Методика організації обліку результатів інвентаризації

С1=С0-ДД,                                                                                     (2.1)

де С1 – сальдо розрахунків із бюджетом за податком: заборгованість (+), переплата (-), приведене у співставний вигляд до даних податкового органу, на дату звіряння; С0 – сальдо розрахунків із бюджетом за даними бухгалтерського обліку на дату звіряння: заборгованість (+), переплата (-);

ДД – сума до донарахування (+), до зменшення (-) платежів до бюджету, відображена в декларації (разрахунку) за останній звітній період, не відображена в особливому рахунку платника на дату звіряння.

Якщо одержана величина додатна - має місце заборгованість підприємства перед бюджетом, а якщо від‘ємна – переплата до бюджету [9].

РОЗДІЛ 3

ВІДОБРАЖЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ В БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ

Кінцеві записи фактичних залишків майна, виявлених при інвентаризації, комісія робить в інвентаризаційному описі. Описи можуть складатися як в процесі, так і після закінчення інвентаризації. В практиці інвентаризаційної роботи частіше застосовується другий варіант.

Бланки інвентаризаційних описів видає бухгалтерія підприємства голові комісії під розписку після проведення інструктажу. Проставлення будь-яких реквізитів до початку інвентаризації в описах забороняється. Особливо грубим порушенням є те, що в багатьох господарствах комісіям видаються на руки описи, в яких вказана наявність майна за даними бухгалтерського обліку. Багато інвентаризацій починається не з встановлення фактичної наявності майна в місцях зберігання, а с запису даних за обліком.

Інвентаризаційні описи складаються тільки на дату початку інвентаризації з наступним коректуванням на це ж число фактичної наявності того майна, по якому був рух в період інвентаризації. Початком інвентаризації вважається час надання матеріально-відповідальною особою комісії всіх підтверджуючих документів, складання звіту, реєстру або опечатування документів в сейфі та отримання розписки про повноту надання документів.

Якщо під час інвентаризації операції по руху майна не здійснювалися, то кількість інвентаризованого майна в коморі під кінець інвентаризації буде рівна фактичній кількості цього ж майна на момент початку інвентаризації, хоча інвентаризація проводилася декілька годин або днів. По майну, яке надходить або відпускається з комори в процесі інвентаризації, по записам в робочих зошитах (інвентаризаційних ярликів) складаються окремі описи. Документи по надходженню або видатку з комори майна в період інвентаризації оформлюється за участю членів комісії і візується шляхом надпису “В процесі інвентаризації”, а також вказуються номера опису, в який записано це майно. Такі документи залишаються у матеріально-відповідальної особи і в звіт, який буде прийматися до уваги для визначення результатів не включається.

Описи повинні складатися акуратно, без помилок, текст і цифри слід писати чітко та розбірливо. Помилки при складанні опису виправляють коректурним методом. В процесі заповнення інвентаризаційних описів роблять взаємну звірку кожної сторінки опису, а у випадку розходжень по окремим позиціям (тимчасово) зразу роблять звірку цих цінностей, по яких є розходження із записами в робочих зошитах. Виправлення підтверджуються наступним записом “Виправленому ....вірити”(підписи членів інвентаризаційної комісії та інших зацікавлених осіб). Неоговорені виправлення в інвентаризаційних документах не допускаються. В інвентаризаційних описах дозволяється залишати незаповнені строки. На останніх сторінках (листах) вони повинні прокреслюватися. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна.

Майно одного і того ж найменування, сорту, ціни записуються до відповідного інвентаризаційного опису, як правило, один раз, оскільки під час підготовки до інвентаризації майно з однаковими ознаками, яке знаходиться в одному ізольованому приміщенні у однієї матеріально-відповідальної особи, зосереджується в одному місці або групується на підставі записів в робочих зошитах. Підрахунок підсумків описів одного примірника здійснює член комісії, другого –матеріально-відповідальна особа. На кожній сторінці опису вказується прописом кількість порядкових номерів та загальна кількість (в натуральних показниках) всього майна, незалежно від того в яких одиницях виміру воно відображено, та ставляться підписи всіх членів інвентаризаційної комісії. На останній сторінці інвентаризаційного опису записуються дані по останній сторінці та загальний підсумок порядкових номерів та облікових одиниць в натуральних вимірниках, які включено до опису, цифрами та прописом [13].

