Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. По общему правилу организации - плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Датой признания расходов на командировки в составе налогооблагаемых расходов компании служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

    Отметим, что состав расходов, учитываемых  в целях налогообложения прибыли  в качестве командировочных расходов, определен также пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; в него включены:

    - расходы на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

    - расходы на наем жилого помещения.  По этой статье расходов подлежат  возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

    - суточные или полевое довольствие;

    - расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

    - консульские, аэродромные сборы,  сборы за право въезда, прохода,  транзита автомобильного и иного  транспорта, за пользование морскими  каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

    Причем  данный перечень не является закрытым, вследствие чего для целей налогообложения  прибыли командировочными расходами  налогоплательщика могут признаваться и иные расходы, произведенные в  поездке.

    Следует иметь в виду, что с 1 января 2009 г. размер суточных, выплачиваемых при командировках, не нормируется, вследствие чего организация вправе учитывать для целей налогообложения прибыли суточные в размере, установленном "внутренними" нормами компании.

      НДФЛ  и компенсация командировочных расходов

     Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц, плательщиками которого являются все физические лица, получающие доходы, определен одноименной гл. 23 НК РФ.

     Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

     Следовательно, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица и, соответственно, не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных "внутренними" нормами компании.

     Абзацем 10 п. 3 ст. 217 НК РФ определено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:

    - проезд до места назначения  и обратно;

    - сборы за услуги аэропортов;

    - комиссионные сборы;

    - расходы на проезд в аэропорт  или на вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок;

    - на провоз багажа;

    - расходы по найму жилого помещения;

    - оплату услуг связи;

    - получение и регистрацию служебного  заграничного паспорта;

    - получение виз;

    - обмен наличной валюты или  чека в банке на наличную  иностранную валюту.

     Таким образом, для целей обложения  НДФЛ возмещаемые командировочные  расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

    - не более 700 руб. за каждый  день нахождения в командировке  на территории Российской Федерации;

    - не более 2500 руб. за каждый  день нахождения в заграничной  командировке.

     Причем  нормы суточных касаются не только работников коммерческих фирм, но и  в полной мере распространяются на работников бюджетных организаций.

     В том случае, если "внутренними" нормами компании закреплен более  высокий размер суточных, то сумма  превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет.

     В силу ст. 224 НК РФ обложение налогом суммы превышения производится по ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника на дату выплаты дохода (суточных).

     Помимо  нормирования командировочных суточных, нормы абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ содержат нормирование и в части неподтвержденных расходов на оплату жилья. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. 

      Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

     С 1 января 2010 г., как известно, уплату единого социального налога фактически заменили страховые взносы, порядок  исчисления и уплаты которых регулируется нормами Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

     Согласно Закону N 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками следующих страховых взносов:

    - на обязательное пенсионное страхование;

    - на обязательное социальное страхование  по временной нетрудоспособности  и в связи с материнством;

    - на обязательное медицинское  страхование.

     В соответствии со ст. 7 Закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым договорам, признаются объектом обложения страховыми взносами.

     При этом, как сказано в ст. 8 Закона N 212-ФЗ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц по трудовым договорам, определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных работодателем за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

     При оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также следующие фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

    - на проезд до места назначения  и обратно;

    - сборы за услуги аэропортов;

    - комиссионные сборы;

    - расходы на проезд в аэропорт  или на вокзал в местах отправления,  назначения или пересадок;

    - на провоз багажа;

    - по найму жилого помещения;

    - на оплату услуг связи;

    - сборы за выдачу (получение) и  регистрацию служебного заграничного  паспорта;

    - сборы за выдачу (получение) виз;

    - на обмен наличной валюты или  чека в банке на наличную  иностранную валюту.

     Если  же подтверждающие документы отсутствуют, то работодателю придется произвести начисление сумм страховых взносов  по таким возмещенным расходам. Единственное исключение установлено в отношении  неподтвержденных расходов по найму  жилья. Как сказано в п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Еще раз напоминаем, что нормы возмещения командировочных расходов коммерческая организация устанавливает сама и закрепляет их в соответствующем внутреннем регламенте, которым она руководствуется при командировании своих сотрудников. 

      2.3. Учет расчетов  на хозяйственные  нужды 

      Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

      Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

      Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

      К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

      Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

      К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

      При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.