Аудит расчетов с подотчетными лицами

мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в

штате предприятия.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

производится  в пределах смет, утвержденных руководителем  предприятия, которые

не должны превышать  нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации

(при реализации  до 2 млн. руб. в год), и только  при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны  дата, место, программа

проведения деловой  встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон

(ПИСЬМО Минфина  РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ  И НОРМАТИВЫ НА

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И  НА ПОДГОТОВКУ И

ПЕРЕПОДГОТОВКУ  КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ,

РЕГУЛИРУЮЩИЕ  РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ

(РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 —  проверка правильности ведения аналитического учета

представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 —  проверка правильности выведения остатков на конец отчетного

периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность  подотчетных лиц

предприятию и  предприятия подотчетным лицам  должна быть показана в регистрах

учета развернуто.

Процедура 6.1.1 —  проверка соответствия записей в  авансовых отчетах и

журнале-ордере № 7.

     3.1.3. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется

аудитором с  использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить

пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод  о значительном распространении

данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с  подотчетными

лицами аудитор  контролирует арифметическую точность и отслеживает

взаимоувязку  данных аналитического и синтетического учета. Схема такого

анализа приведена  ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка  аналитический и синтетический  данных учета будет зависеть от

формы ведения  учета на предприятии. Допустим применяется  компьютеризованная

форма учета, следовательно  необходимость в блоках № 4 и 5 схемы  исчезает,

поскольку расчет данных по синтетическим счетам и  формирование оборотно-

сальдовой ведомости  производится автоматически бухгалтерской  программой. В

данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок

по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а  также правильность составления

формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая

ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа  «1С:Бухгалтерия»

позволяет автоматически  по данным журнала хозяйственных  операций формировать

готовую форму  № 1, однако в этом случае лучше с  удвоенной внимательностью

сверить данные Баланса с данными оборотной  ведомости, поскольку Баланс будет

формироваться верно лишь после тщательной отладки  алгоритма этой процедуры и

соблюдения определенных правил отражения операций.)

     3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить  следующие

ключевые моменты.

     Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина

СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ  КОМАНДИРОВКАХ В

ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по

распоряжению  руководителя предприятия на определенный срок в другую местность

для выполнения служебного поручения вне места  его постоянной работы (кроме

служебных поездок  работников, работа которых протекает  в пути или носит

разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников

устанавливаются п.4 Инструкции — 40 дней (не считая времени  нахождения в пути),

а минимальные  сроки не установлены.

При загранкомандировках  таких ограничений нет, однако начиная 61 дня

нахождения работника  в командировке суточные ему будут  начисляться по

ставкам, установленным  для работников загранучреждений РФ при командировках в

пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от

16.12.93 N 11-02-49 (ред.  от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ  ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ

ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ  КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ  ГОСУДАРСТВ").

     Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того,

чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

·        внутренний приказ директора о направлении  в командировку;

·        авансовый отчет с приложением  документального подтверждения  расходов;

·        утвержденный директором отчет о  командировке, закрытое

командировочное удостоверение.

Нельзя считать  командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по

договору подряда. Договор подряда относится к  числу гражданско-правовых

договоров, и  его действие регулируется нормами  гражданского права.

Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется

законодательство  о труде. В связи с этим командировочные  расходы граждан,

работающих по договору подряда, не относятся к  числу компенсационных выплат,

предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим

налогообложению в общепринятом порядке.

     Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В

соответствии  с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются

только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно.

Транспортные  расходы, производимые работником в  процессе нахождения в

командировке  могут быть компенсированы только по приказу руководителя с

отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

     Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с

ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА  И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ,

СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ  ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено ПРИКАЗОМ Минфина

РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по

курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату

фактического  расходования средств подотчетным  лицом.

     3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова

При проверке авансовых  отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

·        имеются ли приказы (распоряжения) о  направлении работников в

командировку  с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков

командировки;

·        правильность возмещения командировочных  расходов (суточные,

квартирные, стоимость  проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11

октября 1995 г. № 39 «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную

стоимость» суммы  расходов по проезду к месту служебной  командировки и

обратно, включая  затраты на пользование в поездах  постельными

принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по

нормам, установленным  законодательством, включаются в себестоимость  продукции

(работ, услуг)  без НДС. При этом сумм НДС,  оплаченная при возмещении таких

расходов (в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы

указанных расходов, а сверх нормы — налог возмещению не подлежит;

·        имеется ли командировочное удостоверение  с отметками в месте

пребывания в  командировке;

·        правильность и своевременность  составления авансовых отчетов;

·        правильность возмещения затрат на хозяйственные  нужды;

·        наличие оправдательных документов;

·        полнота и своевременность сдачи  в кассу остатка подотчетной  суммы;

·        правильность возмещения затрат на представительские  расходы.

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг)

проводится в  пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных

первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа

проведения деловой  встречи (приема), приглашенные лица, участники  со стороны

предприятия, величина расходов;

·        правильность возмещения затрат при  краткосрочных

загранкомандировках. При этом следует помнить, что  пересчет расходов по

загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент

прибытия работника  из командировки (любой из трех дней, в течение которых

командированный обязан сдать авансовый отчет  по командировке).

     3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

Приступая к  проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала

проверить:

·        кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность,

образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных  связей с

руководителем, кассиром организации);

·        имеется ли в наличии нормативная  база для работы бухгалтера;

·        кому подотчетен данных бухгалтер и  кто его проверяет по исполняемой

работе;

·        имеется ли утвержденный руководителем  организации список (круг)

подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по

ним утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными

лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе  организации на первое

число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии

расхождений выявить  их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо

выявить:

·        суммы выдаваемых под отчет авансов;