Аудиторская проверка денежных средств

     6. Выявлено, что во время очередного  отпуска постоянного кассира  в июле-августе 2010 г. была принята  временно исполняющим обязанности  кассира Петрова Н.А. При этом  она не была ознакомлены с  Порядком ведения кассовых операций, так как, по словам руководителя, «имеет большой опыт работы в кассе и знает все правила». Однако то, что данное лицо, заменявшее кассира, знакомо с указанным Порядком, известно только с его собственных слов.

     Согласно  пункту 32 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» «после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации…»

     При этом отметим, что наибольшее число  нарушений выявлено именно в период замены основного кассира.

     7. В ООО «Орион-Экспрессия» отсутствует приказ руководителя и договор с работником о полной материальной ответственности в случае временной замены кассира. Не составлен акт о результатах пересчета ценностей.

     Пунктом 35 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» установлено, что на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор, предусмотренный пунктом 32.

     В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

     8. Проверкой установлено, что в  период с 15 мая по 01 июня 2010 года  обязанности кассира в ООО «Орион-Экспрессия» выполнялись главным бухгалтером.

     В соответствии п. 36 «Порядка ведения  кассовых операций в Российской федерации» обязанности кассира могут выполняться  главным бухгалтером (при условии заключения с ним договора) только на малых предприятиях, не имеющих кассира в штате.

     ООО «Орион-Экспрессия» не относится  к малым предприятиям, таким образом, главный бухгалтер нарушила существующий Порядок.

     9. Выявлено, что в ООО «Орион-Экспрессия»  в сентябре 2010 г. в расходных кассовых ордерах ( 16 штук) отсутствует расписка в получении денег.

     Пункт 15.3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» гласит, что расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

     Далее проанализируем соответствие состояния  систем внутреннего контроля при операциях с денежными средствами (Приложение 2).

     Результаты  аудиторской проверки, изложенные в  Приложении 2 показывают, что системы внутреннего контроля при операциях с денежными средствами в удовлетворительном состоянии.

     Проблемы  возникают при заполнении документов, в ходе проверки выявлено, что на некоторых документах отсутствует дата, имеются исправления, повторы номеров.

     Кроме того, в период с июля по октябрь 2010 г. ни разу не проводилась внезапная  проверка кассы, что также является нарушением действующего Порядка.

     Следующим этапом аудиторской проверки будет  проверка соответствия ведения бухгалтерского учета денежных средств (Приложение 3).

     Проверка  показала, что в ООО «Орион-Экспрессия» возможно наличие ошибок в корреспонденции счетов, а также существует вероятность ошибок в учетных регистрах внутри отдельных месяцев.

      Аудиторской проверкой установлено, что ООО «Орион-Экспрессия» имеет один расчетный счет в ОАО КБ «Алмазэргиенбанк».

      В ходе проверки были рассмотрены банковские выписки и приложенные к ним первичные документы. Было проверено подтверждение каждой операции, отраженной в выписке, соответствующими первичными документами. Такая взаимосверка сочетаталась с контролем по банковским документам сущности проведенных операций.

      При этом было выявлено:

• перечисление денег в качестве предоплаты по без товарным счетам и другим сомнительным операциям;
• расчеты с прочими дебиторами и кредиторами без предварительно оформленных договоров;
• отсутствие в первичных документах штампа банка.

      Проверкой установлено, что на первое число каждого квартала остатки по расчетному счету соответствуют сумме, показанной по строке 252 баланса (ф. № 1).

      Особое  внимание было обращено на получение наличных средств из банка, их зачисление на счет 50 «Касса», а также на перечисление наличных денег на расчетный счет.

      Основные регистры — журнал-ордер № 2 и ведомость по дебету счета 50 были сверены с выписками банка, первичными документами, оборотной ведомостью и главной книгой.

     В целом проверка не выявила больших  нарушений, кроме уже указанных.

     По  результатам проверки было составлено заключение аудитора (Приложение).

2.4 Рекомендации по повышению эффективности использования денежных средств по результатам аудиторской проверки

 

     Система повышения эффективности использования  денежных ресурсов подразумевает не только управление денежными средствами, такими как наличность на счетах в  банках, но и источниками этих средств. Для того чтобы принимать решение  о повышении эффективности использования  денежных ресурсов ООО «Орион-Экспрессия», используем результаты проведенной аудиторской проверки, а также оценку динамики, состава, структуры этих ресурсов с целью выявления «узких» мест в управлении ими.

     Повышение эффективности использования денежных ресурсов предполагает создание системы  управления ликвидностью ООО «Орион-Экспрессия», которая включает в себя несколько составляющих. Рассмотрим их поподробнее.

     1. Оперативное управление денежными  ресурсами – планирование денежных  потоков. 

