Облік матеріалів в місцях зберігання та в бугалтерії

    Після кожної операції з надходження чи витрачання матеріалів на підставі первинних документів робиться запис у картці складського обліку і виводиться залишок матеріалу в кінці робочого  дня.  

    На   основі   карток   відділ   постачання   може здійснювати  операційний контроль за повнотою оприбуткування вантажів і дотриманням норм запасів.

    Усі операції надходження матеріалів на підприємство повинні бути оформлені первинними документами.

      Можливі такі напрями надходження  запасів на підприємство :

придбання у постачальника;

придбання підзвітними особами за готівку;

виготовлення  на даному підприємстві;

безкоштовне отримання;

від ліквідації основних засобів та малоцінних необоротних активів;

виявлення надлишків при проведенні інвентаризації;

обмін на подібні та неподібні активи;

інші  напрями[10].

    Придбання виробничих матеріалів планується підприємством. Для цього укладаються договори постачання, у яких визначається кількість, ціна та якість товарно-матеріальних цінностей, що надійдуть на підприємство, а також терміни завезення кожної партії матеріальних цінностей.

    Матеріали, що надходять на склад, ретельно перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають.

    На  склади також можуть надходити запаси із своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайві одержані й невикористані матеріали, а також матеріали, одержані від ліквідації основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, браку у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковують на склади за допомогою накладної.

    Обмін подібними запасами відбувається тоді, коли активи, які обмінюються, мають однакове призначення та застосовуються водній галузі діяльності. Справедлива вартість обмінюваних подібних запасів має відповідати одна одній. Договірну ціну приймають за справедливу. Від справедливої ціни нараховують податковій кредит і податкове зобов'язання.

    Обмін неподібними запасами досить часто  зустрічається при здійсненні розрахунків між вітчизняними підприємствами. Його суть полягає втому, що підприємство обмінює запаси, якими володіє в надлишку, на запаси, щодо яких існує потреба на підприємстві.

    Для документального оформлення руху матеріалів використовуються затверджені наказом Мінстату України від 21.06.96 р. №193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів:

М-1 «Журнал  обліку вантажів, що надійшли»;

    М-2а  «Акт списання бланків довіреностей»;

    М-4 «Прибутковий ордер»;

    М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

    М-8 «Лімітно-забірна картка»;

    М-9 «Лімітно-забірна картка»;

    М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

    М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє  переміщення) матеріалів»;

    М-12  «Картка складського обліку матеріалів»;

    М-13 «Реєстр приймання-здавання документів»;

    М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

    М-15 «Акт про приймання устаткування»;

    М-15а  «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;

    М-16 «Матеріальний ярлик»;

    М-17 «Акт про виявлені дефекти устаткування»;

М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;

    М-19 «Матеріальний звіт»;

    М-21 «Інвентаризаційний опис»;

    М-23 «Акт про витрату давальницьких  матеріалів»;

    М-26 «Картка обліку устаткування для  встановлення»;

    М-28 «Лімітно-забірна картка».

    При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників, підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається «Прибутковий ордер» (М-4)  в одному примірнику.

    При отриманні запасів безпосередньо  від постачальників, доставлених їхнім транспортом сторонньої організації, оформляється «Товарно - транспортна накладна» (ф. №1-ТН)[1] .

    Матеріальні цінності, які надходять на підприємство без товаросупровідних документів постачальника, називаються невідфактурованими поставками або матеріалами в дорозі. Вони оприбутковуються на підставі приймальних актів

(ф. М-7) і відображаються записом.

    У випадку надходження запасів  із кількісними чи якісними відхиленнями від даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7). Для  оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучити відповідних спсціалістів-експертів (юристів, аудиторів). Акт складаться у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перший примірник акта передасться в бухгалтерію, а другий - в юридичний виділ для складання листа-претензії.

