Хозяйственный учет, его сущность и значение

оборот по кредиту счета 90 «Продажи» составил 236000 руб.

Счет 90 «Продажи» сальдо не имеет, следовательно, организация от продажи продукции получила прибыль на сумму 20000 руб. (236000-216000).

Бухгалтерская запись: Д-т 90              К-т 99.

По окончанию отчетного года все субсчета к счету 90 «Продажи», кроме субсчета 90-9, закрываются внутренними записями на субсчет 90-9 «Прибыль / убыток от продажи».

Тема 6. Техника и формы бухгалтерского учета

1. Документация и ее роль в бухгалтерском учете

Ежедневно на предприятии совершается множество различных  хозяйственных операций, которые вызывают изменения в составе средств и их источников. Специфика деятельности бухгалтерской службы заключается в необходимости составления и обработки большого количества самых разнообразных документов, отражающих эти изменения.

Документ – это письменное распоряжение на выполнение какой-либо хозяйственной операции; либо подтверждение уже совершенной операции, что является основанием для отражения ее в системе счетов бухгалтерского учета.

Сплошное и систематическое отражение хозяйственных операций в документах называется документированием. Хорошо поставленное документирование помогает предупреждать нарушения, вскрывать злоупотребления, дисциплинирует работников. Достоверную информацию, в нужные сроки можно получить лишь при условии своевременного и точного оформления документов. Комплекс взаимосвязанных документов, применяемых при выполнении производственных функций и управления, называется системой документации.

Бухгалтерские документы служат не только для обоснования учетных записей, но выполняют и контрольно-аналитические функции, используются как доказательства при спорах между юридическими лицами в судах, арбитраже. Документы имеют юридическую силу, если они составлены своевременно и оформлены в соответствии с предъявляемыми требованиями. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129 ФЗ подчеркивается, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм учетных документов, или в другой форме, которая должна содержать следующие обязательные реквизиты (показатели):

         наименование документа;

         дату составления документа;

         наименование организации, от имени которой составлен документ;

         содержание хозяйственной операции;

         измерители операции в денежном и натуральном выражении;

         наименование и подписи должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления.

Для удобства оформления и последующей обработки реквизиты располагаются в различной последовательности, которая определяет форму бухгалтерского документа. Наиболее распространенной является зонная форма, при которой документ разделяют на зоны, предназначенные для размещения отдельных реквизитов. Анкетная форма предполагает последовательное размещение реквизитов друг за другом, сверху вниз. В документах табличной формы реквизиты размещаются по вертикали и горизонтали в виде своеобразной матрицы. Возможны и комбинированные формы документов.

2. Классификация документов

Основными принципами разработки форм документов являются  стандартизация и унификация. Под стандартизацией понимается установление строго определенных размеров бланков, на которых печатаются формы документов. Унификация документов – это установление единой формы документа для регистрации однородных операций.

Разнообразие хозяйственных операций определяет и разнообразие документов, которыми они оформляются. Сотрудникам бухгалтерии приходится иметь дело с нормативно-правовыми, организационно-распорядительными, информационно-справочными, расчетно-денежными и другими видами документов. Для лучшего понимания и правильного применения документов в учете их классифицируют по ряду признаков (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация первичных документов

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы, которые содержат приказ, задание на выполнение хозяйственной операции. Это могут быть документы на принятие или выдачу материальных ценностей, денежных средств. Но распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения операции и не могут служить основанием для учетных записей. К ним относятся доверенности, банковский чек.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. Их составляют в момент исполнения операции и они служат оправданием в расходовании, получении материальных ценностей или денежных средств. Эти документы являются основанием для отражения хозяйственной операции в учете. К ним относятся приходный ордер, акт приема-передачи основных средств.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии на основании распорядительных и оправдательных документов и самостоятельного значения не имеют. К данному типу документов относятся группировочные и распределительные ведомости, листки-расшифровки, бухгалтерские справки и расчеты на основании действующих инструкций. Комбинированные: авансовый отчет, приходный кассовый ордер.

По степени обобщения (порядку составления) бухгалтерские документы делятся на первичные, которые составляются в момент совершения операции (расходный кассовый ордер). На основе первичных документов путем обобщения их данных составляются сводные документы (авансовый отчет).

По степени охвата операций бухгалтерские документы делятся на разовые, которые заполняются в один прием (требование), и накопительные, в которых отражаются однородные, систематически повторяющиеся операции за определенный период (лимитно-заборная карта).

По месту составления бухгалтерские документы подразделяются на внутренние (кассовые документы) и внешние (выписки банка).

По количеству учетных позиций документы могут быть однострочными и многострочными. Многострочные документы уменьшают потребность в учетных бланках и более рациональны при работе с вычислительной техникой.

По воспроизведению (подлинности составления) различают: подлинные документы, копии и выписки, когда воспроизводится часть реквизитов.

Каждый документ относится к различным классификационным группам. Например, счет-фактура поставщика – это типовой, разовый, внешний, первичный, оправдательный, текущего хранения и т.д.

3. Документооборот

Формирование учетной информации в организации начинается с момента оформления, приема, проверки и регистрации документов в соответствующих журналах, ведомостях.

Правильное оформление и умение проверить первичные документы – основа квалифицированной работы бухгалтера. Порядок работы с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с составлением хозяйственных операций или непосредственно после ее совершения.

Порядок и пути прохождения документа с момента составления до сдачи его в архив называется документооборотом (см. рис. 2).

Главный бухгалтер организации определяет перечень первичных документов, круг лиц, ответственных за их составление, утверждает график происхождения документов между структурными подразделениями предприятия.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, подлежат обязательной проверке:

1) по существу;

2) по форме;

3) арифметической.

Рис. 2. Стадии документооборота

Проверка по форме позволяет установить полноту заполнения документа, наличие необходимых реквизитов и подписей. Проверка по существу – это проверка законности и целесообразности хозяйственной операции. Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим действующему законодательству. Ошибки, обнаруженные в результате арифметической проверки, подлежат исправлению.

При обнаружении ошибок в денежных документах их следует переписать заново, т.к. исправления в них не допускаются. В денежных документах наряду с суммой цифрами обязательно указывается сумма прописью. Проверенные и исправленные документы группируются, оформляются бухгалтерскими записями.

Обеспечение сохранности бухгалтерских документов – важный элемент организации бухгалтерского учета. Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлен минимальный срок хранения – 5 лет. Лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет. В соответствии с правилами архивного дела в бухгалтерии хранятся документы текущего и прошлого года.