Организация учета и контроля в промышленных предприятиях

Инспекционные процедуры контроля снижают риск сбоев при осу-ществлении бухгалтерского учета и контроля в области аудиторской де-ятельности. Инспекционные процедуры контроля также способствуют своевременному обнаружению ошибок. Контроль за бухгалтерским учетом, осуществляемым вручную, оказывает большое влияние на качество ведения бухгалтерских документов. При эффективном инспекционном контроле персонал, ведущий бухгалтерский учет и реализующий проце­дуры контроля, может быть ориентирован на внесение необходимых изменений при осуществлении новых хозяйственных операций, исправление ошибок, если таковые происходят, и улучшение работы в случае, если применяемые процедуры не дают должного эффекта.

3.3. Совершенствование эффективности системы внутреннего контроля

Среда контроля - это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю, степень значимости контроля для предприятия. Если важность контроля понимает высшее руководство предприятия и реализует это понимание  в виде конкретных практических действий, то и остальные сотрудники будут ответственно выполнять предписанные им правила и инструкции. При оценке среды контроля выделяются следующие элементы: стиль и основные принципы управления, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов. Вопрос тестирования и отчетности по вопросам качества внутреннего контроля компании является одним из центральных вопросов в аудите.  МСА 400 требует от аудитора добиться понимания бухгалтерского учета компании и систем внутреннего контроля, достаточного для планирования аудита и разработки эффективных аудиторских подходов (методов). Однако тестирование адекватности внутреннего контроля не требуется

Под системой внутреннего контроля понимается совокупность организационных мер,  методик и процедур, применяемых руководством экономического субъекта для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Система внутреннего контроля должна включать, в частности, процедуры, применение которых обеспечивает надзор и проверку за следующими аспектами финансово-хозяйственной деятельности:

      соблюдение требований законодательства, применяемого при осуществлении финансово-хозяйственных операций;

      исполнением приказов, распоряжений и других руководящих указаний на всех иерархии управления;

      точностью и полнотой оформления документации бухгалтерского учета;

      предотвращением ошибок и искажений информации;

      своевременностью и правильностью подготовки бухгалтерской отчетности;

      обеспечением сохранности активов экономического субъекта.

Система внутреннего контроля средств ОАО «Токмокский завод КСМ» состоит из  следующих элементов:

      системы бухгалтерского учета;

      контрольной среды;

      средств контроля.

        Систему бухгалтерского учета изучают в целях установления ее соответствия  действующим нормативным актам и адекватности масштабам деятельности  ОАО «Токмокский завод КСМ». Система бухгалтерского учета может считаться эффективной, если при отражении хозяйственных операций соблюдается определенные условия:

      ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными актами и принятой учетной политикой, которая в свою очередь соответствует нормативным актам;

      соблюдается принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, т.е. хозяйственные операции отражаются в учете в том отчетном периоде, в котором они фактически имели место;

      операции в учете зафиксированы в правильных суммах;

      при отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций зафиксированы их существенные детали;

      у экономического субъекта организована и функционирует система предотвращения появление ошибок и злоупотреблений.

Грамотное ведение бухгалтерского учета само по себе важный контрольный фактор финансово-хозяйственной деятельности  организации, повышающий надежность системы внутреннего контроля.

Следующим элементом  системы внутреннего контроля является контрольная среда. Под контрольной средой понимают практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля,  а также общие сведения о работе этой системы, которыми располагает руководство экономического субъекта. Таким образом, контрольная среда- это атмосфера, под влиянием которой формируется и работает система внутреннего контроля  предприятии.  Контрольная  среда имеет сложную структуру. Однако  существует  ряд общих  для всех  экономических субъектов элементов, представление  о которых должен получить аудитор.

К таким элементам, в частности, относятся:

      стиль  и основные принципы управления экономическим субъектом;

      организационная структура экономического субъекта;

      распределение ответственности и полномочий;

      осуществляемая  кадровая политика;

      порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

      соответствие  хозяйственной деятельности экономического субъекта

      требованиям действующего законодательства.

Рис. 4. Система внутреннего контроля

Оценить стиль  и основные принципы управления экономическим субъектом важно,  так как именно его руководство несет ответственность   за создание  и работу системы внутреннего контроля. Это утверждение остается     верным в тех случаях, когда при создании системы внутреннего контроля  руководство экономического субъекта прибегало к рекомендациям внешних консультантов, например  аудиторских  организаций. Ведь, в конечном счете, именно от лиц, принимающих решения, зависит выбор между следующими альтернативами:

      строго  соблюдать  законодательство при совершении финансово-хозяйственных операций или использовать любые средства от уклонения от уплаты налогов;

      реализовывать стратегические направления развития, или сконцентрироваться на решении сиюминутных проблем и удовлетворении сиюминутных интересов;

      Создать  эффективно работающие  контрольные подразделения,  подчинив их руководителям  высокого уровня, или  сэкономить на этом, опустив контрольную деятельность на низовой уровень;

      Организовать надежный  материальный учет, отобрав добросовестных материально ответственных сотрудников, или пустить, все на самотек, возложив ответственность за сохранность материальных ценностей на лиц, не имеющих  устоявшейся репутации, и тем самым по существу  попустительствовать мелким хищениям;

      Создать  эффективную  систему управленческого учета, позволяющую оперативно выявлять резервы для совершенствования финансово- хозяйственной  деятельности, или отказаться от такой системы, не предпринимать активных действий по предотвращению негативных тенденций в развитии либо поощрению положительных сдвигов.

