Бухгалтерский учет денежных средств

Наличные денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования, предпринимателями в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета, на цели, установленные законодательством Республики Беларусь.

Организации, открывшие счета в банке, используют наличные денежные средства, поступившие в их кассу от деятельности, предусмотренной уставом, по согласованию с обслуживающим банком, на цели, определенные законодательством.

 Ответственность  за соблюдение требований Инструкции о порядке ведения кассовых операций на предприятии возлагается на директора завода, главного бухгалтера  и кассира. При этом руководитель и главный бухгалтер за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Грубым нарушением Инструкции о порядке ведения  кассовых операций являются систематические нарушения:

• порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и предпринимателями;
• порядка оприходования в кассу денежной наличности;
• нецелевого использования наличных денег, полученных из касс банков;
• порядка заимствования наличных денег другим субъектам;
• порядка использования выручки на собственные нужды;
• порядка приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;
• порядка ведения кассовой книги и хранения денег.  

Систематическими  нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушения  одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных  в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания.

За нарушения  требований Инструкции о порядке  ведения кассовых операций применяются штрафные санкции в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально  ответственным лицом. При приеме на работу издается приказ по организации и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение А). 

  При этом  руководитель должен под роспись ознакомить кассира с действующей Инструкцией о порядке ведения кассовых операций. 

Кассир несет  ответственность за сохранность  денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данной организации.

В основном деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по специальным денежным чекам (Приложение Б). 

 На предприятии чековые книжки получают в банке  по заявлению и хранят в надежном месте под ключом у главного бухгалтера. Подписываются чеки руководителем организации и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Кассир принимает  наличные деньги по приходным кассовым ордерам формы № КО-1, подписанным главным бухгалтером. При этом сдавшему деньги выдается на руки квитанция приходного ордера, подписанная главным бухгалтером и кассиром и скрепленная печатью (штампом) (Приложение В).

Приходные кассовые ордера при использовании их для  приема денежных средств за реализованную продукцию, товары, работы, услуги перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода [5, с.88].

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособий по временной нетрудоспособности, выдачей на командировочные расходы и т. д. Указанные выплаты производят в основном по расчетно-платежным или платежным ведомостям с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя (Приложение Г).

Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам (Приложение Д).

Расходный кассовый ордер формы № КО-2 выписывается бухгалтером в одном экземпляре и подписывается  руководителем  организации и главным бухгалтером. До передачи в кассу он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях.   При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня – дня выписки [5, с.90].

На предприятии все приходные кассовые документы заполняются   бухгалтером по учету денежных средств четко и ясно чернилами, шариковой ручкой, расходные заполняют на компьютере.  Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах нет.

До передачи в кассу приходные и расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Приложение Е).

Приходные и  расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.

Все поступления  и выдачу наличных денег  кассир записывает в кассовую книгу формы № КО-4 в двух экземплярах автоматизированным способом. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, определяет остаток на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. С этой целью он систематически анализирует  записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе и расходование кассовой выручки в пределах установленных норм, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).

Бухгалтерский учет кассовых операций на предприятии ведется на активном синтетическом счете 50 «Касса», который предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту — их выбытие.

Основные бухгалтерские  записи при осуществлении хозяйственных  операций  в кассе предприятия за январь 2012 года  представлены в таблице 2.1:

Таблица 2.1 - Бухгалтерские записи по учету операций с наличными денежными средствами на предприятии

Составлено  автором на основании Приложения Ж

 На предприятии синтетический и аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется в журнале-ордере № 1 «Касса» и ведомости по счету 50 «Касса», в котором начальный остаток, дебетовый и кредитовый оборот и конечный остаток, который сверяется с конечным  остатком по последнему за отчетный месяц отчету кассира.

