Хозяйственный учет, его сущность и значение

Изъятие документов у организаций производится только органами дознания, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией, налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру.

В случае пропажи или гибели документов руководитель назначает комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, копия которого направляется в соответствующую налоговую инспекцию.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

         прохождение документов должно быть оперативным и  целенаправленно регулироваться;

         следует исключить лишние инстанции в прохождении документов. Каждое перемещение документа должно быть оправданным;

         необходимо добиваться максимального единообразия в прохождении и обработке основных видов документов.

4. Инвентаризация, ее виды и назначение

Основное требование, предъявляемое к бухгалтерскому учету, – реальность его показателей. Иногда данные учета расходятся с фактическим наличием по  причине естественного изменения товарно-материальных ценностей при их транспортировке и хранении (усушка, бой и пр.). Расхождения могут возникать из-за погрешностей весоизмерительных приборов, непреднамеренных ошибок в подсчетах и других фактов не зафиксированных документально. Достоверность учетной информации обеспечивается периодическим проведением инвентаризации.

Инвентаризация – это способ выявления, с последующим учетом, хозяйственных средств предприятия на определенную дату, путем их подсчета, оценки и сверки с данными бухгалтерского учета. Она обеспечивает полноту и качество учетных данных.

В процессе проведения инвентаризации решаются и другие задачи:

         выявление залежавшегося, неполноценного имущества,

         подтверждение реальности отдельных статей баланса,

         оценка условий хранения ценностей и состояния складского хозяйства,

         установление причин расхождения фактического наличия с учетными данными.

Периодичность и порядок проведения  инвентаризации устанавливает руководитель организации в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ № 49 от 13 июня 1995 г.

По характеру инвентаризации бывают плановыми и внезапными (по требованию руководителя, следственных органов). Сроки проведения плановой инвентаризации устанавливаются в соответствии с требованиями учета. Обязательно проводится инвентаризация в случаях смены материально ответственных лиц, перед составлением годовой отчетности, при передаче имущества в аренду, продаже предприятия, при обнаружении факта хищения, после стихийных бедствий.

В зависимости от объемов инвентаризация бывает полной и частичной.

Инвентаризации подлежит все имущество, принадлежащее организации, а также не принадлежащее ей и учитываемое за балансом (материалы, принятые в переработку или на ответственное хранение, арендованные основные средства).

Методическими указаниями по инвентаризации установлен определенный порядок ее проведения и оформления результатов. Качество и эффективность инвентаризации во многом зависит от состава и квалификации инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию логично разделить на четыре этапа:

         подготовительный;

         проверка фактического наличия материальных ценностей;

         документальное оформление результатов инвентаризации;

         принятие решений руководителем по результатам инвентаризации.

Перед началом работы инвентаризационной комиссии материально ответственные лица дают расписку о том, что на дату проведения инвентаризации отсутствует неоприходованное или несписанное имущество. Фактические остатки по каждому наименованию, после подсчета, взвешивания, вносятся в инвентаризационную опись в единицах учета. Отдельная опись составляется на некачественные, испорченные материалы и изделия.

Результаты инвентаризации обобщаются в сличительной ведомости. В ней отражается имущество, по которому выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, как в натуральных, так и стоимостных измерителях.

Зачет недостачи одного имущества излишком другого запрещен. Исключение составляет пересортица и только при одновременном наличии следующих условий:

         один и тот же отчетный период,

         одно и то же материально ответственное лицо,

         одинаковые наименования товарно-материальных ценностей,

         количество недостачи тождественно количеству излишка.

Результаты инвентаризации на основании приказа руководителя отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке:

       Излишки материальных и денежных средств подлежат оприходыванию и зачислению на финансовые результаты:

Д-т 01 «Основные средства»                            К-т 91 «Прочие доходы и расходы» 

10 «Материалы»

43 «Готовая продукция»

50 «Касса»

       Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля на счете 94 «Недостачи и потери от порчи»:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи»                            К-т 10 «Материалы»

       43 «Готовая продукция»

       41 «Товары»

В зависимости от причин возникновения недостач, порядок их списания будет разным.

       Недостача материальных ценностей в пределах норм, утвержденной в установленном порядке, списываются на издержки производства, обращения.

Д-т 20 (26, 44)               К-т 94 «Недостачи и потери от порчи».

При отсутствии норм вся недостача считается как сверхнормативная и списывается на материально ответственное лицо.

Д-т 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»              К-т 94 «Недостачи и потери от порчи».

В случаях когда виновники не установлены или во взыскании с виновных отказан судом, в случае стихийных бедствий, убытки от недостач списываются на финансовые результаты: Д-т 91              К-т 94.

Инвентаризация расчетов с разными дебиторами и кредиторами заключается во взаимной проверке с предприятиями и организациями результатов расчетов. Задолженность может оказаться нереальной: предприятие ликвидировано и правопреемник не установлен, пропущен срок исковой давности и пр. В этом случае составляется список безнадежной дебиторской задолженности, которая может быть погашена за счет резерва по сомнительным долгам. Невостребованная кредиторская задолженность зачисляется в состав дохода организации.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена.

