Облік виробничих запасів

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують  господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні  бути складені у момент проведення кожної господарської операції або  якщо це неможливо, безпосередньо після  її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бух обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операції, пов’язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, ТМЦ та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються  на бланках типових форм, а також  на бланках спеціалізованих форм.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здіснення всіх господарських операцій, що були проведені у первинних документах.

Відповідальність за своєчасне  і якісне складання документів, передачу їх у встановленні графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Забороняється приймати до виконання  первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним  актам.

Первинні документи, що пройшли  обробку, повинні мати відмітку, яка  виключає можливість їх повторного використання.

У процесі документального оформлення первинного обліку запасів необхідно  користуватися відповідними нормативними документами (додаток табл. 2.1.).

Основними типовими документами з  оприбуткування та видачі матеріалів ж Накладні, Товарно-транспорті накладні, Прибуткові ордери, Акти про приймання  матеріалів тощо.

Матеріали, що проводять на склад, ретельно перевіряють встановлюють відповідальність їх якості, кількості, асортименту, умовами поставок і супровідними документами. Якщо не виявлено розходження, матеріали приймають. При цьому можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування. Прибуткового ордера. У першому разі на одному примірнику документа (постачальника), який підписує матеріально  відповідально особа, ставлять штампи прийому, у другому – оформляють прибутковий ордер (ф. М-4). Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки.

У випадках, коли є розбіжності  кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також  для матеріалів, що надійшли без  платіжних документів, складають  „Акт про приймання матеріалів” (форма ММ7).

Акт складається комісією, яка призначається  керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник  відділу постачання (або відповідальна  особа) та ін. У цій комісії обов’язково  є участь представника, а за його відсутності – представника іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При одержанні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідальність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів. Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домогтися вибіркової перевірки маси і стану прибулих матеріалів.

Якщо при прийманні вантажу  буде встановлено розходження з  даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання  щодо цілісності вантажу, складають  комерційний акт. Цей акт є  основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.

Матеріальні цінності, що надійшли від  постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі Товарно-транспортної накладної, одержаної  від вантажовідправника.

У разі находження вантажу на склад без документів відділ постачальника виписує наказ складу про прийом вантажу без документів. Завідуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітною особа зобов’язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно одержувати в  банку рахунки-фактури ф. №868 перевірити їх відповідність надходження матеріальних цінностей на склад підприємства (відділ постачання) і контролювати своєчасність їх оплати.

На практиці трапляються випадки, коли виробничі запаси надходять  до складу без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називають невідфактурованими.

У разі надходження вантажу на склад без документів відділ  постачання виписує Наказ про прийняття вантажів без документів до складу. Завідуючий складом подає накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На склади також можуть надходити  запаси із своїх цехів, їх оприбутковують за допомогою накладної. Накладна складається матеріально відповідальною особою складу (цеху), що здав цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу, що здав матеріальні цінності, підставою для списування цінностей, а другий – складу (цеху) для оприбуткування цінностей.

Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, не використовуваних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітно-забірною карткою, оскільки у ній передбачено облік  повернення матеріалів, відпущених у виробництво.

Відпуск сировини і матеріалів у  виробництво – це відпуск їх безпосередньо  для виготовлення продукції, а також  на ремонтні та господарські потреби.

Матеріали у виробництво повинні  відпускатися відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю виробу, а також плану випуску продукції на місяць.

Основними документами, що відображаються відпуск матеріалів зі складу для  внутрішньогосподарських потреб, є  лімітно-забірні картки (Т.ф. М-8), накладні вимоги.

Накладні вимоги являють собою  єдність розпорядчого і виправдного  документів і використовуються для  одноразового відпуску матеріалів. Відпуск  матеріалів, що повторюються, можна  оформити лімітно-забірними картками, що об’єднують у собі розпорядчий документ, який містить ліміт відпуску, й накопичувальний виправдний документ, що підтверджує багаторазовий відпуск матеріалів зі складу в рахунок ліміту. Лімітно-забірні картки заповнюються планово-виробничим відділом напередодні одержання матеріалу (місяця) і візуються відділом постачання. Використовують також лімітно-забірні картки типової форми № М-28 і №М-28 а.

Лімітно-забірні картки виписують  у двох примірниках: один до початку  місяця передається цеху-споживачу, другий – складу.

Завідуючий складом робить відмітку про кількість відпущеного матеріалу в обох примірниках лімітно-забірної картки і визначає залишок (сальдо) не використовуваного ліміту. Факт відпуску підтверджується двома підписами: завідуючого складом і одержувача матеріалів.

По закінчені місяця або використання ліміту лімітно-забірні картки здають до бухгалтерії.

Відпуск матеріалів на строку виконується  на підставі договорів нарядів та інших документів і письмового розпорядження  керівника підприємства.

Відпуск, як і надходження матеріалів оформлюють також товарно-транспортною накладною (за потребою).

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад оформлюють також  накладною вимогою типової форми  № М 11, як і здачу відходів виробництва  на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.

Здійснюються облік матеріалів на складі з допомогою карток за формою № М-12. Картки складського  обліку матеріалів відкриваються в  бухгалтерії й віддаються під  розписку у реєстрі, де вказується дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи  в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально-відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.

Сортовий облік матеріалів на складах можна вести також і в книгах.

