Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

    Виды  и размеры возмещаемых командировочных  расходов, закрепленные коллективным договором или Положением о командировках, по сути являются "внутренними" нормами возмещения командировочных расходов, применяемыми компанией, установленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     В п. 12 Постановления N 749 сказано, что расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают в себя:

    - расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;

    - страховой взнос на обязательное  личное страхование пассажиров на транспорте;

    - оплату услуг по оформлению  проездных документов и предоставлению  в поездах постельных принадлежностей.

     В аналогичном порядке определяются расходы по проезду из одного населенного  пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

     Имейте  в виду, что порядок возмещения расходов по проезду, предусмотренный п. 12 Постановления N 749, применяется как в отношении российских командировок, так и при поездках за границу.

     Следует отметить, что согласно п. 22 Постановления N 749 при заграничных командировках командированному сотруднику дополнительно возмещаются:

    - расходы на оформление заграничного  паспорта, визы и других выездных  документов;

    - обязательные консульские и аэродромные  сборы;

    - сборы за право въезда или  транзита автомобильного транспорта;

    - расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

    - иные обязательные платежи и  сборы.

     Однако, чтобы иметь возможность компенсировать командированному лицу расходы, осуществленные в служебной поездке, организации  необходимо оформить целый ряд первичных  документов. Унифицированные формы данных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).

     Согласно  Постановлению N 1 при направлении  работника в командировку оформляются  следующие унифицированные формы  кадровой документации:

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (по формам N N Т-9 и Т-9а);

    - командировочное удостоверение  - форма N Т-10;

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении - форма N Т-10а.

     Первым  оформляется служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а), в котором руководителем командирующей организации определяется цель служебной поездки работника. На основании служебного задания кадровики готовят приказ о направлении работника в командировку. В приказе указывают фамилию и инициалы командированного работника, его должность (специальность), цель, время и место командировки. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение, подтверждающее срок пребывания работника в командировке.

    Командировочное удостоверение оформляется в  одном экземпляре, вручается работнику  и находится у него в течение  всего срока командировки.

    Перед поездкой работник организации получает в бухгалтерии денежный аванс, предназначенный для покрытия командировочных расходов, на это сегодня прямо указано в п. 10 Постановления N 749.

    После возвращения из поездки работник организации обязан отчитаться по командировке. Для этого в бухгалтерию фирмы он в течение трех рабочих дней с момента возвращения обязан представить авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания в командировке (форма N Т-10а). Этого требует как п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), так и п. 26 Постановления N 749.

    К авансовому отчету должны быть приложены:

    - командировочное удостоверение,  оформленное надлежащим образом;

    - документы о найме жилого помещения;

    - документы о фактических расходах  по проезду (включая страховой  взнос на обязательное личное  страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

    - документы об иных расходах, связанных  с командировкой.

    Если  сотрудник отчитывается по заграничной  командировке, то оправдательные документы, представленные им, составлены, как правило, на иностранном языке. В этом случае организации придется перевести их построчно на русский язык.

    Игнорирование требования о переводе документов может привести к конфликту с проверяющими органами.

    Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации и принимается к учету.

    Трудовой кодекс Российской Федерации делит все компенсационные выплаты, производимые в пользу работников, на две большие категории. К первой группе относятся компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда, которые в силу ст. 129 ТК РФ являются элементами оплаты труда работника (включаются в его заработную плату).

    Вторая  группа компенсационных выплат, производимых работодателем в пользу работников, предусматривает возмещение работникам затрат, связанных с исполнением  ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом  обязанностей. Эти выплаты в соответствии со ст. 164 ТК РФ являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

    Возмещение  работникам командировочных расходов относится ко второй категории компенсационных выплат. Эти выплаты не являются элементами оплаты труда работника, при определении налоговой базы по налогу на прибыль они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

    Отнесение командировочных расходов в состав компенсационных выплат второй категории  оказывает значительное влияние  на порядок их бухгалтерского учета и налогообложения. 

    Бухгалтерский учет командировочных  расходов

    Мы  уже отметили, что при командировании своих работников организации используют механизм подотчета. Правила выдачи денежных средств на командировочные  расходы и порядок отчета по полученным подотчетным суммам определены п. 11 Порядка ведения кассовых операций.

    В силу указанной нормы выдача наличных денег под отчет, предназначенных для покрытия командировочных расходов, производится в пределах сумм, причитающихся указанным сотрудникам на эти цели.

    Планом  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

    В бухгалтерском учете расходы  организации, связанные с командировками, признаются расходами по обычным  видам деятельности.

    Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

     Пунктом 18 ПБУ 10/99 определено, что расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

     Причем  любые расходы компании, в том  числе и командировочные расходы, признаются в бухгалтерском учете при одновременном выполнении всех условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99. В противном случае в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

     Таким образом, командировочные расходы  организации признаются в бухгалтерском  учете на основании утвержденных авансовых отчетов работников. Такой  вывод следует из п. 16 ПБУ 10/99 и п. 11 Порядка ведения кассовых операций.

     На  дату утверждения авансового отчета суммы, учтенные на счете 71, списываются  на соответствующие счета затрат.

     В силу того что с 1 января 2009 г. суточные, выплачиваемые командированному лицу при командировании, в целях исчисления налога на прибыль не нормируются, у  бухгалтера организации в части  командировочных расходов не возникает  необходимости применения Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02", утвержденного Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н.

     Пример. Организация для заключения договора поставки отправила своего работника в командировку на завод-изготовитель. Срок командировки - с 1 февраля по 5 февраля 2010 г.

    Согласно  коллективному договору компании размер суточных при командировках по Российской Федерации установлен в размере 700 руб.

    Командированному  сотруднику выдан аванс в размере 20 000 руб., в том числе суточные в размере 3500 руб.

    Авансовый отчет по командировке представлен  работником 9 февраля 2010 г. на сумму 23 200 руб. Перерасход подотчетных средств связан с оплатой проезда.

    В бухгалтерском учете организации  хозяйственные операции, связанные  с командировкой сотрудника, отражены следующим образом.

    Перед началом поездки:

    Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса" - 20 000 руб. - выдана сумма подотчетных средств на командировочные расходы.

    На  дату утверждения авансового отчета:

    Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 23 200 руб. - списаны расходы  подотчетного лица по командировке;

    Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса" - 3200 руб. - выдана сумма перерасхода по командировке.

    Окончание примера. 

     Налог на прибыль

     Если  командировочные расходы налогоплательщика  связаны с получением дохода, обоснованны  и документально подтверждены, он вправе учесть их в составе налогооблагаемых расходов для целей исчисления налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).