Бухгалтерский учет денежных средств в кассе, на расчетном счете и текущих счетах

   К счету 50 «Касса» могут быть открыты  следующие субсчета:

   1. «Касса организации»;

   2. «Операционная касса»;

   3. «Денежные документы» и др.

   На  субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

     На субсчете 50-2 "Операционная  касса" учитывают наличие и  движение денежных средств в  кассах товарных контор (пристаней)  и эксплуатационных участков, остановочных  пунктов, речных переправ, судов,  в билетных и багажных кассах  портов, вокзалов и т.п. Этот  субсчет открывается организациями  при необходимости. 

     На субсчете 50-3 "Денежные документы"  учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные  марки, оплаченные авиабилеты, марки  государственной пошлины и другие  денежные документы.

   Оформление  кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата  России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

   - № КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

   - № КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

   - № КО-3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»;

   - № КО-4 «Кассовая книга»;

   - № КО-5 «Книга учета принятых  и выданных кассиром денежных средств».

   Прием наличных денег кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам - №КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

   Следует отметить, что при поступлении  денежных средств из банка в кассу  предприятия составляется приходный  кассовый ордер. При этом квитанция  подкалывается соответствующей  выписке банка.

   Выдача  денежных средств из кассы производится по расходно-кассовому ордеру - №КО-2 или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документах штампа с реквизитами расходно-кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицам, уполномоченным на это.

   В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходно-кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходно-кассовых ордерах необязательна.

   При выдаче, например заработной платы, премий, то есть большой суммы, расходно-кассовый ордер выписывается на всю сумму,  а не на каждого работающего.

   Лицам, которые не работают на данном предприятии, деньги выдаются только по паспортам  и данные паспорта вписываются в  расходно-кассовый ордер. Никакие перечистки, помарки не допускаются в кассовых документах, исправления только корректурным способом.

   Все приходно-расходные кассовые ордера имеют номер, который является сквозным в течение отчетного года. Суммы  операций записывают в приходных  и расходных ордерах не только цифрами, но и прописью. Кассовые документы  должны оформляться надлежащим образом, ясно и четко; подчистки, помарки, исправления  в кассовых документах не допускаются. Если в кассовом документе обнаружена ошибка, его ликвидируют и оформляют  заново. Срок хранения кассовых ордеров  в архиве – 5 лет.

   Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов - № КО-3 применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

   Журнал  регистрации открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем записывают дату операции, присваивают каждому документу  порядковый номер, отражают целевое назначение полученных и израсходованных наличных денег. Порядковые номера присваиваются отдельно приходным и расходным ордерам. Нумерация идет сквозная, с начала до конца года.

   Все поступления и выдачи наличных денег  предприятие учитывает в кассовой книге - №КО-4. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах. Первый остается в кассовой книге, а второй отрывается и является отчетом кассира. Записи производятся кассиром сразу же после получения (выдачи) денег по каждому ордеру или другому документу. Подчистки и помарки в книге запрещаются. Исправление ошибок делается только корректурным способом и заверяется подписями кассира и главного бухгалтера.

   В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию второй экземпляр в качестве отчета кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Если в организациях наличные деньги выдаются одновременно несколькими кассирами или раздатчиками, то для учета денежных средств предусмотрено ведение специального документа Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств - №КО-5. Книга открывается на год и ведется старшим кассиром.

   В этом случае денежные средства выдаются и принимаются в следующем  порядке:

   ·  в начале рабочего дня старший  кассир выдает кассирам сумму наличных, необходимую для проведения расходных  операций;

   ·  получив наличные, кассиры расписываются  в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

   ·  в конце рабочего дня кассиры  сдают остаток наличных и кассовые документы старшему кассиру;

   ·  старший кассир расписывается в  получении денег в книге учета  и подсчитывает их остаток. применяется  для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным  операциям. 

