Бухгалтерский учёт расчетов с покупателями и заказчиками в ОДО «ЭлитПрофиль» операций, пути его совершенствования

Построение собственной товаропроводящей сети в регионах с максимальным охватом  территории и удовлетворением спроса - это стратегическая задача. И решить возможно не только своими силами, но и  вместе с нашими партнерами. Дилерам будет предложен широкий модельный ряд нашей продукции, пакет необходимых документов и особые условия. Это тактика предусматривает дилерские скидки и отсрочку платежей. А поскольку дилер дилеру рознь, к ним предполагается дифференцированный подход. Максимальные скидки получит тот, кто заказывает большие объемы продукции, отличается постоянством и вовремя платит.

Для увеличения объемов продаж менеджеры  ОДО «ЭЛИТПРОФИЛЬ» будут выезжать в регионы, и проводить активные переговоры о налаживание торговых связей с фирмами, расположенными на территории Республики Беларусь, проводить отбор возможных дилеров, дистрибьюторов и принимать участие в проходящих на территории  РБ и СНГ выставках и ярмарках.

Любая компания, активно работающая с клиентами и заинтересованная в росте своего бизнеса, всегда стремится поддерживать высокий уровень обслуживания, а продавать как можно более успешно.

Рано или поздно объем информации по клиентам и взаимодействию с ними достигает такого уровня, что не может быть обработан при помощи стандартных офисных приложений, а потребности развития бизнеса требуют от руководителей получение достоверных данных об уровне продаж, лояльности клиентов и ситуации на рынке.

Продукты класса CRM (Customer Relationship Management- управление отношениями с клиентами) дают возможность не просто автоматизировать взаимодействие с клиентами и процесс продаж, а выстроить их работу таким образом, чтобы получать максимальный результат. Добиться этого можно, используя возможности CRM-систем, которые имеют следующие характеристики [12, 66]:

• оперативность обслуживания клиентов и проведения сделок;
• формализация схем взаимодействия с клиентами, автоматизация документооборота;
• быстрое получение всех необходимых отчетных данных и аналитической информации;
• снижение операционных затрат менеджеров;
• контроль работы менеджеров;
• согласованное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями.

Главной целью проекта новой  информационной системы является детальная  проработка подсистем управления стратегическим маркетингом ОДО «ЭЛИТПРОФИЛЬ», с точки зрения портфельного анализа и инноваций.

Соответственно, в рамках проекта  развертывание новой системы  предполагает осуществить только в  следующих подразделениях компании: порфолио-менеджмента, маркетинга и  инноваций

Для успешной деятельности, данные подразделения  имеют доступ к информации из подсистем  «прямые продажи» и «стимулирование  сбыта».

В границы проекта не входят финансовый отдел, бухгалтерия, отдел кадров.

В информационной системе предполагается хранить набор справочников. Список справочников приведен в таблице 3.6 с описанием хранимой в них информации. Автоматизация документооборота является необходимым требованием в настоящее время. Создание электронных справочников позволит структурировать информацию, сортировать и отбирать в соответствии с запросом.

Таблица 3.6 – Предлагаемая классификация  справочников ОДО «ЭЛИТПРОФИЛЬ»

Наименование справочника	Описание
Клиенты	Список клиентов с полной информацией  о каждом из них. Является основой  CRM составляющей деятельности маркетингового отдела.
Конкуренты	Список основных конкурентов и  их деятельности, рассмотренных в  срезах различных параметров.
Бизнес-портфели конкурентов	Список бизнес-портфелей основных конкурентов. Является необходимой  информацией для анализа эффективности бизнес-портфеля самой фирмы.
Наш бизнес-портфель	Список продуктов, выпущенных, выпускаемых, находящихся на стадии разработки нашей  фирмы. Используется непосредственно  для анализа эффективности и  предоставления отчетов по различным  спецификациям.
Данные для анализа окружающей среды	Информация, собранная исследователем специально для мониторинга текущего и предполагаемого окружения.
Данные для анализа рынка	Информация, собранная по рынку  для текущего и потенциального бизнес-портфеля. Основа проводимых маркетинговых исследований.
Данные для анализа предприятия	Информация о текущем состоянии  предприятия. Эти данные периодически заносятся в справочник и вызываются по мере необходимости.
Идеи для инноваций	Список идей для инноваций и  результаты их внедрения (проблемы, с которыми сталкивались при их осуществлении)

*Составлено автором

 Ниже приведены наиболее  очевидные и общие источники  экономического эффекта от классификации  справочников и внедрения CRM-систем. 