5. Виды и формы учетных регистров

Первичные документы, в которых содержится информация о хозяйственных операциях, проверяются, группируются и регистрируются. Этот этап бухгалтерской работы называется учетной регистрацией, а документы, в которых осуществляется эта работа, – учетные регистры.

Учетные регистры – это таблицы, приспособления для регистрации и группировки в них хозяйственных операций, отражаемых в первичных носителях бухгалтерской информации.

Учетные регистры содержат показатели, характеризующие деятельность организации; по данным учетных регистров калькулируется себестоимость продукции; исчисляется чистый доход предприятия. Учетные регистры можно классифицировать по следующим признакам:

1) внешнему виду;

2) характеру записей;

3) объему информации и т.д.

Учетные регистры по внешнему виду могут быть представлены в виде карточек, книг, свободных листов (ведомостей), машинных носителей.

Карточки – бланки учетной регистрации одинакового формата, ничем не скрепленные, отпечатанные на картоне или плотной бумаге. Они используются для учета материальных ценностей на складе, для отражения взаиморасчетов с физическими и юридическими лицами (контокоррентная форма), для учета затрат в постатейном разрезе (многографная форма). Реквизиты и графы наносятся на карточку типографским способом. Контроль за сохранностью обеспечивается регистрацией их в специальных реестрах, а стандартные размеры позволяют использовать для хранения картотеку, в которой карточки группируются по материально-ответственным лицам, по алфавиту, по месту эксплуатации объекта и др.

Книги – это скрепленные переплетом и пронумерованные листы бумаги, предназначенные для регистрации операций или объектов, перечень которых незначителен. Реквизиты, формирующие необходимые сведения об учитываемом объекте, напечатаны типографским способом. Недостатком является отсутствие рациональной организации труда, громоздкость, потеря времени на поиск необходимой информации.

Ведомости – это регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги различного формата и графления, предназначенные для ведения и обобщения однородной учетной информации. Преимущество ведомостей, как и карточек, заключается в возможности заполнения их средствами вычислительной техники, в рациональном распределении труда между учетными работниками, а недостаток – вероятность несанкционированного доступа к информации и утеря регистра.

По строению и порядку размещения дебетовых и кредитовых записей различают учетные регистры односторонние и двусторонние, параллельного и последовательного размещения.

По степени обобщения и объему информации, формирующейся в учетных регистрах, последние делятся на: синтетические, аналитические и комбинированные.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета в разрезе аналитических счетов (описи, лицевые счета).

Синтетические регистры предназначены для отражения данных бухгалтерского учета в обобщенном виде. Записи в них производят не на основании первичных документов, а из ведомостей, где сгруппированы однородные показатели (Главная книга, оборотная ведомость).

Комбинированные регистры совмещают ведение синтетического и аналитического учета. Это наиболее удобная и экономичная форма, т.к. исключается необходимость сверки записей, сокращается время обработки документов, повышается достоверность учета (журналы-ордера N6,N7).

Учетные регистры можно классифицировать и по характеру записей. Хронологическими называются регистры, записи в которые производятся по мере регистрации документов, без их предварительной группировки (книга покупок или продаж, опись инвентарных карточек). Систематические регистры – это регистры, в которых отражаются записи однородных по экономическому содержанию операций (Главная книга). В комбинированных регистрах оптимально сочетается использование хронологических и систематических записей (журналы – ордера, ведомости).

На документах, с которых произведены записи в учетные регистры, делается специальная отметка (контировочный штамп), где указывается номер записи и регистр, в котором отражена операция. Документы подбираются в папки по принадлежности к учетному регистру. Способ записи в регистр может быть как ручной, так и с использованием машинного варианта. Записи должны быть ясными, разборчивыми; допущенные ошибки исправляются в установленном порядке.

6. Исправление ошибок в бухгалтерских документах, регистрах

При составлении документов и оформлении учетных регистров могут быть допущены ошибки. Способы выявления и исправления ошибок зависят от их характера. Различают ошибки арифметические, описки, ошибки в корреспонденции счетов и пр. Исправляют их разными способами: корректурным, дополнительных проводок, сторнировочных записей.

Корректурный способ состоит в зачеркивании неправильной записи и написании рядом ее верного значения. Исправление должно быть оговорено и подтверждено подписью. В денежных документах никакие исправления не допускаются. Корректурный способ исправления ошибок применяют, когда не нарушена корреспонденция и не подведены итоги в регистрах текущего месяца.

Если итоги в учетных регистрах подведены и составлен баланс, используются другие способы исправления ошибок. В случае, если корреспонденция счетов указана верно, но сумма меньше, чем следует отразить, составляется бухгалтерская справка, в которую записывают  сумму разницы и аналогичную корреспонденцию – способ дополнительных проводок.