Аудит расчетов с подотчетными лицами

счета 71 в дебет  счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в

зависимости от вида расходов по курсу на день представления  отчета. При

изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на

счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71,

кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет  счета 80, кредит счета

71).

    

1.2. Нормативные документы  (с краткими комментариями)

, регламентирующие  расчеты с подотчетными  лицами  

      Общие документы по расчетам  с подотчетными и командированными  лицами:     

1.      ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ"  —

Содержит перечень обязательных реквизитов первичных  документов (статья 9, п.

2). Разрешает  составлять документы на машинных  носителях(статья 9, п. 7).

Руководитель  организации по согласованию с главным  бухгалтером утверждает

перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов(статья 9, п.

3). Обязывает  директора организации и главного  бухгалтера либо уполномоченных

ими лиц подписывать  первичные бухгалтерские документы  по операциям с

денежными средствами(статья 9, п. 3).

2.      ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ  УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И  ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ  КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЕ" утверждено

ПРИКАЗОМ Минфина  РФ от 13.06.95 N 50 — Положение регулирует особенности

бухгалтерского  учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых

выражена в  иностранной валюте, заключающиеся  в пересчете стоимости этих

имущества и  обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному

Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных  подотчетным

лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на

дату его составления  авансового отчета.

3.      ПОЛОЖЕНИЕ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ  ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ  ПРОДУКЦИИ

(РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ  (РАБОТ, УСЛУГ), И О

ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ  ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ

ПРИБЫЛИ, утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред.

от 31.12.97) — содержит полный перечень затрат, которые фирма  вправе относить

на себестоимость (п.2 "и" — затраты на командировки).

4.      ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ  В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Утвержден

Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N

40 — Содержит  правила приема, хранения, выдачи  наличных денег и оформления

первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии  кассы и соблюдения

кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не

позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня

возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об

израсходованных суммах и произвести окончательный  расчет по ним( гл. 1, пункт

11).

5.      ПЛАН СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРЕДПРИЯТИЙ И  ИНСТРУКЦИЯ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ, утвержден  ПРИКАЗОМ Минфина СССР

от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) — правила синтетического учета операций в

бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход

работника подотчетных  сумм, не возвращенным в срок.

6.      ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О

ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ" — в соответствии с

пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций  оптовой торговли и

производителей  за наличный расчет материальным ценностям  принимается к зачету

лишь при наличии  соответствующих первичных документов (приходный кассовый

ордер, накладная  на отпуск товаров), содержащих сумму  НДС отдельной строкой).

При этом в соответствии с пунктом 1 "ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ  ЖУРНАЛОВ УЧЕТА СЧЕТОВ -

ФАКТУР ПРИ  РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ  СТОИМОСТЬ" утвержденным

ПОСТАНОВЛЕНИЕМ  Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98)

обязательным  условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов,

является наличие  счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей

сумму НДС отдельной  строкой.

7.      ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ  от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО

ПРИМЕНЕНИЮ ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "О ПОДОХОДНОМ НАЛОГЕ С ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ" —

в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику

командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный

годовой доход  работника.

8.      Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У  "ОБ УСТАНОВЛЕНИИ ПРЕДЛЕЛЬНОГО

РАЗМЕРА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ

ЛИЦАМИ" —  устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными

деньгами по одному платежу: между юридическими лицами — 10 тысяч рублей; для

предприятий потребительской  кооперации и организаций торговли ГУИН МВД России

— 15 тысяч рублей.

9.      ПОСТАНОВЛЕНИЕ Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) "О

НОРМАХ И ПОРЯДКЕ  ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ  РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЙ,

ОРГАНИЗАЦИЙ И  УЧРЕЖДЕНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ МОНТАЖНЫХ, НАЛАДОЧНЫХ, СТРОИТЕЛЬНЫХ

РАБОТ, НА КУРСЫ  ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ, А ТАКЖЕ  ЗА ПОДВИЖНОЙ И РАЗЪЕЗДНОЙ

ХАРАКТЕР РАБОТЫ, ЗА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ ВАХТОВЫМ МЕТОДОМ  И ПОЛЕВЫХ РАБОТ, ЗА

ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ В ПУТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" — содержит

правила компенсации  затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в

поездках, которые  не считаются командировками.

                По командировкам в пределах  Российской Федерации:               

10.  ИНСТРУКЦИЯ  Минфина СССР, Госкомтруда СССР  и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О

СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ  В ПРЕДЕЛАХ СССР" — содержит:

·        определение служебной командировки(п. 1);

·        правила документального оформления командировки (командировочное

удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в

командировку)(п. 2);

·        предельные сроки командировок (сроки  устанавливает руководитель, но

не более 40 дней)(п. 4);

·        необходимость ставить в командировочном  удостоверении отметки о дне

прибытии и  дне выбытия из места командировки(п. 6);

·        формы журналов по ведению учета  работников, отбывающих в

командировки (Приложение 2 и 3);

·        указание на сохранением за работником находящимся в командировке

среднего заработка (п. 9);

·        указание на выплату работникам суточных (п. 10);

·        перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

·        предписание в течение 3-х дней после возвращения работника  из

командировки  составить авансовый отчет (п. 19);

·        другие положения относительно командировок.

11.  ПИСЬМО  Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О ПОРЯДКЕ  ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ

РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ" —

компенсация работнику  данных расходов с отнесением их к  затратам

предусмотрена документом [10]).

12.  ПИСЬМО  Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ  РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА  ЦЕН" —

содержит действующие  в настоящий момент нормы выплаты  работникам суточных (22

рубля) и возмещения затрат по найму жилого помещения  при наличии

оправдательных  документов (145 руб.) и без таковых (4,5 руб.) при нахождении

в командировке в пределах РФ. Согласно ПОСТАНОВЛЕНИЮ  Правительства РФ от

26.02.92 N 122 (ред.  от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ  КОМАНДИРОВОЧНЫХ

РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных  сверх норм является

чистая прибыль  предприятия.

                          По командировкам за границу:                         

13.  ПОСТАНОВЛЕНИЕ  Госкомтруда СССР от 25.12.74 N 365 (ред.  от 20.08.92) "ОБ

УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" —

п.70-75 регламентируют выплаты при нахождения работника  в загранкомандировке.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются  суточные, а

также возмещаются  расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого

помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за

прописку  паспорта и комиссионные при обмене чека в  банке на иностранную  валюту

(п. 71). Дата пересечения границы определяется по отметке в

загранпаспорте  работника.

14.  ПИСЬМО  Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ

СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" —

содержит дополнение к правилам п.72-75 документа [13] — суточные какой страны

и с какого момента  применять (пока командированный работник находится на

территории РФ применяются нормы суточных для  РФ; при пересечении границы РФ —

нормы для страны-назначения (при этом документ [13] запрещает  выплачивать

суточные за день пересечения границы при  возвращении в РФ); если работник в

период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня

выбытия из одной  страны в другую (определяется по отметке  в паспорте)

суточные выплачиваются  по норме, установленной для выплаты  в стране, в

которую он направляется.)

15.  ПИСЬМО  Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред.  от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ

И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ  СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ  НА ТЕРРИТОРИИ

ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств и  соответствующих

размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих

работников, находящихся  в краткосрочных командировках. (При этом, в случае

пребывания работника  в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней

выплата суточных начиная с 61 дня производится в  размерах, предусмотренных