• Увеличение количества клиентов, обслуживаемых одним менеджером по продажам. Обычно после внедрения системы один менеджер может работать одновременно с 200-500 клиентами; по другим источникам (исследование независимых компаний-клиентов Siebel) рост эффективности работы сотрудников составил 20%. Сокращение затрат на персонал, в данном случае рассчитывается очевидным образом, на основе количества персонала, занятого в данный момент общением с клиентами, фонда оплаты труда упомянутого персонала, его текущей производительности и общего числа клиентов компании;
• Снижение потерь клиентов, с которыми менеджер или сотрудники других подразделений компании забыли вовремя связаться. Расчет показателя данного экономического эффекта необходимо производить исходя из стоимости не предоставленных услуг (товаров) или из суммы убытков, понесенных компанией в результате предъявленных клиентом претензий. В качестве примера для этого весьма специфичного случая можно рассмотреть потери от несвоевременного оповещения клиента о переносе мероприятия (перенос даты или время вылета самолета и т.п.);
• Снижение потерь из-за невозможности клиента вовремя связаться с компанией. Оценивается как стоимость не предоставленных услуг (товаров).
• Возможность отсечения "плохих" и "холодных" клиентов. Данный пункт подразумевает уменьшение потерь от оказания услуг или продажи товаров клиентам, некорректно выполнявшим условия предыдущих контрактов (например, продажа в кредит, в случае если кредит был выплачен с опозданием и компания понесла  от этого убытки);
• Увеличение количества "вторичных продаж" и, следовательно, повышение прибыли, извлекаемой из работы с каждым клиентом. Эффективность зависит от множества субъективных и потому трудно прогнозируемых факторов. Во-первых, от правильности выводов, сделанных менеджерами на основе аналитических данных, полученных от CRM.  Во-вторых от деятельности компании, не зависящей от CRM (если, к примеру, меня не устраивает качество связи, которую предоставляет телекоммуникационная компания, то меня вряд ли сможет удержать хороший уровень обслуживания). И, наконец, в-третьих, просто от степени везения.  Несмотря на это, для некоторых областей бизнеса  данный эффект можно оценить на основе статистических данных, которые утверждают, что увеличение процента удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль компании на 50-100%. Статистика по повторным обращениям следующая: сокращение оттока клиентов составляет 5-10%, согласно исследованию независимых компаний, в результате внедрения Siebel eBusiness 2000   в среднем количество повторных обращений увеличилось на 21%.
• Снижение требований к квалификации персонала . Один из партнеров нашей компании, который находится в  США, говорит, что уровень IQ его менеджеров, которые осуществляют обзвон клиентов по телефону, не превышает 40. Таким образом, CRM-система, которую они используют, должна формулировать вопросы  клиентам, четко и в соответствии с получаемыми ответами. Экономическая эффективность, от этого определяется сокращением затрат на персонал, за счет использования более дешевой рабочей силы.

Руководство принимает решения, связанные с серьезными изменениями в деятельности фирмы. Отделы второго уровня подотчетны руководителю, а также обмениваются данными между собой. Отдел Portfolio менеджмента на основе данных, полученных из отделов по работе с клиентами и маркетинга, составляет сводные отчеты для планирования бизнес-портфеля компании.