Оформлені і пронумеровані описи фактичних залишків майна використовуються в такому порядку:

1.                         перший примірник опису, заповнений членом комісії, і примірник, що заповнений матеріально-відповідальною особою, передаються до бухгалтерії;

2.                         другий примірник опису, заповнений членом комісії, передається матеріально-відповідальній особі. При зміні матеріально-відповідальної особи оформлені описи голова інвентаризаційної комісії передає:

-         перший примірник, заповнений членом комісії, та два примірники, заповнені матеріально-відповідальними особами (передаючим та приймаючим), в бухгалтерію;

-         другий примірник, заповнений членом комісії –матеріально-відповідальній особі, яка приймає майно

3.                         третій – яка здала майно.

Інвентаризаційні описи зо всіма додатками передаються до бухгалтерії в день закінчення інвентаризації.

По закінченню складання інвентаризаційних описів комісія шляхом співставлення фактичних залишків майна з залишками по звітам матеріально-відповідальних осіб, складених на дату інвентаризації, визначається попередній результат інвентаризації. Кінцевий результат інвентаризації визначається в бухгалтерії шляхом співставлення фактичних залишків майна по описам та залишками за книгами, виведеними на дату інвентаризації.

Для цього бухгалтерія підприємства на підставі перевірених даних про облікові та фактичні залишки (за інвентаризаційними описами) майна складає звірювальну відомість результатів інвентаризації за встановленими формами. Звірювальна відомість слугує для відображення результатів інвентаризації. При цьому до звірювальної відомості заносяться ті цінності, щодо яких встановлено відхилення фактичних даних від даних бухгалтерії в той чи інший бік.

До початку робіт зі складання звірювальної відомості бухгалтерія ретельно перевіряє правильність усіх підрахунків, наведених в інвентаризаційних описах або актах. Виявлені в підрахунках або цінах і таксуванні помилки виправляються і завіряються підписами всіх членів комісії і матеріально-відповідальних осіб. За цінностями, які перебувають на відповідальному зберіганні, складається окрема звірювальна відомість.

Складання звірювальної відомості супроводжується такими розрахунковими процедурами:

-   здійснюється взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці;

-   розрахунок природної нестачі (у особливих випадках з особливого дозволу керівника проводяться уточнювальні записи, наприклад, знайдена арифметична помилка або інші неточності у роботі).

У результаті в звірювальних відомостях на підставі перевірених даних по обліку та фактичних залишків майна заповнюються слідуючі реквізити: порядковий номер по опису, найменування майна, одиниця виміру, попередні результати інвентаризації (визначається як різниця між фактичними залишками та залишками по обліковим даним), надлишок (кількість, сума), нестача (кількість, вартість), пересортиця:

a)           надлишки, зараховані в покриття нестач (кількість, вартість, порядковий номер зарахованих нестач);

b)           природна нестача (кількість за нормою, належить до списання, вартість).

Далі відображаються кінцеві результати: надлишок або нестача та канали списання нестачі або оприбуткування надлишку [16].

Методика виявлення результатів така. При нестачі фактичні залишки майна за інвентаризаційними описами менше, ніж за даними бухгалтерського обліку. Розмір нестачі визначається шляхом віднімання із залишків за даними бухгалтерського обліку залишків майна за даними інвентаризації.

Останнім етапом інвентаризаційного процесу є регулювання інвентаризаційних різниць та оформлення пропозицій відносно прийняття рішень по знайденим порушенням (крадіжкам, халатному відношенню до службових обов’язків). Ця робота не з простих і вимагає неабияких здатностей аналізувати факти та події, максимум зосередженості та залізної витримки, тому що в багатьох випадках мова йде про матеріальну відповідальність фізичних осіб. При прийнятті кінцевого рішення зважувати всі “за” та “проти”, неодноразово повертатись до аналізу подій і фактів, що б не помилитися при виборі того чи іншого варіанту. Практичний досвід свідчить, що з любої, навіть самої критичної ситуації, буває декілька виходів, починаючи з найгіршого. Істина завжди десь по середині, і знайти її – справа не з легких, але це завжди повинно бути головною метою членів інвентаризаційної комісії.

