Аудит использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы

Пунктом 14 Рекомендаций №25 при разработке структуры рекомендуется учитывать следующие нормы управляемости: должность генерального директора вводится в случае, если организация имеет в своей структуре дочерние предприятия, обособленные подразделения (филиалы и представительства) и общую численность работников не менее одной тысячи человек; количество заместителей руководителя организации устанавливается в зависимости от количества осуществляемых видов и направлений деятельности, структурных подразделений, списочной численности работников и выполняемых функций;

при установлении должности заместителя руководителя организации не рекомендуется применять наименования «директор коммерческий», «директор по производству», «директор технически» и др.; должность главного специалиста (за исключением главного инженера, главного бухгалтера) вводится в случае, если работником выполняются управленческие функции и ему подчиняются структурные подразделения по соответствующему направлению деятельности организации; должность заместителя начальника структурного подразделения вводится при численности работников в его штате из расчета не менее пяти человек подчиненных одному заместителю.

В ходе проверки контролирует соблюдение требований постановления Совета Министров Республики Беларусь «О дополнительных мерах по совершенствованию оплаты руда работников отраслей экономики от 24.12.1998 №1972» (с учетом изменений и дополнений) (Постановление №1972), которым устанавливается, что: субъекты хозяйствования всех форм собственности, имеющие задолженность по заработной плате и (или) обязательн6ым страховым взносам в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, не могут повышать тарифные ставки, должностные оклады, действующие размеры премий, надбавки и доплаты в период до погашения задолженности; общая сумма средств, направляемых на выплату надбавок за высокие достижения в труде, выполнение особо важной (срочной) работы и другие показатели, выплачиваемых руководителям, специалистам и служащим организаций, кроме финансируемых из бюджета и пользующиеся государственными дотациями, и включаемых  затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, не должна превышать 20% суммы должностных окладов этих категорий работников [5, 266-268].

Наряду с этим необходимо установить соблюдение постановления Совета Министров Республики Беларусь «О мерах по совершенствованию организации оплаты труда в отраслях экономики», в соответствии с которым размер надбавок за продолжительность непрерывной работы (вознаграждений а выслугу лет, стаж работы), выплачиваемых рабочим, руководителям, специалистам, служащим хозращетных предприятиях и организаций всех форм собственности и включаемых в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, не должен превышать 20% тарифной ставки (должностного оклада).

В целях устранения необоснованного разрыва в оплате труда руководителей и работников предприятий всех форм собственности рекомендовано собственникам имущества этих предприятий установить коэффициент соотношения средней заработной платы руководителя и средней заработной платы по предприятию в целом не более 4.

Что касается оплат по системе премирования, то здесь действуют ограничения, выплаты по системам премирования рабочих, руководителей, специалистов и служащих за производственные результаты свыше 80% заработной платы по сдельным расценкам, тарифным ставкам (должностным окладам) в расчете на одного работника осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия [4, 267-268].

2.2 Проверка использования трудовых ресурсов и рабочего времени

Проверка осуществляется по данным оперативного учета (табеля учета рабочего времени), бухгалтерской и статистической отчетности в разрезе категорий работающих, их занятости (совместители), привлечения по договорам подряда на работы, которые могут выполняться списочным составом организации, простоев и прогулов, текучести кадров.

Цель проверки - контроль соблюдения в организации трудовой дисциплины и использования рабочего времени. В ходе контроля необходимо проверить: состояние работы по укреплению трудовой дисциплины и организацию учета использования рабочего времени; соблюдение законодательства о труде при приеме и увольнении работника; наличие трудовых книжек и произведенных в них записей; наличие и правильность оформления необходимых документов по учету личного состава (распоряжений, приказов о приеме, перемещении и увольнении работников в соответствии с утвержденными штатами и ставками, трудовых договоров (контрактов)); непроизводительные потери рабочего времени за счет простоев и принимаемые организацией меры по их сокращению; наличие сверхурочных часов, причин их возникновения и принимаемые организацией меры по их сокращению.

В ходе проверки изучается достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения (Приложение Й). При этом особое внимание обращается на проверку табелей учета рабочего времени и графиков работы.

При повременной оплате труда проверяются правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – правильность применения норм и расценок. При формально-правовой проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, заполненность всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д. При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава в отделе кадров. Аудитор составляет вспомогательную таблицу проверки правильности начисления заработной платы рабочим (Приложение Г, Д, Е).

Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особенно внимательно проверяются наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработавших непродолжительное время, а также наряды по устранению брака и переделке некачественно выполненных работ. При проверке первичных документов и расчетных ведомостей большое внимание уделяется правильности арифметических подсчетов.

2.3 Проверка эффективности использования фонда заработной платы

Важно не только формулировать ожидаемые результаты и разрабатывать программы, направленные на их достижение, но и регулярно отслеживать, в какой степени они фактически достигаются. Помимо оценки целей проводимой политики и ее практических результатов, аудит эффективности также должен включать и анализ информации, лежащей в основе принятия тех или иных решений. Таким образом, цель аудита эффективности состоит не в обосновании правильности расходования средств на оплату труда, а в оценке результативности произведенных расходов на основе отчетных данных после осуществления программы по использованию данных средств.

В мировой практике известно несколько разновидностей аудита эффективности: аудит выполнения, аудит соотношения цены и качества, аудит эффективности использования государственных средств, операционный аудит, аудит управления [3, 24].