Отделу Portfolio менеджмента подотчетны отдел аналитики и отдел конкурентной разведки. В том числе, к сотрудникам отдела Portfolio менеджмента поступает информация от производственного отдела. Также отдел Portfolio менеджмента тесно сотрудничает с отделом инноваций. Таким образом, отдел Portfolio менеджмента собирает данные определенного формата (удобного для последующего анализа) практически со всех отделов предприятия и проводит комплексный анализ бизнес-портфеля по внешним и внутренним показателям. После чего происходит отчет перед руководством о состоянии бизнес-портфеля и рекомендации по изменению политики предприятия по продуктам бизнес-портфеля, предложения о диверсификации. При принятии решений о диверсификации начинается взаимодействие отдела Portfolio менеджмента с отделом инноваций, посредством различных отчетов о проведенном анализе. В течение данного сотрудничества происходит отбор идей, отчеты руководству, обсуждения с производственным отделом, составление смет и контроль за выполнением одобренных руководством идей.

Все вышеописанные процессы на предприятии  не носят систематического и четко  формализованного характера. Поэтому, руководство фирмы видит потребность  в автоматизации данных процессов.

На основе данного анализа взаимодействия различных отделов, можем сформулировать бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать (таблица 3.7).

 

Таблица 3.7 – Автоматизируемые бизнес-процессы ОДО «ЭЛИТПРОФИЛЬ»

Наименование	Исполнитель	Описание
Мониторинг  текущего и предполагаемого  окружения	Отдел аналитики, отдел  конкурентной разведки, отдел Portfolio менеджмента	Основными направлениями  анализа на данном этапе являются: Обзор рыночной ситуации Обзор конкурентной ситуации Позиционирование продуктов бизнес-портфеля Анализ политического, экономического, социального и технологического окружения  Для решения этой  задачи используются имеющиеся  у фирмы данные для анализа  окружающей среды и рынка.
Ситуационный анализ	Отдел Portfolio менеджмента, отдел аналитики	На основании анализа  информации о состоянии текущего бизнес-портфеля, мониторинга текущего и предполагаемого окружения, корпоративных  целей, данных для анализа рынка, статистики продаж, данных для анализа  предприятия, корпоративных ресурсов проводится ситуационный анализ. В ходе которого, проводится анализ матрицы Ансоффа, позиционирование и сегментирование, анализ уязвимости продукта и рынка, анализ ресурсов фирмы и отрасли.
Планирование изменений  бизнес-портфеля	Отдел Portfolio менеджмента	На основании информации о состоянии текущего бизнес-портфеля, проведенного мониторинга текущего и предполагаемого окружения, проведенного ситуационного анализа, корпоративных  ресурсов, статистики продаж проводится планирование изменений бизнес-портфеля. В ходе которого, проводится анализ матрицы BCG, анализ возможностей или необходимостей введения новых продуктов, принятие решений по изменению бизнес-портфеля и примерное определение бюджета и сроков этих изменений.
Проведение инноваций и модификаций продуктов	Отдел Portfolio менеджмента и отдел инноваций	На основании принятого  решения по введению новых продуктов, включающим требования, предъявляемые  к ним, ограничений по корпоративным  ресурсам осуществляется процесс разработки и проведения инноваций и модификаций продуктов.
Контроль формирования бизнес-портфеля	Отдел Portfolio менеджмента	На основе всех принятых ранее решений и составленных смет проводится контроль за проведением  изменений и формированием бизнес-портфеля, сравнение измененного бизнес-портфеля с предыдущим и анализ проделанной работы.

 

 

2. Мероприятия по улучшению системы внутреннего контроля по обеспечению выполнения договорных обязательств на предприятии

 

Основными объектами текущего контроля являются показатели оперативной отчетности, первичные документы, отражающие те или иные хозяйственные операции.

Эффективным является сочетание текущего контроля с предварительным, так  как оно способствует предупреждению непроизводительных потерь и своевременному устранению тех или иных недостатков и нарушений, установленных в ходе контроля.

