Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Финансовый бухгалтерский учет»

на тему: «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Челябинск

2011

СОДЕРЖАНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически  всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

     Однако  весьма часто расчеты наличными  денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

     Наиболее  распространены расчеты наличными  денежными средствами при оплате командировочных расходов.

     Во  всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

     Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты  наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического  применения порядка отражения в  бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

      ГЛАВА I. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

             1.1. Понятие подотчетных средств 

     Законодательство  по бухгалтерскому учету и налогам  не содержит определений "подотчетное лицо" и "подотчетные средства". Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, следует, что подотчетные лица - это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

     Правила выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).

     Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

     Помимо  этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

    - выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

    - лица, получившие наличные деньги  под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

    - выдача наличных денежных средств  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

    - передача выданных под отчет  наличных денежных средств одним  лицом другому запрещается. 

         1.2. Нормативная база 

     Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, которые регламентированы такими нормативными актами, как:

• Порядок ведения кассовых операций в РФ, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40;
• ГК РФ;
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н;
• Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
• Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя";
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

 

3. Документальное  оформление

 

     Выдача  подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Рассмотрим подробно виды документов и порядок их оформления.

     1. Приказ по порядку  выдачи и списания  подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

    - перечень лиц, которым выдаются  наличные денежные средства под  отчет;

    - срок, на который выдаются подотчетные  суммы (например, 60 рабочих дней);

    -     предельный размер подотчетных сумм (100 000 руб.);

    - срок сдачи авансового отчета  и возврата неиспользованных  подотчетных средств (например  в течение трех рабочих дней  со дня окончания срока, на  который выдаются подотчетные  суммы).

     Если  такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704).

     Порядок выдачи и списания подотчетных сумм можно закрепить в учетной  политике организации.

     2. Доверенность. Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

     3. Расходный кассовый  ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

     4. Авансовый отчет. Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

     В случае выдачи подотчетных средств  на командировочные расходы также  необходимо оформить следующие документы  по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

    - приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (формы N N Т-9 и Т-9а);

    - командировочное удостоверение (форма N Т-10);

    - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (форма N Т-10а).

     Отметим, что, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764).

     Рассмотрим  порядок заполнения авансового отчета на конкретном примере. 

     Пример. Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО "Весна" О.В. Антонова (табельный номер 31) 10 февраля получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) в сумме 3 000 руб.

    Картридж  О.В. Антонова приобрела 11 февраля за 2700 руб. (без НДС) и сдала в кассу  остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб. по приходному кассовому ордеру от 11.02.2010 N 158.

    При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек контрольно-кассовой техники и товарный чек. Данные документы  были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у О.В. Антоновой не было.

    Авансовый отчет от 11.02.2010 N 15 О.В. Антонова сдала  вместе с оправдательными документами  в бухгалтерию, его подписал главный  бухгалтер М.В. Донцова и утвердил руководитель организации Д.М. Воронов

    На  основании полученных документов бухгалтерия  приняла картридж к учету.