Облік виробничих запасів

207"Запасні частини" - куплені та виготовлені в своєму господарстві запасні частини, деталі, вузли, агрегати, призначені для ремонтів і технічних доглядів тракторів, комбайнів, автомобілів, сільськогосподарської та іншої техніки. На цьому ж субрахунку обліковують гуму (автомобільні та інші шини) у запасі та обороті. Облік ведуть за номерами.

При заміні вартість нових шин списують на витрати. Зняті шини, придатні для відновлення, оприбутковують в дебет субрахунку 207, а непридатні для відновлення - в дебет субрахунку 209. Шини, що були в експлуатації і підлягають відновленню, обліковують окремо від нових. Автомобільні шини, які знаходяться на колесах автомобілів, включені в їх ціну і обліковуються в складі основних засобів.Акумулятори обліковують за видами і марками.

На субрахунку 207 обліковують також обмінний фонд повнокомплектних машин, устаткування, двигунів, вузлів і агрегатів. Обмінний фонд, як правило, мають ремонтні підприємства.

208 "Матеріали сільськогосподарського призначення" - мінеральні добрива, біопрепарати, медикаменти і хімікати, які використовуються для боротьби зі шкідниками сільськогосподарських культур та хворобами 
тварин.

Біопрепарати, медикаменти і хімікати обліковують у бухгалтерії в грошовому виразі. Кількісний їх облік ведуть працівники ветеринарної служби в окремій книзі. Проведення профілактичних прищеплень реєструють в журналі (форма № 2-вет.). Списують біопрепарати і медикаменти по актах, які складають на підставі записів у амбулаторному журналі. Дефіцитні лікарські засоби, а також ліки, які містять отруйні і сильнодіючі засоби, повинні списуватися індивідуально по рецепту. Порядок обліку медикаментів і біопрепаратів визначено спеціальною інструкцією. Ветеринарний працівник щомісяця складає і подає в бухгалтерію звіт про рух біопрепаратів і медикаментів.

209 "Інші матеріали" - матеріальні цінності, одержані від ліквідації основних засобів (металобрухт, утиль), зношені шини, бланки суворого обліку, відходи виробництва тощо.

 

 

 

2.4 Первинний облік придбання матеріальних запасів.

 Всі операції, пов'язані з надходженням, переміщенням і вибуттям матеріальних цінностей, повинні оформлятися відповідними первинними документами. Міністерство статистики України наказом № 193 від 26 червня 1996 р. затвердило такі типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів:

М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли";

М-2 "Довіреність";

М-2а "Акт  списання бланків довіреностей";

М-3 "Журнал реєстрації довіреностей";

М-4 "Прибутковий  ордер";

М-7 "Акт  про приймання матеріалів";

М-8 "Лімітно-забірна картка";

М-9 "Лімітно-забірна  картка";

М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";

М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-12 "Картка №_ складського обліку матеріалів";

М-13 "Реєстр №_ приймання-здачі документів";

М-14 "Відомість  обліку залишків матеріалів на складі";

М-15 "Акт  про приймання устаткування";

М-15а "Акт  приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 "Матеріальний ярлик";

М-17 "Акт  № _ про виявлені дефекти устаткування";

М-18 "Сигнальна  довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу";

М-19 "Матеріальний звіт";

М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей";

М-21 "Інвентаризаційний  опис №_";

М-23 "Акт  №_ про витрату давальницьких  матеріалів";

М-26 "Картка обліку устаткування для установлення";

М-28 "Лімітно-забірна  карта №_";

М-28а "Лімітно-забірна  карта №_";

1 -ТН "Товарно-транспортна  накладна".

Типові форми  первинних документів з обліку сировини та матеріалів введені в практику підприємств різних галузей.

Відпуск сировини, матеріалів, палива у виробництво здійснюють на підставі відповідних видаткових документів, дотримуючись діючих лімітів. Всі документи на відпуск матеріалів зі складу повинні бути підписані керівником господарства і головним бухгалтером.

Разовий відпуск  ТМЦ для використання або переміщення внутрі господарства здійснюють по накладних (форма М-11). Накладна, як правило, виписується в двох примірниках, один з яких передається на склад, а другий залишається в одержувача цінностей.