Сдача наличных в банк 

   Сдача наличных на расчетный счет производится по приказу руководителя предприятия. В бухгалтерии предприятия на основании приказа выписывается расходный кассовый ордер, в котором  указывается сумма наличных, сдаваемая  на расчетный счет. При этом зачисление на расчетный счет производится на основании Объявления на взнос наличными (форма №0402001), которое заполняет лицо, вносящее деньги. В этом документе указывается: кем сдаются деньги и что это за деньги (выручка от реализации, уставный капитал и др.) На принятые деньги банк выдает квитанцию, заверенную подписью бухгалтера банка и круглой печатью. На основании этой квитанции кассир списывает деньги по кассе. Свидетельством того, что деньги поступили на ваш счет, является ордер, выданный банком.  

   Ревизия кассы 

   На  предприятиях в сроки установленные  руководителем предприятия, а так  же при смене кассира проводиться  внезапная ревизия кассы с  полным полистным перерасчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности сверяется с  данными учета по кассовой книге.

     Инвентаризация кассы производится  в соответствии  с  Порядком  ведения кассовых операций  в   Российской  Федерации,  утвержденным  решением  Совета директоров Центрального  банка РФ от 22 сентября 1993 г. №  40  и  сообщенного письмом  Центрального банка России от 4 октября 1993 г. № 18.

   Для проведения ревизии кассы назначается  комиссия приказом руководителя предприятия. При этом следует помнить, что  отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов  инвентаризации недействительными.

     Инвентаризация   кассы   проводится   путем    подсчета    материально  ответственными лицами фактического  наличия денежных  знаков,  ценных  бумаг, почтовых марок, марок  государственной пошлины,  вексельных  марок,  а  также авиабилетов,  путевок в санатории и дома  отдыха.  Если  денежные  средства   находятся   в   пути,   то   инвентаризации производится  путем сверки числящихся сумм  на счетах бухгалтерского  учета   с данными  квитанций  учреждения  банка   или   почтового   отделения,   копий сопроводительных  ведомостей на выдачу выручки  инкассаторам банка. 

       При условии, если денежные  средства находятся на  расчетных,  валютных или специальных счетах  банка, то сверяется остаток  сумм, числящихся на  этих счетах  в бухгалтерии с данными выписок  банка.

     Все выявленные в результате  инвентаризации  излишки  денежных  средств оформляются бухгалтерской  записью:

         дебет счета 50 "Касса";

         кредит счета 91 «Прочие доходы  и расходы», субсчет 1 «Прочие  доходы».

         При обнаружении недостачи составляются  следующие проводки:

         - на общую сумму выявленных  недостач:

       дебет счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей";

       кредит счета 50 "Касса";

         - при обнаружении виновных:

        дебет счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям", субсчет 3

   "Расчеты  по возмещению материального  ущерба";

       кредит счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей";

         В конце инвентаризации комиссией  составляется акт («АКТ инвентаризации  наличных денежных средств, находящихся в кассе») В случае обнаружения ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. 

Учет  операций по кассе  на счетах бухгалтерского учета 

   Аналитический и синтетический учет по кассе  ведется на счете №50. При журнально-ордерной форме все кассовые операции по кредиту 50 счета отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журналов-ордеров  и ведомости служат отчеты кассира. Каждому отчету кассира в журнале-ордере и ведомости отводится одна строка, независимо от периода, за который составлен  кассовый отчет. В кассе также  могут храниться ценные бумаги и  бланки строгой отчетности, например путевки, трудовые книжки и пр. Ценные бумаги, хранимые в кассе, учитываются  на счете №56. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006.

   При наличии в кассе предприятия  средств в иностранной валюте для их учета применяется субсчет  №2 к счету 50. То есть счет №50-2. Банк выдает предприятию наличные средства в валюте только на командировочные  расходы. Учет всех видов валют осуществляется по официальному биржевому курсу в рублях.

Поступление денежных документов в кассу оформляется  проводками: 

Дт 50/3 Кт 50/1 – приобретение денежных документов за наличный расчет

Дт 50/3 Кт 51 – приобретение денежных документов по безналичному расчету

Дт 50/3 Кт 71 – приобретены денежные документы подотчетным лицом

Дт 50/3 Кт 91 – приходуются излишки денежных документов, выявленные при инвентаризации кассы

Выбытие денежных документов из кассы оформляется  следующим образом:

Дт 71 Кт 50/3 – выданы денежные документы подотчетному лицу