     Такое управление осуществляется с помощью платежного календаря. Основная цель составления такого календаря заключается в формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать выполнение всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

     При формировании платежного календаря  на месяц требуется смоделировать  распределение запланированных  денежных потоков по неделям и  дням.

     Практика  показывает, что если в компании более 5 процентов платежей являются внеплановыми или производятся в  нарушение внутреннего порядка  их осуществления, то, скорее всего, внутренние бизнес-процессы управления не отлажены, регламенты осуществления платежей некорректны либо на предприятии  существуют проблемы с финансовой дисциплиной.

     В ООО «Орион-Экспрессия» все платежи осуществляются в полном соответствии с платежным календарем.

     Понимание того, как распределяются расходы  во времени, помогает выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения  кассовых разрывов моменты и заблаговременно  провести мероприятия по перераспределению  бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться  кредитными ресурсами).

     Для поддержки оперативного управления денежными потоками, повышения скорости и качества принятия решений в  этой области требуется также  автоматизация соответствующих  бизнес-процессов.

     2. Эффективное использование свободных  денежных средств.

     ООО «Орион-Экспрессия» практически не имеет свободных средств: все деньги вкладываются в торговый оборот и его обеспечение.

     Однако  в апреле-июле 2010 г. сложилась ситуация, при которой ООО «Орион-Экспрессия» имело временно не задействованные в основной сфере деятельности деньги.

     Основная  сложность, с которой столкнулось ООО «Орион-Экспрессия» при выборе финансового инструмента, связана с тем, что компании необходимо иметь возможность моментально извлечь деньги и вложить их в основной бизнес. Именно поэтому руководство ООО «Орион-Экспрессия» считает, что наилучшим способом сохранить и приумножить свободные средства является банковский депозит. Его можно открыть на короткий срок с приемлемым уровнем риска и почти нулевыми сопутствующими расходами. В то же время этот инструмент является наименее доходным.

     Операции  с ценными бумагами в ООО «Орион-Экспрессия» практически не осуществляются, так как предприятие имеет четкое направление своей деятельности – торговля строительными материалами и товарами народного потребления, и не является инвестиционной или посреднической компанией.

     3. Управление дебиторской и кредиторской  задолженностью.

     Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности ООО «Орион-Экспрессия». Слишком высокая доля дебиторской задолженности в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую устойчивость предприятия и повышает риск финансовых потерь ООО «Орион-Экспрессия».

     Систему управления дебиторской задолженностью можно разделить на два крупных  блока:

• кредитную политику, позволяющую максимально эффективно использовать ее как инструмент увеличения продаж,
• комплекс мер, направленных на снижение риска возникновения просроченной или безнадежной дебиторской задолженности.

     Разумное  использование коммерческого кредита  способствует росту продаж, увеличению доли рынка и, как следствие, положительно влияет на финансовые результаты ООО «Орион-Экспрессия». Хотя деятельность ООО «Орион-Экспрессия» значительно отличается от работы банков, основные принципы кредитования клиентов остаются теми же: коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы предоставляются на платной основе) и срочности (срок использования денежных средств ограничен).

     При формировании кредитной политики ООО «Орион-Экспрессия» нужно определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для компании, так и по каждому контрагенту (кредитный лимит). Рассчитывая эти показатели, ООО «Орион-Экспрессия» в первую очередь ориентируется на свою стратегию, т. к. увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем удержание своей рыночной доли и аккумулирование свободных денежных средств. При этом нужно поддерживать достаточную ликвидность компании и учитывать кредитный риск.

     Не  менее значимой характеристикой  коммерческого кредита является срок, на который он выдан. Большинство  компаний, устанавливая сроки по коммерческим кредитам, ориентируются на предложения  конкурентов. В ООО «Орион-Экспрессия» кредитование происходит на срок от шести до пятнадцати месяцев.

     Нужно также следить за тем, чтобы средняя  оборачиваемость дебиторской задолженности  в ООО «Орион-Экспрессия» была выше аналогичного показателя по кредиторской задолженности. Нельзя допускать, чтобы ООО «Орион-Экспрессия», получив кредит в банке на 30 дней, своим покупателям предоставляла отсрочку платежа на 40 дней. В противном случае избежать возникновения дефицита денежных средств будет сложно.

     Основным  инструментом контроля дебиторской  задолженности служит так называемый реестр старения. Он представляет собой  таблицу, содержащую неоплаченные суммы  счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа, и составляется исходя из политики ООО «Орион-Экспрессия» в области кредитования контрагентов.

     К примеру, руководство ООО «Орион-Экспрессия» может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней — обращаться в суд. Исходя из этого, может осуществляться группировка в реестре старения дебиторской задолженности: 0—7 дней, 8—15, 16—30, свыше 30.