Аудит использования трудовых ресурсов и фонда заработной платы

Затем изучаются достоверность первичных документов, порядок и последовательность их заполнения. При этом особое внимание обращается на проверку табелей учет рабочего времени и графиков работы (Приложение Г, Д, Е).

На следующем этапе контроля выборочно проверяется правильность начисления оплаты труда. Эта проверка производится отдельно по работникам с повременной и работникам со сдельной оплатой труда. По табелям учета рабочего времени устанавливается правильность начисления оплаты труда рабочим с повременной оплатой, проверяется соответствие ее тарифным разрядам рабочих и часовым тарифным ставкам (Приложение Й, Н, О). Затем определяется правильность начисления оплаты труда рабочим-сдельщикам. Здесь необходимо выяснить, осуществляется ли внутрихозяйственный контроль за соответствием фактически выполненного объема работ объему работ, указанному в соответствующих первичных документах (нарядах и др.). Анализ этих сопоставлений позволяет выявить приписки в объемах выполненных работ и излишние начисления заработной платы.

Особое внимание уделяется проверке правильности начисления дополнительной оплаты труда, одним из основных видов которой является оплата отпусков. В процессе проверки необходимо установить полноту включения в расчет выплат при определении среднедневной оплаты труда, суммы оплаты за время отпуска. При этом следует руководствоваться Правилами исчисления среднего заработка, сохраняемого за время ежегодного отпуска, и в других случаях, предусмотренных законодательством.

В процессе контроля следует учитывать, что начисленная оплата труда а время отпуска, включается в фонд оплаты труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Поэтому оплата труда за время отпуска должна быть отражена в текущем месяце по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов производственных затрат только в сумме, приходящееся на дни отпуска в данном месяце, а сумма начисленная за дни отпуска, приходящиеся на следующий месяц, должна отражаться на счетах учета производственных затрат в следующим месяце;в отчетном месяце производится только запись по выплате отпускных сумм из кассы по дебету счета 70 и кредиту счета 50 «Касса».

Проверяется правильность произведенных удержаний из оплаты труда. Как известно, из оплаты труда работающих производятся удержании подоходного налога, отчисления по социальному страхованию по исполнительным документам, по поручениям-обязательствам за приобретенные товары в кредит, по письменному поручению о переводе страховых взносов по договорам личного страхования, авансов, выданных в счет оплаты труда, в возмещение ущерба, причиненного предприятию и др. Кроме того, по личному заявлению работника из его оплаты труда могут производиться перечисления в банк на счета личных вкладов [7, 246-250].

При проверке правильности удержаний нужно установить и документальную обоснованность и законность, своевременность перечисления удержанных сумм по назначению: бюджету – взысканные налоги; торговым предприятиям – задолженность за товары, купленные в кредит; истцам – алименты и другие суммы. Особенно тщательно следует проверять правильность сделанных удержаний у лиц, уволенных за проверяемый период. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 50% заработка.

В процессе контроля проверяется также расходование средств фонда социальной защиты населения (Приложение В, И), и прежде всего, на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Эти пособия начисляются на основании листков нетрудоспособности (бюллетеней), выдаваемых лечебных учреждений. Аналогично проверяется оформление других документов, дающих право на получение пособий за счет средств фонда социальной защиты населения (пособие на новорожденного, пособие на детей, пособие по беременности и родам и др.).

Анализ материалов проверок позволяет обобщить все недостатки и нарушения в использовании трудовых ресурсов и фонда заработной платы по следующим направлениям: неправильное определение объемов выполненных работ (выявляются сопоставлением объемов работ, указанных в первичных документах по учету труда с аналогичными показателями документов по оприходованию готовой продукции и т.д., а также контрольным обмером фактичеки выполненных работ); повторное включение работ в документы по учету труда (выявляются сопоставлением указанных документов за смежные периоды, а также встречной сверкой с другими документами и проверкой работ в натуре); неправильное применения норм выработки, тарифных ставок, должностных окладов и расценок (определяют сопоставлением со сборниками выработки и тарификационными справочниками); неправильное применение доплат и надбавок к твердой зарплате (устанавливают сопоставлением первичных документов по учету труда с действующим положением по оплате труда); неправильный подсчет итоговых сумм по первичным документам (устанавливают их контрольным подсчетом); включение в документы по учету труда фамилий лиц, не принимавших участия в выполнении данных работ (выявляют сопоставлением фамилий работников со списочным составом бригады, звена, отряда и т.д., а также опросом отдельных лиц, сверкой подписей); несоответствие фактически выполняемой работы штатной должности (устанавливают изучением характера фактически выполняемой работы данным работником); нарушение законодательства о совместительстве (устанавливают сопоставлением фактического оформления совместительства с действующим законодательством).