Аудит эффективности использования фонда заработной платы можно отнести к операционному аудиту. Проводимая операционным аудитором оценка обычно основывается на трех методах: оценке проектов развития деятельности до, в течение и после их выполнения; оценке выполнения, которая определяет уровень (полноту и эффективность) достижения целей; всесторонней оценке деятельности (программ), которая со всех точек зрения оценивает определенные темы [3, 37].

Аудит эффективности использования фонда заработной платы позволяет:

выявить и устранить недостатки программы по использованию средств на оплату труда; мотивировать персонал (данные о работе и потребностях персонала, которые дает аудит эффективности, позволяют поставить перед персоналом реалистичные цели и распределить ответственность за полученные результаты); определить наиболее эффективные варианты использования ресурсов (при этом можно обнаружить, что какие-то направления работы стоят очень дорого, но дают мало позитивных результатов, в то время как по другому направлению тратится гораздо меньше средств, но оно пользуется большим спросом у адресатов программы); укрепить доверие к программе (по результатам аудита эффективности заинтересованные лица могут судить о том, насколько успешно программа достигает заявленных целей и как расходуются выделенные ресурсы). Успехи в достижении поставленных целей позволяют заручиться поддержкой при реализации планов на будущее.

Аудит эффективности использования фонда заработной платы будет состоять из следующих этапов: подготовка программы аудита (детальное описание мероприятий); подготовка общего плана проведения аудита (составляется для каждого аудитора, организует упорядоченное, эффективное мероприятие);

выбор методов проведения проверки, аудиторских процедур (анализ методов организации использования средств на оплату труда, анализ конкретных ситуаций; анализ имеющихся данных; обследование); определение рамок (масштаба) аудита (четно определяются рамки с указанием аудируемых вопросов и степени их охвата); предварительное изучение использования средств на оплату труда (изучение деятельности объекта аудита, специфики); установление критериев оценки эффективности использования средств на оплату труда (устанавливаются стандарты, с помощью которых можно оценить эффективность аудируемых программ); проведение аудита; составление аудиторского заключения.

2.4 Проверка специальных выплат работникам

Кроме основных видов доплат организациями производятся выплаты, которые установлены законодательством (например, оплата больничных листов, компенсация за неиспользованный отпуск, оплата очередных ежегодных отпусков, пособий и т.д.) или осуществляются по инициативе руководства организации (премии по итогам работы за год, ежемесячные премии по итогам работы, материальная помощь работникам и т.д.).

В ходе проведения аудиторской проверки нужно выявить, какие виды доплат и премий и на основании каких распорядительных документов производятся организацией. В каждой организации должно быть разработано и утверждено положение о премировании работников. В случае отсутствия такового налоговые органы могут посчитать премиальные выплаты необоснованными, так как отсутствуют четкие критерии начисления этих сумм, и, следовательно, не признать их расходами, которые уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организации.

Если организация выплачивает вознаграждение по итогам работы за год или вознаграждение за выслугу лет, то следует проверить наличие локальных нормативных актов, на основании которых они производятся. В этих документах организация должна отразить порядок, размеры и условия выплаты вознаграждений.

3 ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП АУДИТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ И ФОНДА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

3.1 Составление аудиторского заключения по использованию трудовых ресурсов и фонда заработной платы

После проведения всех необходимых аудиторских процедур проверяющий готовит пакет рабочих документов, который включает в себя копии документов, которые использовались для сбора доказательств, разработочные таблицы аудитора. Затем систематизирует собранные материалы и составляет на основании их аудиторское заключение, которое содержит мнение аудитора о достоверности изученных им материалов. Оно может иметь следующий вид.

Заключение аудитора о достоверности бухгалтерской отчётности в части использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы УП «Спецбелстрой» за 1 квартал 2011 г.

Итоговая часть

1. Аудит бухгалтерской отчётности в части использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы УП «Спецбелстрой» проводился на основе Бухгалтерского баланса по состоянию на 1 апреля 2011 г. и Отчета о прибылях и убытках.

Основы составления финансовой отчетности

2. Финансовая отчетность УП «Спецбелстрой» подготовлена в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Обязанности руководства и аудитора

3. Руководство УП «Спецбелстрой» отвечает, за ведение бухгалтерского учета, подготовку финансовой отчетности, а также за принятие необходимых мер для предотвращения злоупотреблений, нарушений законодательства и правил бухгалтерского учета.

4. Обязанность проверяющих заключается в том, чтобы высказать независимое мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности в части использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы на основе проведенного аудита.

Основа составления аудиторского заключения

5. Аудит был проведен в соответствии с Законом Республики Беларусь: «Об аудиторской деятельности» от08.11.1994г. № 3373-ХП (в ред. Закона Республики Беларусь  от 08.07.2008 № 369-З), инструкцией о взаимодействии работников контрольно-ревизионных подразделений министерств, других республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органов, налоговых, таможенных органов, органов уголовного преследования и судов по организации и проведению проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Прокуратуры Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь. Министерства юстиции Республики Беларусь, Комитета государственной безопасности Республики Беларусь, Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 12.06.2002 г. №83/33/16/149/62/14/8/35 (в ред. от 31.12.2004г.), внутрифирменными стандартами.

Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность в части использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы не содержит существенных искажений. В процессе подготовки к проведению аудита нами был определен объем работ, необходимых для формирования заключения о достоверности бухгалтерской отчетности.