2.3 Документальное оформление и учет банковских операций

Все расчеты  между юридическими лицами, их обособленными  подразделениями, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь осуществляются в белорусских рублях в безналичном порядке. Следовательно, денежные средства этих организаций подлежат обязательному размещению на счетах в банке. Организация самостоятельно выбирает банк для расчетно-кассового обслуживания.

В соответствии с Постановлением № 40 предприятием  открыты текущий и целевые расчетные счета в ……

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов хозяйства и по платежным  документам организаций-получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и некоторые другие документы.  

Прием денежной наличности от предприятия осуществляется по объявлению на взнос наличными, которое представляет собой комбинированный документ, включающий объявление, ордер и квитанцию. Квитанция с печатью кассы банка вручается вносителю денежных средств в подтверждение приема от него денежных средств; объявление остается в кассе банка; ордер выдается представителю организации вместе с выпиской банка и подтверждает факт зачисления денежных средств на счет организации (Приложение З).

Для получения наличных денежных средств со счетов предприятие пользуется чековой книжкой, которая предназначена для выдачи из касс банков наличных денежных средств в белорусских рублях. Выдача чековой книжки осуществляется по письменному заявлению предприятия.

Выписанный чек должен быть предъявлен в банк для получения  денежных средств в течение 10 дней, не считая дня его выписки. По денежному  чеку банк выдает с расчетного счета наличные деньги держателю чека, например, на заработную плату, хозяйственные нужды, командировочные расходы и т.д.

Платежное поручение представляет собой письменное распоряжение владельца  счета банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета (расчетного, текущего, бюджетного, ссудного) на счет другого предприятия — получателя средств, в том же или другом одногороднем или иногороднем учреждении банка (Приложение И).

Все распорядительные документы  выписывает предприятие и предъявляет их в учреждение банка. На основании этих документов банк перечисляет средства с его расчетного счета.

В ряде случаев денежные средства  по товарным операциям  могут быть взысканы на основании  распорядительных документов получателя. В этих случаях организация-получатель выписывает и сдает в банк для получения платежа специальный документ – платежное требование. По этому документу причитающуюся сумму банк перечисляет со счета плательщика на счет предприятия-получателя.

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, банк может производить списание средств с расчетного счета без согласия его владельца (безакцептная форма платёжного требования). Это просроченные платежи в бюджет, платежи по исполнительным листам судов, взыскание штрафов и экономических санкций по актам проверок контролирующих органов, платежи в пользу других юридических лиц, если договором предусмотрен такой порядок расчетов.

Оплата всех документов с  расчетного счета предприятия  производится, как правило, за счет средств, находящихся  на его расчётном счете на начало операционного дня. При недостаточности денежных средств на расчетном счете оплата документов осуществляется в очередности, установленной  Порядком расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 15.04.2009 № 194.

Контроль за движением  денежных средств на расчетном счете  в банке и отражение этих операций в учете осуществляется посредством  выписок банка, которые предприятие получает ежедневно (Приложение К).

Приведенные в выписке  данные означают следующее. В первой графе проставляется код записи. Во второй графе указывается код учреждения банка, откуда или куда перечислены средства; в третьей – номер соответствующего счета в учреждении банка; в четвертой – указывается номер документа, на основании которого совершена операция. В пятой графе выписки приведены суммы оборота по кредиту счета, в шестой – суммы оборота по кредиту счета и здесь же указан остаток средств на расчетном счете. В выписке обязательно указываются суммы входящего и исходящего остатков, итоги оборотов по дебету и кредиту.  

В выписках указывают все  суммы поступлений и платежей. К выпискам прилагаются оправдательные документы (копии платежных поручений, требований-поручений и др.). Необходимо помнить, что денежные средства, находящиеся на счете организации, являются для банка привлеченными, а расчетный счет организации-клиента – пассивным счетом, поэтому поступающие денежные средства и остаток отражаются в банке по кредиту счета, а списание со счета – по дебету. Это следует учесть при обработке выписок банка на предприятии (по дебету в выписке отображается расходование средств с расчетного счета, а по кредиту – поступление).