    На  складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати «Матеріальний ярлик» (ф. М-16). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

    Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за формою М-12 «Картка складського обліку матеріалів». В ній проводяться записи по кожним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в ф. М-12 є «Прибутковий ордер» (ф. М-4), «Акт про приймання матеріалів» (ф. М-7) і «Товарно-транспортна накладна» (ф. 1 -ТН) — по надходженню, а по видатку —Лімітно-забірні картки (ф. М-8, М-9. М-28а), «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10), «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» (ф М-11), «Акт приймання-передачі обладнання у монтаж» (М-15а), «Акт про витрату  давальницьких матеріалів» (ф.М-23) і «Товарно - транспортна накладна» (ф. 1-ТН).

    Тільки  після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноваженими особами. Список цих працівників  складається і затверджується головним бухгалтером та керівником підприємства. Підставою для відпуску матеріалів із складу у виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — «Накладна вимога» (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям, є «Лімітно-забірні картки» (ф. M-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожного підрозділу на підставі розрахунків економічного відділу підприємства і затверджується керівником.

    Для багаторазового випуску запасів  протягом місяця використовую «Лімітно-забірну  картку» (ф. М-8). У випадку, коли матеріали  відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається «Лімітно-забірна картка»

      Підставою для відпуску комірником запасів  на об’єкти будівництва є «Лімітно-забірна картка» (ф. M-28), яка представлена матеріально відповідальною особою - забудовником. Водночас комірник веде в себе облік відпущених на будову матеріальних цінностей у «Лімітно-забірній картці» (ф. M-28a). В момент відписку матеріал на об'єкти будівництва комірник ставить свій підпис у «Лімітно-забірнін картиці» (ф. M-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у «Лімітко-забірній картці» форми (ф. M-28а).

      Відпускаючи запаси із складу на підставі «Лімітно-забірної картки», комірник зобов'язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допускається тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший — у комірника.

      Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів

(ф. М-12) комірником складається «Відомість  обліку залишків матеріалів на  складі» (ф. М-14). Підсумкові дані  по цій відомості порівнюються  комірником із встановленими  на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з метою запобігання можливим неплановим простоям виробництва, зобов'язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу» (ф. М-18).

      Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відповідальні особи, має скласти «Матеріальний звіт» (ф. М-14), який містить інформацію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запасів, фіксується у «Реєстрі приймання-здавання документів» (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію[11].

 

4.Облік матеріалів в бухгалтерії. 
 

      Оцінка  матеріалів при їх надходженні. Отримані або вироблені матеріали зараховуються  на баланс підприємства за первісною  вартістю, яка складається із суми фактичних витрат на їх придбання  або виготовлення. Надходженні матеріалів на підприємство їх первісна вартість формується наступним чином:

      Придбання - собівартість матеріалів, яка складається  з фактичних витрат.

      Виготовлення  власними силами - виробнича собівартість, яка визначається за П(С)БО 16 "Витрати".

      Внесення  до статутного капіталу - погоджена засновниками (учасниками) підприємства к справедлива вартість.

      Безоплатне  одержання - справедлива вартість запасів.

      Придбання в результаті обміну на подібні активи - балансова вартість переданих матеріалів (якщо ж вона перевищує їх справедливу вартість, то первісною вартістю одержаних запасів є їх справедлива вартість).

      В результаті обміну на неподібні активи - справедлива вартість переданих  матеріалів, збільшена (зменшена) на суму грошових коштів або їх еквівалентів, яка була передана (одержана) в процесі обміну.

      Первісну  вартість матеріалів у випадку їх надходження на підприємство в результаті придбання формують наступні витрати:

суми, що сплачуються згідно з договором  постачальнику (продавцю), за вирахуванням непрямих податків;

суми ввізного мита;

суми  непрямих податків у зв'язку з придбанням матеріалів, які не відшкодовуються  підприємству;

затрати на заготівлю, вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування матеріалів до місця їх використання, включаючи  витрати зі страхування ризиків транспортування матеріалів;

інші  витрати, які безпосередньо пов'язані  з придбанням матеріалів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях[12].

      Надхлдження матеріалів на склад відображвється за допомогою Накладної від постачальника (дод Д. 1). 

Таблиця 4.1

Кориспонденція  рахунків по надходженню запасів.