Складський облік матеріалів є  важливим фактором контролю за зберіганням  матеріальних цінностей підприємства. Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організують за партіями надходження матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунку, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організують і бухгалтерський обік матеріальних цінностей, що дає змогу проводити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Завідуючий складом (комірник) щоденно  записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження  і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.

Записи в регістрах сортового  обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної  в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси.

Реєстром приймання-здавання документів типової форми № М-13, який оформляється матеріально відповідальною особою. У Реєстрі вказують кількість  документів їх номери, групи матеріалів, до яких вони належать. За погодженням матеріально відповідальної особи допускається здавання первинних документів і без оформлення Реєстру. Підтвердженням здавання-приймання документів у таких випадках є підпис працівника бухгалтерії по кожній операції у картах складського обліку про перевірку записів.

Лімітно-забірні картки після використання ліміту здають складом до бухгалтерії  негайно, а наприкінці місяця повинні  здаватися всі лімітні картки. Здавання документів до бухгалтерії  потрібно для подальшої їх обробки тобто ведення бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерського обліку матеріалів. Облік матеріалів у бухгалтерії ведуть не тільки в натуральному, а і в грошовому виразі.

На підприємстві ВАТ ВТШП „Галичина” надходження запасів оформляється прибутковою накладною або актом про приймання матеріалів на підставі супровідних документів (накладних, видаткових накладних, товарно-транспортних накладних рахунків).

Прибуткова накладна застосовується обліку матеріалів, що надійшли від постачальників.

Акт про приймання матеріалів складається  при прийманні матеріалів, що прибули  без документів, а також при  прийманні матеріальних цінностей, що мають кількісні та якісні розбіжності  з даними супровідних документів постачальника.

Для оформлення вибуття запасів використовують такі первинні документи:

• накладна, яка є підставою для списання виробничих запасів підприємства, що здійснило їх відпуск;
• лімітно-забірна картка (форма М-9) яка використовуються при виготовленні продукції;
• накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (форма № М-11), яка застосовується для оформлення відпуску матеріалів усередині підприємства.

Згідно наказу „Про облікову політику підприємства” на даному підприємстві використовують журнально-ордерну  форму обліку. Записи в накопичувальних регістрах виконують по показниках, необхідних для управління і контролю за фінансово-господарською діяльністю підприємства, а також для складання періодичної та річної бухгалтерської звітності. Основними регістрами обліку є журнали-ордери, що ведуться по кредиту синтетичних рахунків і дебету кореспондуючих рахунків. Використовують також регістри аналітичного обліку – відомості, таблиці, книги і картки. Для обліку виробничих запасів використовують журнал-ордер №5 і відомість №5.

 

 

Таблиця 2.1.

Первинні документи  з обліку виробничих запасів

Форма документу	Назва документу	Призначення документу
1	2	3
М-1	Журнал облік вантажів, що надійшли	Застосовується для реєстрації  транспортних документів пов’язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
М-2	Довіреність	Призначена для підтвердження  права окремої посадової особи  виступати довіреною особою п-ва при отриманні запасів
М-2 а	Акт списання бланків довіреностей	Призначені для списання використаних бланків довіреностей
М-3	Журнал реєстрацій довіреностей	Призначений для реєстрації виданих  довіреностей та розписки в їх отриманні
М-4	Прибутковий ордер	Викор. на складі, заповнюється в день надходження запасів при відсутності  розбіжностей з документами постан., при оприбуткуванні запасів, отриманих з переробки
М-7	Акт про приймання матеріалів	Застос. при прийнятті запасів, якщо є розбіжності з документами  постач, або коли виробничі запаси надійшли без документів. Викор. для  обліку надходж. запасів і виправлення листа-претензій постачальнику
М-8,9, 28, 28 а	Лімітно-забірна картка	Викор. для систематичного відпуску у виробництво лімітованих матер., а також ждя поточного контролю за дотриманнями встановлених лімітів  їх відпуску. Зазнач. Місячний ліміт  відпуску певному цеху
М-10	Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матер.	Заповн. при разовому відпуску запасів  для виробничих та господарських  потреб
М-11	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє  переміщення) матеріалів	Використовують для разового відпуску запасів всередині підприємства
М-12	Картка № складського обліку матер.	Використовують для обліку виробничих запасів на складі.
М-14	Відомість обліку залишків матер. на складі	Використовується для взаємозв’язку  складського та бухгалтерського  обліку
М-16	Матеріальний ярлик	Використовується для позначення одиниць запасів
М-18	Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матер. від встановлених норм запасу	Складається завскладом у разі виявлення  відхилень фактичного залишку, виробничих запасів від встан. норм
М-19	Матер. звіт	Склад МВО і передається до бухгалтера, відображає рух запасів на складі за певний період
М-26	Довіреність (бланк суворого обліку)	Призначена для підтвердження  права окремої посадової особи  виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів
63	Рахунок-фактура	Викор. для розрахунків між постач. та покупцями за відвантажені (відпущені) товари
1-ТН	Товарно-транспортна накладна	Призначена для обліку поставок запасів та розрахунків за їх перевезення  автомобільним транспортом. Викор. для якісного та кількісного приймання запасів
-	Акт закупки ТМЦ	Викор. при закупівлі запасів  підзвіти особами у фізичних осіб на ринку та в ін. місцях торгівлі. Форма Акту повинна бути затверджена  наказом про облік. політику. При  оформленні в ньому обов’язково зазначаються паспортні дані та ідентифікаційний код продавця