Методика організації обліку результатів інвентаризації

Інвентаризація основних засобів –це не тільки підрахунок фактичної кількості одиниць будівель, машин та обладнання.

Перехід на міжнародні стандарти бухгалтерського обліку потяг за собою зміни в обліку необоротних активів підприємства. Зокрема, значні зміни відбулися в обліку основних засобів в зв’язку з набуттям чинності П(С)БО 7 “Основні засоби”, затвердженого наказом Мінфіну України №92 від 27.04.2000 р. під №288/4509 та набув чинності з 1 липня 2000 р. з введенням в дію даного стандарту збільшилося роботи постійно діючим інвентаризаційним комісіям, оскільки на ці комісії покладаються обов’язки по встановленню вартісних ознак предметів, які входять до складу малоцінних необоротних активів. Також вони повинні: здійснити перерозподіл старого рахунку 01 згідно з вимогами нового законодавства; обрати один із п’яти методів нарахування амортизації, викладених в П(С) БО 7, додаючи метод, яким користувалися до введення в дію нового стандарту; в разі необхідності провести переоцінку окремих об’єктів основних засобів, якщо їх залишкова вартість значно (більш ніж на 10%) відрізняється від справедливої вартості на дату балансу. Також необхідно визначити строк корисного використання (експлуатації) основних засобів.

Основні засоби –матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх в процесі виробництва або поставки товарів, надання послуг, надання в оренду іншим особам або здійснення адміністративних та соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він довше одного року).

Бухгалтерський облік основних засобів ведеться на балансовому рахунку 10”Основні засоби”. Згідно П(С)БО 7, всі основні фонди підприємства для мети бухгалтерського обліку класифікується за групами.

Придбані (створені) основні засоби зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю. Одиницею обліку основних засобів є об’єкт основних засобів.

Об’єкт основних засобів –завершений прилад з усіма належностями до нього та окремий конструкційно відокремлений предмет, призначений для виконання окремих визначених самостійних функцій, або відокремлений комплекс конструкційно об’єднаних предметів одного або різного призначення, які мають для їх обслуговування загальні прилади, приналежності, управління та єдиний фундамент, внаслідок чого кожний предмет може виконувати свої функції, а комплекс –визначену роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно.

Якщо один об’єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), та кожна з них може визнаватися в бухгалтерському обліку окремим об’єктом основних засобів.

Первісна вартість безоплатно одержаних основних засобів дорівнює їх справедливій вартості на дату отримання.

Первісна вартість основних засобів, внесених до статутного капіталу підприємства, визнається узгоджена з засновниками (учасниками) підприємства первісна вартість.

Згідно з п.8 П(С)БО 7 “Основні засоби” і п.4 П(С)БО 19”Об’єднання підприємств”: справедлива вартість – сума, за якою може бути здійснюватися обмін активу або оплата зобов’язання в результаті операції між освідомленими, зацікавленими та незалежними сторонами.

При інвентаризації основних засобів перевіряють правильність: включення до складу основних засобів; нарахування амортизації; проведення переоцінки (індексації). При цьому за першу половину 2000 року перевірка амортизаційних відрахувань та переоцінки здійснюються за нормативними документами діючими на той час. Правильність віднесення цінностей до основних фондів контролюється з урахуванням вимог нового законодавства.

Спочатку комісія перевіряє дані бухгалтерського обліку про наявність: основних фондів, ознайомлюється з записами про рух та технічний стан окремих об’єктів в інвентарних картках або інших документах, які характеризують окремі основні засоби (технічні паспорти, по поверхові плани будівель). Перевіряє наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, які підтверджують право власності підприємства на них.

Після ретельного вивчення облікової інформації члени комісії оглядають об’єкти в натурі з метою перевірки фактичної наявності у визначених розпорядчими документами керівника підприємства місцях експлуатації та встановлення їх придатності для подальшого їх використання за прямим призначенням. До опису заносять їх повну назву, призначення, інвентарний та заводський номера, рік випуску (будівлі), дату введення в експлуатацію, балансову (первісну) вартість. У випадку виявлення непридатних до експлуатації основних фондів на них складається “Акт ліквідації” типової форми ОЗ-3 (затвердженої наказом Мінстату від 29.12.95. №352) та вносяться пропозиції по подальшому їх використанню в іншій якості. Такі об’єкти заносять в окремий опис. Об’єкти, які за своїми економічними характеристиками не відносяться до основних засобів, переводяться до складу інших активів (ТМЦ, МНМА чи МШП).

При виявленні неврахованих основних засобів встановлюється, коли і за чиїм розпорядженням побудовані невраховані об’єкти, виявлені при інвентаризації, за рахунок яких джерел списані витрати на їх споруду, з відображенням даних в протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Якщо встановити первісну вартість за фактичними витратами неможливо, виявлені невраховані об’єкти оцінюють за їх справедливою вартістю на дату їх виявлення. Знос визначають експертним шляхом, в залежності від технічного стану відповідного об’єкту (з оформленням відповідного акту).

Подібні об’єкти – об’єкти, які мають однакове функціональне призначення і однакову справедливу вартість, які надійшли одночасно та в один цех, обліковуються в інвентарній картці групового обліку, до опису припускається вносити однією строкою з вказанням кількості таких об’єктів та їх загальної вартості [19].

Робочу худобу, велику рогату худобу, свиней (матки, борови), особливо цінні вівці та іншу племінну худобу переважно заносять в окремі описи, отже індивідуально. Інших тварин обліковують в описах груповим порядком, за віковими та статевими групами, з вказанням кількості голів та живої ваги.

