Организация и бухгалтерский учет инвентаризации в организации

Выявленные излишки собственного товара приходуются в бухгалтерском учете на счете учета товаров по рыночной цене на дату проведения инвентаризации.

Таким образом, при реализации товарных излишков, выявленных при инвентаризации, в состав доходов будет включена выручка от их реализации. При этом в состав расходов можно будет списать только расходы, связанные с реализацией. [23]

2.2. Отражение в учете недостач, выявленных в процессе инвентаризации

Значительно чаще, чем излишки, при инвентаризациях выявляются недостачи.

Порядок отражения недостач в бухгалтерском учете определен п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Недостача имущества может возникнуть из-за естественной убыли, по вине материально ответственного лица или в результате чрезвычайных ситуаций.

Списание недостач имущества в пределах норм естественной убыли осуществляется на издержки производства или обращения, а сверх норм – за счет виновных лиц. В случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты. [3, п.3 ст.12]

Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на счета виновных лиц принимает руководитель организации. [10, п.5.4]

Как видно, отражение в учете недостач ценностей зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, от того, имеются ли по данному виду имущества установленные нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица.

Общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". [13]

Недостающие товарно-материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, а основные средства - по остаточной.

Как мы уже отметили, списание выявленных недостач товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли производится на издержки производства или обращения.

Следует обратить внимание на то, что применение норм естественной убыли возможно только в том случае, если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. В случае отсутствия утвержденных Норм естественной убыли выявленная при инвентаризации недостача рассматривается как убыль сверх норм и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере.

В бухучете недостача имущества в пределах норма естественной убыли отражается следующими проводками:

Если недостачи и потери имущества превышают нормы естественной убыли или по данному виду ценностей нормы вообще не установлены, сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на счет виновных лиц.

Если недостача возникла по вине работника, он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Размер ущерба определяется по фактическим потерям. Для этого используют рыночные цены, действующие в данной местности на день причинения ущерба. При этом размер ущерба не может быть ниже стоимости имущества, которая определяется по данным первичных учетных документов. Недостача основных средств рассчитывается по их остаточной стоимости.

В бухгалтерском учете будет отражено:

Д 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94 – отнесена недостача имущества на виновника.

Надо сказать, что с виновника может быть взыскана рыночная стоимость недостающего имущества. Тогда разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества относят на доходы будущих периодов:

Д 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 98 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» – отражена разница между рыночной и остаточной стоимостью недостающего имущества.

А по мере взыскания суммы недостачи с виновника указанная разница списывается на доходы текущего периода:

Но необходимо учесть, что в счет погашения недостачи с работника можно удержать не более 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - не более 50 процентов причитающейся ему зарплаты. [1, ст.138]

Правда, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. Для этого он может внести наличные деньги в кассу или передать равноценное имущество.

Если недостача материальных ценностей возникла из-за чрезвычайных обстоятельств (пожара, наводнения, стихии) или виновника не удалось установить, потери списываются на прочие расходы организации. Такая операция отражается в учете следующей проводкой:

Д 91 субсчет «Прочие расходы»  К 94 – списана недостача, возникшая в результате чрезвычайной ситуации или при отсутствии виновных лиц.

Если одновременно выявлены недостача и излишек. Бухгалтерское законодательство позволяет провести взаимозачет по материально-производственным запасам, в том числе по товарам, между которыми возникла пересортица. Но для этого должны выполняться следующие условия:

                       у товаров, между которыми проводится зачет, одинаковое наименование и количество;

                       недостача одних товаров и излишек других возникли в периоде, за который проводилась инвентаризация;

                       недостача и излишек товаров возникли в тот момент, когда ответственным лицом (например, кладовщиком) был один и тот же сотрудник. [10, п.5.3]

Если какое-либо из этих условий не выполняется, то провести взаимозачет не получится. Тогда следует отдельно оприходовать излишек товаров, выявленный в ходе инвентаризации, и списать с баланса недостающие товары.

Пример 2. В ходе инвентаризации товаров в магазине обнаружены:

                       недостача сока «Мандарин» по цене 35 руб. за 1 упаковку в количестве 15 упаковок. Сумма недостачи – 525 руб. (35 руб. Х 15 уп.);

                       излишек сока «Персик» по цене 32 руб. за 1 упаковку в количестве 15 упаковок. Сумма излишка – 480 руб. (32 руб. Х 15 уп.).

В данном случае возникла пересортица, поэтому недостачу в размере 480 руб. можно покрыть излишками на эту сумму. А вот недостачу в размере 45 руб. (525 – 480) нужно отнести на виновных лиц.

                                                   Нет

       Да                                           Нет

        Да                                           Да                                      Нет

Рис. 1 «Бухгалтерский учет недостачи имущества»

2.3. Порядок оформления результатов инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Прежде всего необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем зарегистрировать его в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные формы – № ИНВ-22 и № ИНВ-23 [7].

В приказе указывают дату проведения инвентаризации и состав комиссии, которая будет ее проводить. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы. В инвентаризации могут принимать участие и аудиторы.

Кроме того, в приказе нужно указать, какие именно имущество и обязательства будет инвентаризировать комиссия. (Приложение 1)

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость имущества фирмы. Эта информация содержится в отчетах о движении материальных ценностей и регистрах бухгалтерского учета.

В регистрах должны быть следующие данные:

                       дата и наименование той или иной хозяйственной операции;

                       ее сумма;

                       остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.

Вся информация, которая содержится в регистрах, должна быть подтверждена первичными документами.

Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам (регистрам), и сделать в них запись "до инвентаризации на ___(дата)". На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа "По данным бухгалтерского учета").