Всі рішення комісія приймає на своєму засіданні колегіально і заносить їх до протоколу. При підготовці пропозицій по врегулюванні інвентаризаційних різниць комісія повинна керуватися Законами України і, зокрема, Інструкцією №69. В регулюванні інвентаризаційних різниць п. 11.12 Інструкції №69 передбачає наступне:

1.                         перевищення вартості коштовностей, по яких надлишок, проти вартості коштовностей, по яких нестача при пересортиці, відносяться на збільшення даних обліку відповідних матеріальних цінностей та результатів фінансово-господарської діяльності;

2.                         взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущений тільки по відношенню до товарно-матеріальних цінностей однакового найменування та в рівнозначній кількості при умові. Що лишки та нестачі виникли за один і той же перевіряємий період і в однієї і тієї ж особи, що перевіряється;

3.                         органи державного управління, до ведення яких відносяться підприємства, можуть встановлювати порядок, коли такий залік може бути припущений відносно однієї і тієї ж групи товарно-матеріальних цінностей, якщо цінності, які відносяться до її складу, подібні за зовнішнім видом або упаковані в однакову тару (при відпуску їх без розпаковування тари);

4.                         у випадку. Якщо при заліку нестач лишками при пересортиці вартість цінностей за якими нестача, більше вартості цінностей за якими лишок, різниця вартості повинна бути віднесена на винних осіб;

5.                         якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумарна різниця розглядається як нестача цінностей з верх норм природної втрати з віднесенням їх на результати фінансово-господарської діяльності. За такими сумовими різницями в протоколах інвентаризаційної комісії повинні бути надані вичерпні пояснення причин, за якими різниці не можуть бути віднесені на винуватців.

Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та грошових засобів з бухгалтерськими даними, встановлені при проведенні інвентаризації та інших перевірках, регулюються підприємством в слідуючому порядку:

1.                         основні засоби, ТМЦ, цінні папери та інше майно, за яким надлишки, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності, з послідуючим встановленням причин виникнення надлишку та винних в цьому осіб;

2.                         втрати цінностей в межах затверджених норм списуються за рішенням керівника підприємства. Норми природних втрат можуть застосовуватися тільки у випадку виявлення фактичних нестач. При відсутності норм втрат вона розглядається як зверхнормативні витрати.

3.                         зверх норм втрати і нестачі ТМЦ, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватці не встановлені, або в втягуванні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки. В документах, якими оформлюються списання втрат та понаднормативні нестачі, повинні бути вказані прийняті заходи по недопущенню таких втрат в майбутнєму.

До протоколу заносяться всі виявлені факти порушень чинного законодавства, встановленого порядку зберігання ТМЦ, лишки, які було виявлено та доведені факти перевитрат, крадіжок майна, грошових коштів; розроблені і проголосовані заходи по порядку врегулювання виявлених розходжень за конкретними об’єктами інвентаризації (залік за рахунок пересортиці, списання за рахунок прибутку підприємства або віднесення на винних осіб); затверджені заходи по їх недопущенню в майбутнєму, вказуються прийняті види покарань конкретних фізичних осіб, рішення про направлення матеріалів інвентаризації до судово-слідчих органів.

До протоколу додаються всі документи інвентаризації, а також відомість результатів інвентаризації складена бухгалтером на підставі зданих до бухгалтерії матеріалів по проведеній інвентаризації.

Матеріали інвентаризаційної комісії повинні бути в 5-денний строк розглянуті і затверджені керівником підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. Всі прийняті рішення набувають юридичної сили та стають обов’язковими для виконання всіма працівниками після затвердження керівником підприємства протоколу засідання комісії [18].

ВИСНОВКИ

Сьогодні вже не має потреби доводити важливість проведення інвентаризації на будь-якому підприємстві. Велика кількість публікацій та досліджень в цій області свідчать про актуальність даної теми.