Организация сводного учета и составление отчетности

     Каждое  предприятие и учреждение СЖД  заполняет и представляет только те формы отчетности, в которых  находят отражения показатели, характеризующие  его финансовое положение, финансовые результаты деятельности за отчетный период и изменение в финансовом положении.

      
 
 

3. Порядок заполнения форм сводной  отчетности.

     Как мы уже знаем,  бухгалтерская отчетность по признаку периодичности составления  подразделяется на годовую и промежуточную (см. схему 2, с.11). Промежуточная бухгалтерская отчетность обычно составляется на основе «книжных» данных, то есть исключительно на основе регистров синтетического и аналитического учета. А вот составлению годовой отчетности предшествует ряд подготовительных процедур. Мы рассматриваем составление сводной годовой отчетности, и в действующей практике «Дирекции по организации питания пассажиров» можно выделить три таких процедуры:

1. инвентаризация имущества;
2. инвентаризация расчетов;
3. закрытие счетов финансовых результатов.
4. составление ведомости, охватывающей все исправления.

     В учебной литературе⁴¹ выделяют еще несколько процедур, среди которых есть и переоценка, уточнение стоимости имущественных статей баланса. На балансе «Дирекции по организации питания пассажиров» есть только одна статья, подлежащая переоценке – это «Основные средства» и на практике её переоценку производят в начале года.

     Годовую инвентаризацию имущества обычно начинают проводить уже после 1 октября, поскольку согласно статье 12 Закона № 129 – ФЗ «О бухгалтерском учете»⁴², «если инвентаризация имущества проведена после 1 октября текущего года, то второй раз перед составлением годовой отчетности её уже не нужно проводить».

     Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств⁴³. Если говорить кратко, то в соответствии с этим документом каждое предприятие обязано создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Перед началом проверки остатков имущества комиссия должна получить от материально ответственного лица последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств, на основании которого бухгалтерия выводит остатки имущества на дату проведения инвентаризации. Так же в методических указаниях говорится, что инвентаризация должна проводится обязательно в присутствии материально ответственного лица.

     Целью проведения инвентаризации является выявление фактических остатков имущества на определенную дата и сравнение их с бухгалтерскими данными. В результате проведения инвентаризации может быть выявлен излишек или недостача.

     В соответствии с Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации⁴⁴ «излишек имущества приходуется по рыночным ценам на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовый результат организации», «недостача же имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм  - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или отказано судом о взыскании с них убытков, то  сумма недостачи списывается на финансовый результат».

     В конце 2002 года на рассматриваемом предприятии была проведена инвентаризация имущества по всем объектам, и сумма обнаруженных недостач  была списана на счет 44020000 «Расходы на продажу в торговле»

     Если  инвентаризация имущества предполагает составление Сличительной ведомости, в случае обнаружения недостачи  или излишка, то при инвентаризации расчетов составляется, как правило, только Акт инвентаризации расчетов, на основании которого сверяются проверяется правильность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей  и обосновывается их правильность. Кроме того, на основании Акта инвентаризации инвентаризационная комиссия должна установить⁴⁵:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями, филиалами, выделенными на отдельный баланс.
2. Правильность и обоснованность числящихся в бухгалтерском учете сумм задолженностей по недостачам и хищениям.

     Как правило, после проведения инвентаризации расчетов делаются бухгалтерские записи по списанию сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, срок исковой давности по которым истек.

     На  рассматриваемом предприятии в результате проведенной инвентаризации расчетов в конце 2002 года, никаких отклонений выявлено не было.

     После проведения инвентаризации имущества  и обязательств, закрываются счета  финансовых результатов. Как уже было сказано, в действующей практике «Дирекции по организации питания пассажиров» данные счета закрываются:

• Счет 90 «Продажи» закрывается ежемесячно
• Счет 91 «Прочие доходы и расходы» закрывается в конце года

     Причем, после закрытия, суммы с этих счетов передаются в корреспонденции со счетом 79096000 «Внутрихозяйственные расчеты, расчеты с «Дирекцией по обслуживанию пассажиров СЖД» в вышестоящую организацию (см. таблицу 9, с. 38). Таким образом, счета финансовых результатов не имеют входящего сальдо (счет 90 каждый месяц, а счет 91 в начале года), поэтому в бухгалтерской отчетности не отражаются суммы доходов и расходов от обычных видов деятельности (расходы от обычных видов деятельности собираются на счете 44 «Расхода на продажу», который также закрывается ежемесячно).