При систематичному відпуску матеріалів замість разових накладних використовують нагромаджувальні документи - лімітно-забірну карту на одержання матеріальних цінностей (форма № М-8). Вона виписується на строк в межах місяця. В ній зазначається ліміт, в межах якого можуть бути відпущені матеріали.

Картка складається  в двох примірниках, один з яких знаходиться в одержувача і є документом для оприбуткування цінностей, а другий залишається у завідуючого складом. При видачі цінностей він робить запис в обох примірниках. Завідуючий складом і одержувач взаємно в них підписуються про видачу і одержання цінностей. Після використання ліміту, або після закінчення строку дії картки, видача цінностей не проводиться.

Затверджено чотири типові форми лімітно-забірних карт (форми № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а). Форма № М-8 використовується для здійснення багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів протягом місяця. По формі N2 М-9 можна відпускати лімітовані матеріали чотири рази на відповідний об'єкт обліку, вказуючи дати відпуску і залишок ліміту після кожної видачі.

Форма № М-28 використовується для відпуску матеріалів на конкретний будівельний об'єкт і ведеться протягом усього періоду його будівництва.

Облік матеріальних цінностей на складах ведуть у кількісному виразі по назвах, марках, сортах і розмірах. Обліковують матеріали завідуючі складами на картках складського обліку матеріалів (форма № М-12). При великій номенклатурі запасів за згодою матеріально відповідальної особи і під її контролем ведення карток складського обліку може здійснюватися обліковцями.

Видають картки матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі, де вказуються їх кількість та номери. Контроль за видачею і використанням карток веде бухгалтерія господарства.

На кожний номенклатурний номер, код матеріалу  відкривається окрема картка. В її заголовку вказують назву, сорт, профіль, розмір матеріалу, одиницю виміру, ціну, місце знаходження - номер стелажа і місце по підготовленій системі адресації матеріалів.

Картки зберігають в картотеках по групах цінностей. Одну групу від іншої відділяють перегородками з картону або фанери, на яких надписують назву групи, Внутрі кожної групи картки розміщують в порядку послідовності кодів (номерів) матеріалів.

На складах з невеликою номенклатурою матеріальних цінностей замість карток можна вести книгу складського обліку (форма №240). Рахунки в ній відкривають на кожну назву продуктів і матеріалів, виділяючи для цього кілька сторінок з таким розрахунком, щоб вистачило місця для записів протягом року. Якщо відведеного числа сторінок виявилося недостатньо, записи здійснюють на інших вільних сторінках. Облік ведуть в розрізі груп цінностей: добрива, тверде паливо, нафтопродукти, сировина тощо. Послідовність відкриття рахунків в цій книзі повинна бути узгоджена з регістрами, які ведуться у бухгалтерії господарства. Листи в книзі нумерують, а їх кількість засвідчується підписом головного бухгалтера, який робиться в кінці книги. На першій сторінці приводиться перелік всіх рахунків, які відкриті в книзі. В ній записують решту цінностей на початок року на підставі книги за попередній рік, звірених з даними інвентаризаційних описів.

На підставі оформлених в установленому порядку первинних прибуткових і видаткових документів завідуючий складом повинен в той же день зробити записи з картки (у книгу) складського обліку про надходження та видачу матеріалів, вивести залишки на кінець дня.

Розноску  із лімітно-забірних карток у картки (книгу) складського обліку даних про відпуск матеріалів можна здійснювати також по мірі закриття карток, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. При такому порядку записів в лімітні картки потрібно зберігати разом із відповідними картками (книгами) складського обліку.

Працівники  бухгалтерії підприємства повинні систематично, але не рідше одного разу на десять днів, здійснювати безпосередньо на складах перевірку своєчасності і правильності оформлення первинних документів по складських операціях, а також запису у картки (книгу) складського обліку. Перевірку записів операцій і виведення залишків завідуючим складом працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки. Одночасно з такою перевіркою працівник бухгалтерії приймає від завідуючого складом-первинні документи. Підставою для приймання-здачі документів є підпис працівника бухгалтерії в картках складського обліку.

