Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    - на командировочные расходы;

    - на оплату товаров (кроме ценных  бумаг), работ, услуг;

    - на возврат наличных денег  за возвращенные товары, невыполненные  работы, неоказанные услуги, оплаченные  ранее за наличный расчет;

    - на выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам  страхования физических лиц.

     Наличные  деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями  от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству РФ, не могут расходоваться на цели, указанные в абз. 1 п. 2 Указания ЦБ РФ N 1843-У, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

     Согласно п. 2.7 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ" цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка независимо от того, поименованы они в Указаниях ЦБ РФ N 1843-У и Порядке ведения кассовых операций или нет.

     Кроме этого, в учреждение банка следует  ежегодно представлять расчет на установление предприятию лимита остатка кассы  и разрешение на расходование наличных денег из выручки, которая будет поступать в его кассу на следующий год.

     Несогласование  целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки  является нарушением Порядка ведения кассовых операций и, соответственно, работы с наличными деньгами (Письмо Московского ГТУ ЦБ РФ от 20.02.2008 N 26-13-4-15/12002). Статья 15.1 КоАП РФ предусматривает административную ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в виде административного штрафа для должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

     Выдача  денег по "безналу" на карточный счет или корпоративные  карты. Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Согласно п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами. То есть перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников (в том числе зарплатные) не допускается в связи с тем, что работодатель в этом случае утрачивает возможность контролировать движение денежных средств.

     Однако  если организация откроет карточный счет для совершения операций с корпоративными картами, то перечисление подотчетных сумм будет происходить с одного счета организации на другой счет этой же организации, то есть не происходит смены владельца счета и руководитель организации может контролировать расходование и остаток на счете. Кроме этого, он несет административную и налоговую ответственность за возможные правонарушения.

     В то же время в соответствии с п. 1.4 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" банковские карты являются видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом. То есть обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя, может считаться корпоративной, если она предназначена для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете. Кроме этого, сотрудник имеет право на распоряжение деньгами на карточном счете работодателя только в пределах лимита, установленного договором банковского счета.

     Таким образом, данный способ выдачи подотчетных  сумм является хорошей альтернативой  наличной выдаче.

     Помимо  российских рублей, под отчет выдаются валюта, талоны на ГСМ и дорожные чеки.

     Денежные  средства в наличной иностранной  валюте работодатель может выдать через  кассу подотчетному лицу, направленному  в загранкомандировку (Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381).

     Топливные карты или талоны на ГСМ являются выплатой безналичного аванса топливной компании.

     Дорожные  чеки являются альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм на командировочные  расходы. 

     Список  подотчетных лиц

     Лица, которым выдаются подотчетные суммы  на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды организации, отбираются из числа ее сотрудников - в большинстве случаев по такому критерию, как должностные обязанности, в перечень которых входит в том числе выдача заработной  платы. Кроме этого, желательно, чтобы лицо было материально ответственное.

     Отметим отдельно, что под отчет можно  выдать денежные средства и сотруднику - нерезиденту РФ, так как указанная  операция не является валютной в связи  с тем, что не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм.

     Отметим, что для удобства список лучше  составить с указанием только штатных должностей; в этом случае при увольнении сотрудника не будет  необходимости вносить в него корректировки, а новый сотрудник  автоматически станет подотчетным лицом.

     Для направления сотрудника в командировку необходимо установить отдельную норму.

     Приведем  пример приказа об утверждении списка подотчетных лиц. 

Открытое  акционерное общество «Весна»

"31 декабря"

    Приказ N 15                                        г. Челябинск 11 января 2011 г. 

    В связи с производственной необходимостью

    приказываю:

    1. Утвердить список штатных должностей, которые имеют право на получение  денежных средств под отчет  на хозяйственные, представительские  или иные текущие нужды организации:

    - генеральный директор;

    - заместитель генерального директора;

    - главный инженер;

    - главный бухгалтер;

    - кассир;

    - водитель.

    2. Аванс на командировочные расходы  выдавать командированному сотруднику  независимо от того, включена его должность в список, установленный в п. 1 настоящего приказа, или нет. 

    Генеральный  директор                 Иванов                 И.И. Иванов

    С  приказом ознакомлены:

    Должность   Подпись                   Ф.И.О.                  Примечание 

     Определение срока

     Подотчетные суммы всегда выдаются на определенный срок, который устанавливает и  срок представления работником авансового отчета. Согласно абз. 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций сотруднику дается только три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс, для подтверждения расходования подотчетных сумм. Руководитель организации может установить срок использования подотчетных сумм, то есть срок, по истечении которого необходимо представить авансовый отчет, равным календарному месяцу или неделе, но единый для всех подотчетных сумм срок может и не устанавливаться в зависимости от того, на что они выдаются.

     Выбранный вариант установления срока необходимо прописать в нормативном акте организации, например, дополнить приказ п. 3 следующего содержания: "Срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 14 календарных дней, за исключением случаев направления сотрудников в командировку". 

     Определение величина подотчетной  суммы

     Размер  подотчетного аванса определяется целью  его выдачи.

     Аванс на командировку. Сумма командировочного аванса формируется исходя из расходов на приобретение проездных документов, на проживание, норм суточных. Кроме этого, в суммы командировочного аванса могут быть включены дополнительные расходы, связанные с выполнением командировочного задания.

     Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Работодатели часто ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой п. 1 Указания ЦБ РФ N 1843-У. Напомним, что согласно данной норме расчеты наличными деньгами в РФ между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Однако работодатели не учитывают, что это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса.

     Сумма аванса должна соответствовать расценкам  на приобретаемые товары, работы, услуги. 
 
 
 

      ГЛАВА II. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

                        2.1. Характеристика счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 

          Учет расчетов с  подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По отношению к балансу – это  активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету записываются суммы, выданные под отчет, и возмещение перерасхода. По кредиту суммы списанной задолженности подотчетных лиц согласно утвержденных авансовых отчетов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчетными лицами. 

      2.2. Учет командировочных  расходов 

     Командировки  работников - вещь достаточно обычная  для большинства хозяйствующих  субъектов. Причем трудовое законодательство обязывает работодателя, направляющего своего работника в командировку, компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые следует учесть бухгалтеру; в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и финансовым потерям организации.

     Статьей 166 ТК РФ определено, что служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

     Кроме того, следует иметь в виду, что ст. 166 ТК РФ прямо выводит из состава командировок служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Значит, расходы работников, чей труд связан с регулярными служебными поездками или с разъездным характером работы, не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов.

     В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

     Суммы среднего заработка, начисленного работнику  в период командировки, не являются командировочными расходами работодателя, они включаются в состав расходов на оплату труда.

     Итак, помимо оплаты труда в период командирования, работодатель обязан возместить своему работнику расходы, связанные со служебной поездкой.

     Состав  возмещаемых командировочных расходов определен нормами ст. 168 ТК РФ, к ним относятся:

    - расходы по проезду;

    - расходы по найму жилого помещения;

    - дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

    - иные расходы, произведенные работником  с разрешения или ведома работодателя.

    Причем  в каком порядке и размере  фирма будет производить возмещение командировочных расходов своим  работникам, она решает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в  коллективном договоре, либо в ином локальном нормативном документе, например в Положении о командировках.

    Обращаем  ваше внимание на то, что состав возмещаемых  командировочных расходов, установленный ст. 168 ТК РФ, не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть значительно дополнен работодателем. Так, фирма может принять решение о возмещении своим работникам таких расходов, как оплата услуг связи, оплата добровольных страховок по договорам личного страхования работников, аренда автомобиля в командировке и т.д.