     Завершающей процедурой, перед заполнением годовой сводной отчетности, является составление Оборотно – сальдовой ведомости (см. прил. 15). Особенностью её является то, что счета 76 и 79 показаны в развернутом виде, то есть по всех их субсчетам определяются входящее сальдо, обороты за месяц и исходящее сальдо. Это производится с целью выделения внутренних расчетов при составлении отчетности.

     Общим правилом при составлении  сводной отчетности является построчное суммирование соответствующих строк форм отчетностей.

     Мы рассмотрим порядок заполнения лишь некоторых наиболее важных форм отчетности, и для наглядности оформим это в виде таблицы (см. таблицу 10, с. 43).

     Таблица 10

     Порядок заполнения форм сводной отчетности

 
 
 
 
 
 
 

3. Использование отчетной информации различными заинтересованными пользователями в практической деятельности предприятия.

     В вопросе 1.1. нами было сказано, что целью бухгалтерской отчетности является предоставление необходимой информации всем заинтересованным пользователям. Напомним, что все пользователи бухгалтерской отчетности делятся на две основных группы: внешних и внутренних, в рамках которых выделяют и подгруппы (см. схему 1, с 6). Каждый из пользователей детально изучает не всю отчетную информацию, а лишь некоторые её показатели.

     На  примере бухгалтерской (финансовой) отчетности «Дирекции по организации питания пассажиров», мы рассмотрим, какие отчетные показатели интересуют заинтересованных внешних и внутренних  пользователей.

       Поскольку рассматриваемое предприятие  является лишь структурным подразделение  и основной его вид деятельности  – организация общественного  питания, пользователи с прямым  финансовым интересом (настоящие  и потенциальные инвесторы, кредитующие банки) – отсутствуют. Но достаточно полно представлены две другие группы: пользователи с косвенным финансовым интересом и без финансового интереса (см. схему 1, с 6).

     Согласно  таблице 1, с.7 обслуживающие банки и страховые компании заинтересованы в информации о стабильности и платежеспособности организации, поставщики и заказчики имеют интерес к информации о перспективах функционирования предприятия. При характеристики платежеспособности следует обратить внимание на такие показатели как наличие денежных средств на счетах в банках в кассе организации (форма № 1, стр. 261, 262), просроченная дебиторская и кредиторская задолженность (форма №1, стр. 240, 620, форма № 5 , стр. 210, 230), полнота перечисления соответствующих налогов в бюджет, подлежащие уплате штрафные санкции за неисполнение обязательств перед бюджетом (форма №1, стр.625, 626, форма № 4, стр. 150,220, форма № 5 ,стр. 705).

     Правительственные органы анализируют показатели, связанные с полнотой уплаты налог и сборов в бюджеты всех уровней, а также уплатой штрафных санкций.

     Профсоюзы обращают особое внимание в бухгалтерской отчетности на регулярность выплаты заработной платы рабочим, отчисления во внебюджетные фонды.

     Все вышеперечисленные внешних пользователей  имеют косвенный финансовый интерес, есть и ещё одна группа внешних пользователей, которая непосредственно не заинтересована в деятельности организации, но обязана контролировать правильность и правомерность организации бухгалтерского учета на предприятии.

     Исходя  из всего вышесказанного, можно составить таблицу, которая бы показывала, какие показатели отчетности анализируют внешние пользователи, исходя из своих интересов (см. таблицу 11, с 48).

     Таблица 11

     Показатели  бухгалтерской (финансовой) отчетности, анализируемые внешними пользователями.

 

     В отличие от внешних  пользователей внутренние могут углубить анализ отчетности используя данные управленческого учета, то есть внутренней отчетности предприятия. К числу внутренних пользователей относятся руководители организаций, менеджеры, бухгалтера, правление и т.д. Анализом отчетности на предприятии должен заниматься отдельный работник или группа работников, которые на основе отчетных данных рассчитывают показатели рентабельности, платежеспособности, обеспеченности собственными средствами и другие. На базе этих показателей делаются выводы о стабильности предприятия, его финансовом положении и изменении в финансовом положении.

     Кроме этого, на основании бухгалтерской  внутренней и финансовой отчетности выявляются отклонения значений показателей от норм, плана, сметы. Выясняются причины этих отклонений, а также выявляются резервы. Далее разрабатывается и реализуется комплекс мероприятий, связанных с мобилизацией обнаруженных резервов.

     Таким образом, мы видим, что информация, содержащаяся в отчетности, способна удовлетворить  интересы различных групп пользователей, поэтому при составлении бухгалтерской отчетности необходимо придерживаться всех принципов, требовании и рекомендаций, дающихся в действующих законодательных документах, с целью предоставления понятной и доступной информации.