     Эффективная организационная структура экономического субъекта предполагает разумное делегирование полномочий и разделение ответственности сотрудников. Это будет, в частности, препятствовать нарушениям установленной системы внутреннего контроля и обеспечивать  разделение несовместимых функций. Функции несовместимы, если  их сосредоточение у одного лица не только потенциально приведет  к совершению непреднамеренных или умышленных ошибок и нарушений, но и затруднит выявление таковых. Приведем примеры целесообразного распределения функций между сотрудниками:

      Непосредственный доступ к активам экономического субъекта и санкционирование операций с ними;

      Непосредственное проведение хозяйственных операций и их отражение в бухгалтерском учете.

      Руководство экономического субъекта определяет генеральную линию в развитии внутреннего контроля. От него зависит, будет ли система внутреннего контроля соответствовать размерам и специфике деятельности экономического субъекта, функционировать постоянно и эффективно. Функции же по непосредственному поддержанию  системы внутреннего контроля могут быть  переданы назначенному в соответствии  с учредительными документами ревизору, созданной ревизионной комиссии, отделу внутреннего аудита или другим специальным подразделениям.

   Надлежащее функционирование системы  внутреннего контроля зависит  не только от мотивации руководства экономического субъекта, но и от заинтересованности и компетентности сотрудников, которым поручена соответствующая деятельность. Поэтому система подбора кадров и их продвижения по служебной  лестнице, обучения и переподготовки должна обеспечить  высокий уровень квалификации сотрудников.

     Третьей составляющей системы внутреннего контроля являются средства контроля. Под средствами контроля понимаются конкретные процедуры, установленные руководством и осуществляемые  сотрудниками экономического субъекта на отдельных направлениях и участках его хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного надежного управления  ею.

     Средства контроля, применяемые экономическим субъектом, весьма разнообразны и определяются спецификой его деятельности. К наиболее распространенным средствам контроля можно отнести;

      распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;

      внутренние и внешние сверки расчетов;

      встречные  взаимопроверки бухгалтерских записей, система контроля со стороны старших бухгалтеров за качеством работы подчиненных им сотрудников;

      проверка правильности осуществления документооборота, в том числе сплошная нумерация создаваемых документов, регистрация  документов в специальных журналах, брошюровка документов, проверка их хранения и архивирования и т.д.;

      плановые и внезапные инвентаризации имущества  и обязательств экономического  субъекта в соответствии  с установленным  порядком;

      использование  для целей контроля информации, полученной из внешних источников;

      осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа  к активам экономического субъекта;

      реализация мер, направленных на ограничение  доступа  неуполномоченных лиц к системе  документооборота и ведения бухгалтерского учета;

      исследование динамики хозяйственных показателей, сравнительный анализ фактических показателей с плановыми и нормативными показателями хозяйственной деятельности, выявление причин  существенных  расхождений.

Несмотря на многообразие средств контроля, их применение должно обеспечить достижение ряда целей, в частности:

      хозяйственные операции должны быть санкционированы руководством, как в целом, так и в конкретных случаях:

      все операции должны фиксироваться в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде, в соответствии  с принятой учетной политикой и обеспечивать возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

      соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов должно определяться руководством с установленной периодичностью, а в  случае расхождений руководство должно предпринимать надлежащие меры.

       Как бы внимательно и добросовестное относились руководство и персонал экономического субъекта к реализации контрольных мероприятий, аудитор не может иметь абсолютный уверенности, сто система внутреннего контроля полностью отвечает предъявляемым требованиям. Даже при самой отлаженной системе всегда существуют вероятность возникновения сбоев.

      Прежде всего, существует объективное ограничение затрат на организацию систему внутреннего контроля. Как и любой управленческой деятельности, к организации  системы внутреннего контроля применимо требование рациональности (экономичности) которое  заключается в оптимальном соотношении затрат на осуществление контрольных мероприятий и получаемых от их применения экономических выгод. Если довести до абсурда идею  построения всеобъемлющей системы внутреннего контроля, то к каждому сотруднику организации можно приставить проверяющего.  Логично  предположить, что такие меры повлекут за собой увеличение расходов на оплату труда как минимум в два раза. Однако такие затраты обоснованны, если они приведут к сопоставимому увеличению дополнительно получаемых экономических выгод. Например,  затраты  на систему охраны и надзора за сотрудниками, которая будет считаться разумной в производстве  драгоценных металлов, изготовлении ювелирных изделий или банковском деле, в других отраслях  коммерческой деятельности может оказаться ничем не оправданным  расточительством.

   Поэтому одним из ограничений является естественное  требование  руководства экономического субъекта, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий были меньше экономических выгод, которые дают эти мероприятия. Кроме того, эффективность даже хорошо зарекомендовавших себя контрольных процедур существенной   снизится либо  вообще будет потеряно при существенном изменении таких факторов, как нормативная база, условия хозяйствования экономического субъекта, правила ведения бухгалтерского учета, персональный состав учетных работников.