Организация и бухгалтерский учет инвентаризации в организации

Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме N ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме N ИНВ-3 и т.д. [7].

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально-ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т.д.). С этих работников берут расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты инвентаризации могут признать недействительными. Опись хранится в архиве фирмы не меньше пяти лет.

При инвентаризации основных средств комиссия записывает в опись (форма N ИНВ-1) их полное наименование, инвентарные номера и основные технические показатели. По арендованным или полученным на ответственное хранение основным средствам оформляют отдельную опись. Также отдельные описи составляют по основным средствам производственного и непроизводственного назначения.

Если комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен в бухгалтерских документах, то в описи делается запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен. Такое основное средство оценивают по рыночной цене с учетом его износа. (Приложение 2)

Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме N ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитываются, перемериваются, перевешиваются [16].

Опись составляют в двух экземплярах:

                       один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;

                       второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

В графе "Товарно-материальные ценности" описи (столбец "Код (номенклатурный номер)") должен быть указан номенклатурный номер товарно-материальных ценностей. Чтобы заполнить эту графу, вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.

К ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе "Номер" (столбец "Паспорт").

Необходимо обратить внимание на то, что по отгруженным, но не оплаченным товарам, которые находятся на складе фирмы, оформляют отдельную опись. В ней делается запись о покупателе, наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки. (Приложение 3)

В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.

Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15. В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

                       удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

                       списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. (Приложение 4)

Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед контрагентами отражают в едином акте по форме N ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме N ИНВ-17). Инвентаризация проводится комиссией на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д. [16]

Комиссия должна определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможность ее погашения.

В акте должно быть указано:

                       счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

                       суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

                       суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она списывается с баланса фирмы по приказу руководителя.

К акту прикладывают справку. В справке отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности. (Приложение 5)

После инвентаризации оформленные описи и акты передают в бухгалтерию фирмы.

Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей с остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости.

Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме N ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, форме N ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т.д.

В этих документах отражают суммы недостач или излишков.

Обратите внимание: в некоторых случаях допускается покрытие недостач излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица).

Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отражается зачет, то есть указывается сумма недостач, покрытая излишками. (Приложение 6)

Пример 3: При инвентаризации на фирме, торгующей автомобильными запчастями, обнаружено: недостача 20 штук автомобильных дисков "Марс" по цене 1200 руб. за штуку; излишек 20 штук дисков "Пилот" по цене 1200 руб. за штуку.

В данном случае возникла пересортица, поэтому сумму недостачи можно зачесть излишками.

И в заключении хотелось бы отметить, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете [16].

3. Особенности практического применения правил проведения инвентаризации

3.1. Характеристика ошибок, возникающих в процессе инвентаризации

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. И при проведении инвентаризации могут возникать ошибки. [3, п.1 ст.12]

Одна из них состоит в том, что данные годовой бухгалтерской отчетности не подтверждены сведениями об обязательной полной инвентаризации имущества и обязательств организации. При этом:

   инвентаризация не проводится вообще (характерно для малых и средних предприятий);

   инвентаризация проводится реже, чем это предусмотрено законодательством, учредительными документами или учетной политикой организации. В частности, не проводится инвентаризация после 1 октября;

   инвентаризации подвергаются не все предусмотренные группы имущества и обязательств. В частности, не проводится инвентаризация незавершенного производства, вложений во внеоборотные активы, имущества, которое передано в залог, на ответственное хранение и т. п.

При проведении и отражении результатов инвентаризации встречаются следующие ошибки:

   неправильно сформирован состав инвентаризационных комиссий;

   несвоевременно оформлены или отсутствуют распорядительные документы о составе комиссий и порядке их работы;

   неправильно оформлены документы, подтверждающие проведение и результаты инвентаризации: в ведомостях отсутствуют подписи отдельных членов комиссии;

   неверно заполнены унифицированные формы;

   в составе учетной политики не утверждены самостоятельно разработанные формы;

   неправильно отражены результаты инвентаризации: не выявлены постоянно не используемые или траченные объекты для списания с баланса;

   не включена доля транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) в себестоимость недостач;

   не оприходованы испорченные запасы, которые могут быть использованы или реализованы на сторону;

   списана естественная убыль при отсутствии факта недостачи;

   не правильно признана пересортица;

   несвоевременно (в последующие периоды) отражены результаты инвентаризации в учете;

   в качестве излишков и недостач признаны операции, не отраженные в предыдущих периодах, и т. д.

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательной инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества проводится по местонахождению подразделений организации и в отношении материально ответственных лиц. Результаты инвентаризации активов и обязательств должны подтверждать статьи бухгалтерской отчетности организации. [5, п.38] Организации, которые не проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательную инвентаризацию имущества и обязательств либо проводят ее не в полном объеме, не соблюдают сроки, неправильно оформляют результаты и отражают их в учете и отчетности, тем самым нарушают требования действующего законодательства о бухгалтерском учете.

По результатам аудиторской проверки аудитор должен обратить внимание руководства организации и ее собственников на то, что в организации не в полной мере работает система внутреннего контроля, не налажен один из ее самых действенных инструментов.

Простой подсчет имущества не является единственной целью инвентаризации. Кроме этого проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества, а в первую очередь — правильность отнесения имущества к тому или иному объекту бухгалтерского учета. В ходе контроля за состоянием имущества необходимо подготовить списки объектов, требующих ремонта или морально устаревших и неиспользуемых. Последние подлежат списанию с баланса, поскольку в качестве активов признаются только те объекты, которые используются организацией и приносят ей экономические выгоды. По этой же причине при инвентаризации ценностей в пути (счет 45 “Товары отгруженные“) выявляется и готовится к списанию с баланса утраченное имущество (утерянное, розыск которого не дал результата).

Довольно распространенная ошибка – отсутствие в документах о проведении инвентаризации подписи одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии, что приводит к признанию результатов инвентаризации недействительными. [19]

При проведении инвентаризации недопустимо сокращать объем проверки, т. е. не проводить инвентаризацию отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто из категории инвентаризуемого имущества исключаются объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации, – незавершенное производство и вложения во внеоборотные активы, резервы предстоящих расходов и платежей и др. Эти формы должны быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в виде приложения к учетной политике.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

1) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

   в коммерческих организациях — на финансовые результаты (внереализационный доход);

   в некоммерческих организациях — на увеличение доходов.

2) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) иену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу.

Запасы, которые испорчены, но могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния, и на эту сумму уменьшаются потери от порчи.

Недостача запасов и их порча списываются со счета “Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, сверх норм — за счет виновных лиц. Если они не установлены или суд отказал во взыскании убытков с этих лиц, то убытки от недостачи запасов и их порчи относятся на финансовые результаты (у коммерческой организации) или на увеличение расходов (у некоммерческой организации). Нормы убыли могут применяться, только если выявлены фактические недостачи.