Общие положения инвентаризации

     Так, с целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений  между данными бухгалтерского учета  и их фактическим наличием по отдельным  наименованиям и (или) группам в  местах хранения и эксплуатации, в организациях могут проводиться дополнительные проверки.

     Порядок проведения проверок, в том числе  определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем  организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

     При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок запасов необходимо учитывать  структуру складского хозяйства, где  склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

     Отнесение складов к самостоятельным учетным  единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

     В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов  на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

     Наряду  с выявлением фактического наличия  запасов, в обязанности инвентаризационной комиссии входит сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи и другим аналогичным документам), определения причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ.

     На  инвентаризуемые товарно-материальные ценности заполняются «Инвентаризационные  описи товарно-материальных ценностей» (форма № ИНВ-3), применяемые для отражения данных фактического наличия материалов, товаров, продуктов в местах хранения и на всех этапах их движения в организации или «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» (форма № ИНВ-5), применяемая при инвентаризации товаров (продуктов), принятых на ответственное хранение.

     В случаях, когда по условиям организации  деятельности комиссия не имеет возможности  в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись используется «Инвентаризационный ярлык» (форма № ИНВ-2). Заполняется он в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами (продуктами).

     На  отгруженные или находящиеся в пути ценности должны заполняться отдельные формы – «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных» (форма № ИНВ-4) и «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6).

     Все указанные формы инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата России № 88.

     Материально-производственные запасы заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.).

     Инвентаризация запасов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

     При хранении товарно-материальных ценностей  в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

     Инвентаризационная  комиссия в присутствии заведующего  складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

     Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

     Эти товарно-материальные ценности заносятся  в отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации». В описи  указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

     При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации  в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

     Эти ценности заносятся в отдельную  опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с  документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

     Инвентаризация  товарно-материальных ценностей отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

     На  счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути – расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным – копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.), по просроченным оплатой документам – с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций – сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

     Предварительно  должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по балансовому счету 45 «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.) или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

     Инвентаризационные  описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

     В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной  отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

     В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в  срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

     Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

     В инвентаризационных описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку  другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая  стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

     Инвентаризация  хозяйственных принадлежностей, инвентаря  и прочего имущества, ранее учитывавшегося в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также имущества, потенциально относящегося к объектам основных средств, но по решению руководителя учитывающихся в составе материально-производственных запасов (имеются ввиду те, которые стоимостью менее 20000 руб. за единицу) проводится путем осмотра каждого предмета. В описи данные предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

     При инвентаризации предметов, выданных в  индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых  инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

     Предметы  спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании  ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

     Предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием  времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

     Тара  заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая  ремонта и т.д.). На тару, пришедшую  в негодность, инвентаризационной комиссией  составляется акт на списание с указанием причин порчи.

     При проведении инвентаризации материально-производственных запасов должна проверяться обоснованность их оценки по состоянию на дату проведения инвентаризации. Обусловлено это  положениями п. 25 ПБУ 5/01<*>, согласно которому по морально устаревшим материалам, по материалам, полностью или частично утратившим свое первоначальное качество, а также по материалам, по которым текущая рыночная стоимость, стоимость продажи снизились, стоимость на конец года для отражения их в бухгалтерском балансе может меняться посредством создания резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

     <*> Положение по бухгалтерскому  учету «Учет материально-производственных  запасов» ПБУ 5/01, утвержденное  приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н

     Такой резерв создается в конце каждого отчетного года за счет финансовых результатов организации на величину разницы между текущей рыночной стоимостью и фактической себестоимостью, если последняя выше текущей рыночной стоимости.

     Создание  резерва оформляется записью по дебету счета 91 и кредиту счета 14 в конце декабря отчетного месяца. При дальнейшей реализации или ином выбытии материалов, по которым были созданы резервы под снижение их стоимости, резервы подлежат восстановлению.

     Если  резерв под снижение стоимости материальных ценностей был создан организацией в конце отчетного года, а в следующем году текущая рыночная стоимость материалов, под снижение стоимости которых был создан резерв, увеличилась, то соответствующая часть резерва должна быть отнесена в уменьшение стоимости материальных расходов – дебет 14 кредит 91.

     Дооценка  материально-производственных запасов  действующим законодательством  не предусмотрена, что подтверждено письмом Минфина России от 18.06.2001 № 16-00-14/277.

     Сельскохозяйственные  организации при организации и проведении инвентаризации материально-производственных запасов руководствуются также Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных приказом Минсельхоза России от 31.01.2003 № 26.

     Правила учета нефтепродуктов на автозаправочных  станциях утверждены приказом Минэнерго  России от 01.08.2001 № 229 и согласованы  с МПР России (от 14.06.2001 № ВП-27/4432), МВД России (от 21.03.2001 № 20/2.1/1038) и Минтрансом России (от 04.04.2001 № АН-З/397-ж).