Контроль  за правильністю ведення документації і складського обліку з боку облікових працівників можна здійснювати не безпосередньо на складі, а в бухгалтерії. В такому випадку первинні документи в установлені строки, але не рідше одного разу на місяць повинні здаватися в бухгалтерію разом з реєстром приймання-здачі документів(форма № М-13). В ньому по кожній групі або номенклатурному номері вказують кількість і номери документів, що здаються.

Реєстр можна  складати по прибуткових і видаткових документах. Реєстр готують в двох примірниках, один з яких з документами передають бухгалтеру, а другий (без документів) з підписом бухгалтера повертається завідуючому складом і є підтвердженням про здачу документів.

Прийняті  документи бухгалтер перевіряє  і здає оператору для обробки на обчислювальній машині (персональному комп'ютері), на якій складають звіт про рух матеріальних цінностей (матеріальний звіт). Він повертається на склад для перевірки повноти і правильності включення всіх документів, підпису його і передачі у бухгалтерію.

Персональний  комп'ютер може бути безпосередньо на складі. Тоді тут же здійснюється обробка інформації з первинних документів автоматизовано, тобто створюється автоматизоване робоче місце (АРМ).

При ручному способі  обробки первинних документів завідуючий складом у кінці кожного місяця складає і подає в бухгалтерію звіт про рух матеріальних цінностей (форма №121). Підставою для його складання є первинні документи та записи в картках (книзі) складського обліку.

Звіт готують  у двох примірниках, із яких один разом з первинними прибутковими та видатковими документами передається в бухгалтерію підприємства, а другий (без документів) з підписом бухгалтера про прийняття повертається завідуючому складом і служить підтвердженням здачі звіту.

На кожну  групу матеріальних цінностей, які  обліковуються на окремих синтетичних рахунках, складають окремий звіт. В ньому вказують залишок цінностей на початок місяця, їх надходження, вибуття і залишок на кінець місяця. Надходження і вибуття групують по джерелах приходу і каналах витрачання так, щоб можна було прямо на звіті проставити кореспонденцію рахунків при контировці документа. Це спрощує перевірку даних звіту і подальшу роботу з обліку матеріальних цінностей.

У більшості  випадків матеріально відповідальні  особи складають звіти лише в  натуральних вимірниках, їх оцінку (таксування) проводять у бухгалтерії підприємства.

При великій  номенклатурі матеріалів обсяг звітів буває досить громіздким. Щоб його зменшити, окремі господарства в звіт включають не всі матеріальні цінності, а лише ті, по яких за звітний період був рух (надходження, вибуття, надходження і вибуття одночасно). Цим вдається зменшити обсяг звіту більш як на половину. Облік при цьому не погіршується, бо якщо руху не було, то залишки матеріалів будуть такими ж, як і в попередньому звітному періоді.

В зв'язку з  великою кількістю найменувань  запасних частин допускається складати звіти в сумовому виразі. Бухгалтерія в цьому випадку має особливо чітко контролювати надходження і вибуття запасних частин згідно з доданими до звіту первинними документами.

 По нафтопродуктах складають окремий звіт про  рух пального і мастил (форма № 120). Техніка складання, порядок приймання і перевірки його аналогічні як і звіту по формі № 121.

Організовуючи облік  матеріалів, слід пам'ятати, що обсяг  облікової інформації завжди повинен  бути в межах розумної потреби. Зайва інформація призводить до збільшення витрат на її отримання, але не може бути ефективно використана в системі управління підприємством. Недостатня інформація може привести до погіршення контролю. Це потрібно врахувати при організації обліку матеріалів.

Якщо діяти лише за інструкціями, то на кожну назву, сорт і розмір матеріалів потрібно відкривати окрему картку складського обліку. Таким чином, наприклад, лише для обліку цвяхів можна використати до десятка карток. Адже цвяхи є різні за сортами, розмірами, цінами. Проте в обліку завжди потрібно діяти виходячи з реального життя. Тому по тих же цвяхах достатньо відкрити одну або дві картки і цим буде забезпечений необхідний контроль.

Працівники бухгалтерії  зобов'язані періодично проводити  на складах контрольні вибіркові  перевірки залишків цінностей, особливо дефіцитних і дорогих, для порівняння їх із даними обліку, здійснювати інструктаж матеріально відповідальних осіб про порядок ведення кількісного обліку, складання матеріальних звітів, оформлення документів на право одержання та видачу матеріалів.