Аудит расчетов с подотчетными лицами

определено, что  при инвентаризации подотчетных  сумм проверяются отчеты

подотчетных лиц  по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а

также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому

подотчетному  лицу.

При большом  количестве подотчетных лиц и  соответственно при выдаче

подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка

и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к

ряду нарушений  бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная  сдача неизрасходованной части  подотчетных сумм влечет за

собой нарушение  пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому

пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны  представить в

бухгалтерию авансовый  отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих

дней по истечении  срока, на который они выдан, или  со дня возвращения из

командировки.

В случае несвоевременной  сдачи неизрасходованных подотчетных  сумм при

проведении проверки налоговым инспектором может  быть исчислена материальная

выгода от использования  работником денежных средства организации  и включена в

налогооблагаемый  доход этого работника.

В частности, такое  разъяснение дано в письме Госналогинспекции  по г. Москве

от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в  общеустановленном

порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование

денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении

от возврата этих средства, просрочке в их уплате или необоснованном

получении.

Причем сумма  материальной выгоды в этом случае определяется за все время

нахождения денежных средств у работника, начиная  с установленной даты

представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность  по подотчетным

суммам списывается  с работника за счет собственных  средств организации по

окончании отчетного  периода без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные  сроки

неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском

учете следующими проводками:

    

 

Невозвращенные  в кассу организации неизрасходованные  суммы в соответствии с

пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По

применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических

лиц"» считаются  доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие  суммы являются доходом физических, полученным от

работодателя, то организация также обязана начислить  и уплатить взносы в

государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального

страхования РФ, Государственный фонд занятости  РФ, фонд обязательного

медицинского  страхования.

Однако, если подотчетные  средства были выданы работнику организации  под отчет

без установления срока их возврата и на момент налоговой  проверки, такие

суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований

для включения  в облагаемый доход работника  этих сумм не имеется. Такое

разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции  по г. Москве от 15

декабря 1994 г. № 11-13/16157.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с

подотчетными  лицами» списывается задолженность  подотчетного лица без

оправдательных  документов, подтверждающих произведенные  расходы, то

необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в

совокупный облагаемый доход данного работника. При  этом на главного

бухгалтера может  быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной

оплаты труда  за ведение бухгалтерского учета  с нарушениями действующего

порядка.

     Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются

не  имеющие всех обязательных реквизитов первичные  оправдательные документы,

подтверждающие  произведенные за счет подотчетных  сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о

бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные

операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться  оправдательными

документами, которые  служат основанием для записей в  регистрах бухгалтерского

учета.

Первичными оправдательными  документами, подтверждающими расходование

подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки,

квитанции к  приходным кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных

услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных

ценностей у  физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете»

установлено, что  первичные документы принимаются  для отражения имеющихся в

них данных в  бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную

информацию о  хозяйственной операции. К обязательным для первичных

бухгалтерских документов реквизитам относятся:

·        наименование документа;

·        дата составления документа;

·        наименование организации, составившей  документ;

·        содержание хозяйственной операции;

·        денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

·        наименование должностей ответственных  лиц и их подписи, заверенные

печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей  услуги,

выполнившей работы;

Кроме того, в  акте закупки материальных ценностей  у физического лица должны

быть приведены  дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его

постоянного местожительства  и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих

произведенные расходы за счет наличных денежных средства, выданных под отчет,

либо при наличии  документов с незаполненными в них  обязательными реквизитами

нет оснований  для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и,

следовательно, эти суммы организация имеет  право включать в состав затрат по

производству  и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с

физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный

облагаемый доход  работника. Так, в частности, в письме Госналогинспекции по

г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157 указано, что суммы  подотчетных

средств, на которые  отсутствуют документы, подтверждающие расходы, включаются

в совокупный облагаемый доход работника.

Особое внимание организациям следует обратить на представление  подотчетными

лицами чеков  контрольно-кассовых машин при покупке  материальных ценностей у

юридических лиц  в розничной торговле.

По мнению Госналогинспекции  по г. Москве (письмо от 8 сентября 1997 г. №

11-13/21380), подотчетные лица должны предъявлять не только товарные,

но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих

расходование  полученных сумм в розничной торговле.

Во-первых, ни Законом  РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 «О применении

контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»,

ни принятыми  позже нормативными документами, например, Положением по

применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с

населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. №

745, не установлена  обязательность расчетов торговых  организаций с

юридическим лицами за приобретаемые товары с применением  контрольно-кассовых

машин.

Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора розничной

купли-продажи  определяется как приобретение покупателем  в розничной торговле

товаров, предназначенных  для личного, семейного или иного  использования, не

связанного с  предпринимательской деятельностью.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по

поручению и  для нужд предприятия, то есть в целях  предпринимательской

деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить  без применения

контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего

расходование  подотчетных сумм принимать товарный чек.

     Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под

отчет наличными деньгами в размерах, превышающих  установленные лимиты.

Расчеты между  юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей

товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том  числе и выданными из кассы

организации под  отчет, необходимо производить с  соблюдением установленных

нормативными  актами пределов. Так, письмом Центрального банка РФ от 29

сентября 1997 г. № 525 лимит расчетов наличными деньгами между юридическими

лицами в Российской Федерации по одному платежу составляет с 8 октября 1997

года — 3 000 000 руб., с учетом изменения масштаба цен с 1 января 1998 года —

3000 руб. (для предприятий  потребительской кооперации —  5000 руб., для