно эти суммы отражают в соответствующих журналах- ордерах по кредитовому признаку. Записи по дебету счета делают аналогичным путем, т.е. на основании отчетов кассира (только в данном случае -  по их приходной части) с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости на начало и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчетах кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводят следующим образом: к сальдо на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитывают итог кредитового оборота за месяц, отраженный в журнале-ордере № 1-АПК. Полученное сальдо сверяют с остатком кассы, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов (во второй части журнала-ордера) как сальдо на конец месяца.