Інвентарні об’єкти, що знаходяться за межами підприємства (на капітальному ремонті, автомобілі в довгострокових поїздках, предмети в прокаті, в переробці та ін.) належать інвентаризації до моменту їх тимчасового вибуття з підприємства, а якщо це неможливо (наприклад, передача до капітального ремонту за довго до початку інвентаризації) –заносять до окремого опису на підставі первинних документів, які підтверджують знаходження таких засобів в ремонті, користуванні (наприклад, договори на капремонт, платіжне доручення на часткову оплату наданих послуг прокату, акти приймання-передачі виконаних робіт і т. ін.)

На основні засоби, що знаходяться в оренді на даному підприємстві, складається окремий опис в двох примірниках з обов’язковою перевіркою відповідних документів, які підтверджують факт отримання в оренду (договір, угода, акт приймання-передачі). Один примірник опису пересилається (передається) орендодавцю. На основні засоби, передані в оренду комісія зобов’язана отримати інвентаризаційний опис від орендаря, і тільки на його підставі приймається рішення про включення таких засобів до списків інвентаризації.

Якщо під час інвентаризації виявлені нестачі або лишки, комісія бере у матеріально-відповідальної особи письмове пояснення причин виникнення таких розходжень та в подальшому використовує їх для встановлення характеру лишків та нестач, для регулювання інвентаризаційних різниць та прийняття рішень про відшкодування нестач. Лишки незалежно від причин їх виникнення, оприбутковуються на баланс підприємства.

Результати обробляються робітниками бухгалтерії підприємства. Така робота складається в регулюванні розходжень фактичної наявності основних фондів з даними бухгалтерського обліку, встановленими при інвентаризації. Позиції, за якими маються розходження, при інвентаризації заносяться до звірювальної відомості.

Особливістю інвентаризації нематеріальних активів є те, що комісії слід враховувати наступне:

1.                    Перевірка нематеріальних активів здійснюється тільки в грошовому виразі на підставі первинних документів. До числа останніх відносяться акти приймання-передачі, платіжні доручення та документи, ліцензійні угоди, патенти та інші свідоцтва, що підтверджують факт придбання або створення нематеріальних активів;

2.                    перевіряється відповідність нематеріальних активів вимогам, викладеним в П(С)БО 8”Нематеріальні активи”;

3.                    визначається можливість отримання в майбутньому економічних вигод від використання нематеріальних активів.

Відповідно П(С)БО 8 нематеріальні активи - немонетарний актив, який не має матеріальної форми, може бути ідентифікований (відокремлений) від підприємства і використовується більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях або для надання в оренду іншим особам.

На сьогодні не існує офіційно встановленої форми інвентаризаційного опису нематеріальних активів. Тому сьогодні підприємства можуть самостійно розробити її, використовуючи як базову модель форму №ВНА-1 “Відомість обліку нематеріальних активів, нарахованої амортизації (зносу)” затверджену наказом міністерства фінансів України від 11.02.98 року.

У такому описі комісія обов’язково повинна зазначити:

1.                    інвентаризаційний номер об’єкта;

2.                    його назву і стислу характеристику;

3.                    місце знаходження (експлуатації), тобто назву структурної одиниці підприємства;

4.                    первинну вартість і суму нарахованого зносу;

5.                    строк корисного використання.

Слід враховувати, що при інвентаризації таких нематеріальних як програмне забезпечення комісія обов’язково перевіряє їх робочий стан та визначає перелік заходів, проведення яких і надалі дозволить підтримувати ці нематеріальні активи в робочому стані [14].

2.3. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, балансові рахунки 20,21,22,23,24,25,26,27,28, позабалансовий рахунок 02 найчастіше трапляються в практичній діяльності підприємств. Це один з радикальних методів контролю за збереженням оборотних активів підприємства і водночас є дійовим способом нагляду за роботою матеріально-відповідальних осіб. Інвентаризація ТМЦ використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції та послуг, а ще в тих випадках, коли інші способи отримання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов’язковими є проведення інвентаризації в разі зміни матеріально-відповідальних осіб. А роздрібна торгівля та громадське харчування без інвентаризації сировини чи товарів просто не зможуть ефективно функціонувати.

Перед тим, як проводити інвентаризацію необхідно з’ясувати, які ТМЦ відносяться відповідно до П(С) БО 9 ”Запаси”, затвердженого наказом Мінфіну України від 20.10.99 №246, до запасів.

Так, згідно п. 4 П(С) БО 9 запаси – це активи, які утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності, перебувають в процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва; утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Запаси визнаються активом, якщо є ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена.

Для цілей бухгалтерського обліку запаси включають:

-   сировину, основні і допоміжні матеріали, комплектуючі вироби, та інші матеріальні цінності, призначені для виробництва продукції, виконання робіт і послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;

-   незавершене виробництво у вигляді незакінчених обробкою і складанням деталей, вузлів, виробів та незакінчених технологічних процесів. Незавершене виробництво на підприємствах, що виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприємством ще не визнало доходу;

-   готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним і якісним характеристикам, непередбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;

-   товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;

-   малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормативного операційного циклу, як що він більше одного року;

-   молодняк тварин і тварини на відгодівлі, продукцію сільського господарства, якщо вони оцінюються за П(С)БО [9].

Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх найменування або однорідна група (вид). Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю. Порядок визначення первинної вартості запасів наведено в п. 9 П(С)БО9.

Інвентаризація ТМЦ - трудомістка і морочлива справа. Вона потребує від членів комісії постійної уваги, усидливості, стійкості перед спокусою отримати хабаря. У багатьох випадках інвентаризація ТМЦ є чи не єдиним способом вирішення злободенних питань, які виникають в роботі того чи іншого підприємства (наприклад, при передачі складських приміщень, справ, передачі зміни в торгівельному закладі тощо).