Должная организация текущего контроля создает наиболее благоприятные  предпосылки для повышения действенности  экономического контроля.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций по истечении определенного отчетного периода. Цель данного вида контроля — установить правильность, законность и экономическую целесообразность произведенных хозяйственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищений. Эта форма контроля является самой распространенной и применяется в работе всех контролирующих органов, Такой контроль обеспечивает объективную оценку деятельности всех звеньев экономики и отдельных должностных лиц.

Объектами последующего контроля являются первичные документы, отражающие совершенные хозяйственные операции, регистры бухгалтерского учета и отчетности.

Последующим контролем по действующему законодательству охватывается в обязательном порядке деятельность всех субъектов  хозяйствования, что позволяет в  сочетании с предварительным и текущим контролем создать целостную систему контрольного наблюдения за процессами воспроизводства. Отличительной особенностью последующего контроля является полнота охвата им проверяемых объектов, возможность дать всестороннюю оценку эффективности использования производственного потенциала, обеспечение сохранности собственности предприятия.

Сочетание предварительного, текущего и последующего контроля позволяет  обеспечить их наиболее высокую действенность  и эффективность. Поэтому в практике контрольно-ревизионной работы следует широко использовать все формы контроля, не противопоставляя их друг другу.

• По источникам проверки выделяют документальный и фактический контроль.

Документальный контроль заключается в проверке различного рода первичных Документов, бухгалтерских и оперативных регистров, статистический. бухгалтерской, оперативной отчетности и Других документальных носителей экономической информации. Целью его является выявление правильности, достоверности, законности и экономической целесообразности документально отраженных хозяйственных операций. Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными и неполными, что сказывается на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.

Фактический контроль предполагает проверку фактического состояния, наличия и использования средств предприятия, осуществляемую путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвешивания. Его целью является обеспечение безусловной достоверности контрольных данных.

Объектами фактического контроля являются: товарно-материальные ценности, наличные деньги и ценные бумаги, готовая  продукция, товары, незавершенное производство, выполненный объем работ и т.д.

Фактический контроль не в состоянии  обеспечить воссоздание всей картины  хозяйственных процессов из-за отсутствия полной необходимой информации, поэтому  его необходимо применять в сочетании  с документальным контролем, что  в конечном итоге повышает качественный уровень контрольно-ревизионной работы.

• По методам осуществления контроль подразделяется на ревизию, аудит, тематическую проверку, экономический анализ, обследование, расследование и хозяйственный спор.

Ревизия представляет собой всестороннюю и глубокую документальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности субъекта хозяйствования за определенный период времени. Цель ревизии — получение достоверной и полной информации о состоянии контролируемого объекта.

Основными задачами ревизии являются: выявление хозяйственных и финансовых нарушений, бесхозяйственности, расточительства; определение условий, способствующих установленным нарушениям; определение  размера материального ущерба и  принятие мер по его возмещению; профилактическая работа по недопущению нарушений, бесхозяйственности, хищений и других злоупотреблений на всех стадиях кругооборота материальных, денежных и трудовых ресурсов.

Аудит — это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, бухгалтерского баланса и финансовых отчетов. Цель аудита проверить правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями, подтвердить достоверность показателей баланса и финансовой отчетности субъекта хозяйствования. Аудит проводится аудиторскими организациями или аудиторами-предпринимателями имеющими лицензию на право занятия аудиторской деятельностью.

Тематическая проверка организуется по отдельной, заранее разработанной  тематике. При этом подробно изучаются  и анализируются отдельные стороны и участки работы субъекта хозяйствования. Цель тематической проверки — получение исчерпывающих данных, характеризующих состояние дел по изучаемой тематике и выявление неиспользуемых на предприятии резервов.

Тематическая проверка — один из самых распространенных способов экономического контроля, который заключается в установлении достоверности фактов совершения тех или-иных хозяйственных операций. Наиболее часто данный способ контроля используется при наличии сигналов о тех или иных недостатках в хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования и отдельных должностных лиц либо при необходимости специального изучения отдельных вопросов этой деятельности. Например, проверка сохранности средств предприятия, обеспечения сохранности и использования оборудования, проверка использования прибыли и фондов предприятия и т.д.