Аудиторская проверка денежных средств

    В соответствии с условиями основного  договора платежные поручения могут  использоваться для предварительной  оплаты товаров, работ, услуг или  для осуществления периодических  платежей. Платежные поручения принимаются  банком независимо от наличия денежных средств на счете ООО «Орион-Экспрессия». Допускается частичная оплата платежных поручений.

    Отметим, что ООО «Орион-Экспрессия» в своей практике не использует такие формы безналичных платежей как аккредитивы и чеки.

    Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к  должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

    Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, а также  в иных случаях, предусмотренных  основным договором. Расчеты посредством  платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и  без акцепта плательщика.

    При выставлении платежного требования ООО «Орион-Экспрессия» бухгалтер  делает следующие записи: дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,76 «Расчеты с прочими дебиторами и  кредиторами» с кредита 51 «Расчетный счет».

    Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк (далее - банк-эмитент) по поручению  и за счет клиента на основании  расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика  платежа. Для осуществления расчетов по инкассо банк-эмитент вправе привлекать другой банк (далее - исполняющий банк).

    Расчеты по инкассо осуществляются на основании  платежных требований, оплата которых  может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без  его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке). Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя). Банк-эмитент, принявший на инкассо расчетные документы, принимает на себя обязательство доставить их по назначению.  В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ним ответственность в соответствии с законодательством.

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций, ООО «Орион-Экспрессия» может хранить в своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

     Выручка может сдаваться кассиром предприятия:

• в кассу банка (дневная и вечерняя),
• в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
• инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы 
  банка).

     В ООО «Орион-Экспрессия» чаще всего  используется первый и третий способы  сдачи выручки.

     Порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются  по договоренности между ООО «Орион-Экспрессия» и инкассаторской службой.

     Денежные  суммы (переводы) в пути, внесенные в кассы обслуживающих банков, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном счете 57 «Переводы в пути».

     Счет 57 «Переводы в пути» по отношению к бухгалтерскому балансу является активным. По дебету счета отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов на счет ООО «Орион-Экспрессия».

     В бухгалтерском учете ООО «Орион-Экспрессия» делаются следующие проводки по учету переводов в пути.

     Дебет 57 «Переводы в пути»

     Кредит 50.1  субсчет «Касса организации»

• сдана выручка от реализации товаров;
• зачислена выручка на счет в банке

     В практической деятельности ООО «Орион-Экспрессия» часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет). Основные принципы, которые необходимо соблюдать при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

     Так, в ООО «Орион-Экспрессия» деньги под отчет выдают на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые директором ООО «Орион-Экспрессия».

     Что касается выдачи наличных под отчет  на командировочные 
расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны 
бухгалтерией. Отметим, что выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя ООО «Орион-Экспрессия». В нем зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.

     Первичными  документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

     Рассмотрим  пример.

     Экспедитору Барашкову А.Н. выдали командировочные 2500 руб. под отчет:

     Дебет 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» (в руб.)

     Кредит 50.1  субсчет «Касса организации»

     Барашков, приехав из командировки, сразу отчитался:

     Дебет 44.1.1 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность, не облагаемую ЕНВД»

     Кредит 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» (в руб.)

     При отсутствии первичных документов, подтверждающих 
произведенные расходы за счет подотчетных средств, или при наличии 
документов с обязательными незаполненными реквизитами у бухгалтера нет 
оснований для отражения операций в учете. Следовательно, эти суммы 
ООО «Орион-Экспрессия» не имеет права включать в состав затрат по реализации продукции.

2.3 Проведение аудиторской проверки  учета денежных средств в ООО  «Орион-Экспрессия»

 

     Приступая к аудиту денежных средств и денежных документов, составим программу проведения аудиторской проверки (Приложение 1).

     Проверка  показала, что ООО «Орион-Экспрессия»  не имеет валютных счетов и не ведет  расчетов в иностранной валюте, следовательно, аудит валютных операций на предприятии  проводиться не будет.

     Кроме того, в ходе аудиторской проверки будут проанализировано состояние  системы внутреннего контроля и  бухгалтерского учета операций с  денежными средствами в ООО «Орион-Экспрессия».

     В самом начале аудиторской проверки проведем инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе.

     Инвентаризация  показала, что на день проведения проверки лимит кассы соответствовал установленному лимиту 100000 руб. Контрольные цифры  совпадают с отчетными. В ходе проверки были тщательно проверены полнота оприходования выручки от реализации товаров. При этом были сверены записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции.

     В целом бухгалтерский учет денежных средств в ООО «Орион-Экспрессия»  ведется на должном уровне. Бухгалтерские  проводки оформляются правильно, денежные документы хранятся в соответствии с инструкциями.

     При этом были выявлены следующие ошибки.

     1. Касса для выдачи средств не оборудована надлежащим образом.

     В соответствии с пунктом 3 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

     Помещение кассы должно быть изолировано, а  двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы  лицам, не имеющим отношения к  ее работе, воспрещается.

     Обращая внимание на Постановление ФАС Дальневосточного округа от 10 июня 2008 г. по делу N Ф03-А51/05-2/1420 говорится, что порядок хранения свободных денежных средств включает в себя оборудование помещения кассы

     Помещение кассы ООО «Орион-Экспрессия»  изолировано и оборудовано, однако в него имеют доступ посторонние  лица, что является прямым нарушением указанного Порядка.

     2. Кассовые операции оформляются не по унифицированным формам.

     Согласно  Федеральному закону «О бухгалтерском  учете» 129-ФЗ от 21.11.1996г. (в действующей редакции) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

     В ООО «Орион-Экспрессия» допускается  оформление первичных учетных документов, например, авансовых отчетов в  рукописной форме.

     3. Исправления в кассовых документах.

     В соответствии:

     с пунктом 19.1 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

     с пунктом 4.4. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском  учете» в приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.

     со  статьей 9 пункта 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.1996г. внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

     Однако  в анализируемом предприятии - ООО  «Орион-Экспрессия», такие исправления  имеют место быть.

     Особенно  это касается приходных ордеров, заполнение которых также вызывает ряд замечаний: заполнены небрежно, сумма прописью указывается с  маленькой буквы, не указываются  полностью фамилии плательщиков.

     Кроме того, в ООО «Орион-Экспрессия»  прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы погашаются  штампом  «оплачено», что также не соответствует инструкциям.

     4. Согласно пункту 20 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации» приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     В ООО «Орион-Экспрессия» приходные  и расходные ордера зачастую подписываются  кассиром в конце рабочего дня. При  этом кассир ссылается на занятость, что не является достаточной причиной для возникших нарушений.

     5. Не составляется реестр депонированных сумм, депонированная сумма не сдается в банк.

     В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации», по истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

     …б) составить реестр депонированных сумм…

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер.

     В ООО «Орион-Экспрессия» суммы  невыплаченной заработной платы  сдаются на депонированный счет в  банк без соблюдения 3-дневного срока. Так, выявлено, что 25 октября 2010 г. была сдана сумма заработной платы  работника ООО «Орион-Экспрессия»  Кириллина А.В., которая была начислена  и получена в банке к уплате 15 октября 2010 г.