Аудит розрахунків з підзвітними особами

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони були видані, або з дня повернення з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства авансовий звіт з додатком підтверджувальних документів про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них .

Невикористані готівкові гроші, видані під звіт, повинні бути повернуті в касу підприємства не пізніше трьох днів після закінчення терміну, на який вони були видані, або негайно після затвердження авансового звіту керівником. Гроші в новий підзвіт видаються тільки за умови повного розрахунку за попередньою підзвітною сумою. Заборонено видавати готівку, видані під звіт, безпосередньо від однієї особи іншій особі.

Якщо підзвітні суми після закінчення трьох днів, після встановлення звіту дати, не здані в касу або за ними не пред'явлено звіт, вони включаються в оподатковуваний прибутковим податком сукупний дохід працівника. Якщо підзвітні суми були видані без встановлення строку їх повернення і на момент перевірки такі суми відображені за Дт сч.71 «Розрахунки з підзвітними особами», підстав для включення в оподатковуваний дохід не є. Після закінчення року, якщо ця сума буде необгрунтовано списана з підзвітної особи без документів, що підтверджують зроблені витрати, вона підлягає включенню до сукупного доходу з оподаткуванням прибутковим податком на загальних підставах [24].

Облік за розрахунками з підзвітними особами ведеться на рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок, сальдо якого відбиває суму заборгованості підзвітних осіб організації або суму не відшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на основі видаткових касових ордерів, за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані за прибутковими касовими ордерами [22].

Численні і різноманітні операції з розрахунків з підзвітними особами знаходять своє відображення в наступних регістрах синтетичного обліку та звітності:

· Баланс підприємства (ф. № 1) (стор. балансу 236 - інша дебіторська заборгованість, платежі по якій очікуються протягом 12 місяців, і стор 628 - інші позики, що підлягають погашенню протягом 12 місяців після звітної дати);

· Звіт про рух грошових коштів (ф. № 4);

· Головній книзі;

· При журнально-ордерній формі обліку операції по руху підзвітних сум і розрахунків з підзвітними особами відображається в журналі-ордері № 7. Це комбінований регістр, який поєднає аналітичний і синтетичний облік з лінійної формою запису. Це значить, що кожної виданої під звіт сумі відводиться в журналі-ордері один рядок, і в міру подання авансового звіту, здачі в касу невикористаних сум мул отримання грошей до погашення перевитрати записи сум за цими операціям зроблять на цьому ж рядку. У той же час журнал-ордер № 7 зберігає шахову форму запису, закладену в основу журнально-ордерної форми рахівництва, в частині розшифровки обороту по кредиту рахунку 71.

Підставою для заповнення журналу-ордера № 7 є видаткові касові ордери на суми, видані під звіт, авансові звіти - на витрачені суми; нові прибуткові або видаткові касові ордери - на розбіжність у сумах отриманих та витрачених. До обліку приймаються авансові звіти, перевірені арифметично, по суті щодо доцільності та необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу та затверджені керівником організації. Бухгалтер обробляє авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають напрямку витрати [18].

Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і дебету рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Надалі ці суми списуються з рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці», якщо вони можуть бути утримані із заробітної плати працівники або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», коли вони не можуть бути утримані із заробітної плати працівника [22].

Можна зробити висновок, що розрахунки з підзвітними особами на сьогоднішній день актуальні, і правильність обліку цих витрат повинна стосуватися кожного.

1.2. Нормативно-законодавча база аудиту розрахунків з підзвітними особами

Ведення бухгалтерського обліку організації має бути строго регламентоване, тобто підпорядковане певним правилам.

Існує цілий звід правил, за якими ведеться бухгалтерський облік. І відступ від цих правил веде до серйозних помилок у бухгалтерській та податковій звітності, у визначенні фінансових результатів діяльності організації, призводить до зловживань з боку матеріально-відповідальних осіб.

Загальні документи по розрахунках з підзвітними і відрядженими особами:

Закон «Про бухгалтерський облік», містить перелік обов'язкових реквізитів первинних документів (стаття 9, п. 2). Дозволяє складати документи на машинних носіях (стаття 9, п. 7). Керівник організації за погодженням з головним бухгалтером затверджує перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів (стаття 9, п. 3). Зобов'язує директора організації і головного бухгалтера або уповноважених ними осіб підписувати первинні бухгалтерські документи за операціями з грошовими коштами (стаття 9, п. 3).

Цивільний кодекс Російської Федерації від 30.11.1994 р. № 51 - ФЗ, договір купівлі - продажу від 26.01.1996 р. № 14 ФЗ, а також дає визначення підзвітним особам, підзвітними сумами, відряджень і т.д.

Трудовий кодекс Російської Федерації від 30. 12.2001 р. № 197 - ФЗ, (Прийнято ГД ФС РФ 21.12.2008), за станом на 01 лютого 2008 р. Кодекс передбачає необхідні документи для відправлення у відрядження працівника, а також їх оформлення.

Податковий кодекс Російської Федерації від 31.07.98 р. № 146-ФЗ (Прийнято ГД ФС РФ 16.07.98 р.) станом на 01 квітня 2007р. Кодекс визначає розміри добових, що відшкодовуються понад норми працівникам, добові обкладаються податком на доходи фізичних осіб і єдиним соціальним податком, а також говорить про те, що для цілей оподаткування облік представницьких витрат у межах і понад норм немає.

ПБО 3 / 2006 - Положення з бухгалтерського обліку "Облік активів і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті" затверджено наказом Мінфіну РФ від 25.12.2007 N 147н - Положення регулює особливості бухгалтерського обліку майна і зобов'язань організацій, вартість яких виражена в іноземній валюті, полягають у перерахунку вартості цих майна і зобов'язань в рублі, облік курсових різниць. Додаток до даного Положення містить вказівку, що перерахунок витрат, здійснених підзвітною особою при відрядженнях за кордон, в рублі проводиться по курсу, що діє на дату його складання авансового звіту.

Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації. Затверджено Рішенням Ради Директорів Центрального Банку Росії від 22 листопада 1993 N 40 - містить правила прийому, зберігання, видачі готівки і оформлення первинних документів; ведення касової книги; ревізії каси і дотримання касової дисципліни. Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3-х робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них (гол. 1, пункт 11).

Постанова Уряду Російської Федерації від 23.09.2002 р. № 696 (ред. від 25.08.2006) «Про затвердження федеральних правил (стандартів) аудиторської діяльності», на підставі цих правил аудитор розробляє програму аудиту, в тому числі програму аудиту розрахунків з підзвітними особами .

План рахунків бухгалтерського обліку, затверджений Мінфіном РФ від 31.10.2000г. № 94н (зі змінами та доповненнями від 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетичного обліку операцій у бухгалтерському обліку. Зокрема, містить проводки по віднесенню до доходу працівника підзвітних сум, не повернутих у строк.

Інструкція Державної податкової служби РФ від 29.06.95 N 35 (ред. від 08.12.97) По застосування закону Російської Федерації «Про прибутковий податок з фізичних осіб" - відповідно до пункту 8 Інструкції, суми відшкодування працівнику витрат на відрядження в межах норм не включаються у сукупний річний дохід працівника.