Недостатки и нарушения в оплате труда могут быть вскрыты и устранены, если в ходе текущего контроля все первичные документы по учету труда и расчетно-платежные ведомости подвергают сплошной проверке при их приемке от внутрихозяйственных подразделений. Кроме того, рекомендуется проводить внезапные контрольные обмеры выполненных работ, проверки явки на работу отдельных должностных лиц и т.д.

При проверке положения по оплате труда на предприятии большое значение имеет проверка обоснованности установленной численности управленческого персонала предприятий, правильности применения должностных окладов и установленных надбавок к ним.

Проверка расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени, приказов о назначении работников определяют соблюдение штатной дисциплины. При этом особое внимание надо обращать на всякого рода дополнительные в данном структурном подразделении расчетно-платежные ведомости, вписанные не в обычном порядке фамилии отдельных работников, сомнительные подписи, за которыми могут скрываться факты нарушения штатной дисциплины и злоупотреблений.

Проверка правильности расчетов зарплаты и сумм удержаний, устанавливается правильность суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки каждому работнику. На всех проверенных документах аудитор делает свою пометку. Если после сопоставления документов останутся непомеченные какие-либо расчетные и платежные ведомости или фамилии отдельных лиц в них, то это может явиться признаком составления двойных платежных ведомостей, либо включения вымышленных фамилий.

Следует проверить правильность арифметических подсчетов в документах на начисление и выплату заработной платы. Проверкой правильности подсчета по вертикали могут быть выявлены завышения сумм, подлежащих к списанию в расход за счет уменьшения сумм удержанных налогов, и сумм, подлежащих перечислению в бюджет. Такое злоупотребление не требует внесения изменений в регистры бухгалтерского учета. Аналогичной проверкой по горизонтали могут быть выявлены случаи удержания денег с одних работников в счет погашения задолженности другими работниками.

Обычно правильность начисления и выплаты заработной платы проверяется выборочным путем. Известны различные варианты выборочной проверки. Наиболее эффективным вариантом является выявление признаков, указывающих на возможность недостатков и нарушений и дальнейшей до проверки по выявлению самих фактов. Нередко пользуются и другими вариантами, как, например, выборочной проверкой некоторых начислений и выплат без предварительного поиска признаков, указывающих на неблагоприятное положение. Иногда сплошным путем проверяют все начисления и выплаты за весь ревизуемый период.

На предприятиях имеют место случаи выплаты денег за работы, выполненные по трудовым соглашениям с частными лицами. Обычно таких выплат бывает немного в ревизуемом периоде, и их целесообразно проверить сплошным путем. Прежде всего, следует ознакомиться с содержанием трудового соглашения, обращая внимание на наличие данных об исполнителях работ (фамилии, имена, отчества, адреса, серии и номера паспорта и даты его выдачи, данных о его специальности, квалификации), характеристику и объем работ, подлежащих выполнению, расценки и сумму, которая будет выплачена после окончания работ.

Аудитор выясняет, какие обстоятельства вынудили аудируемое предприятие заключить трудовое соглашение с частными лицами. Намеченные в нем работы не должны входить в служебные обязанности штатных работников предприятия. Изучая акт приемки выполненных работ, аудитор проверяет, в полном ли объеме, в срок ли выполнены работы и каково их качество. Наличие этих документов является основанием для выплаты денег. Путем обследования или контрольного обмера проверяют соответствие объемов выполненных работ объемам, указанным в документах.

Необходимо тщательно проанализировать соблюдение сроков и полноту выдачи зарплаты (Приложение К), причины несвоевременности этих расчетов и меры, принимаемые субъектом хозяйствования по улучшению расчетной дисциплины по оплате труда.

Обязательным является выборочная проверка правильности отнесения расходов по заработной плате на определенный вид затрат. Неправильное отражение производственных расходов на счетах бухгалтерского учета может иметь место в результате низкой квалификации бухгалтерских работников. При этом ставится вопрос об исправлении отчетности, если неточности обнаружены после ее составления и предоставления в соответствующие инстанции. Ошибки, допущенные бухгалтерией в расчетно-платежной ведомости, могут быть исправлены в течении месяца. В другом случае требуется согласие работника. Далее аудиторы выявляют, не повлияло ли уточнение отчетных показателей на выполнение плановых заданий, обоснованность начисления премий[8, 165-167].

Исследуя операции по расчетам с персоналом, следует помнить, что оплата труда охватывает интересы не только нанимателя и работника, но и государства, так как выступает объектом налогообложения для ряда налогов и обязательных отчислений в бюджет. В связи с чем, выявленные экспертов злоупотребления наносят ущерб (убытки) не только организациям, но и государству [6, 29].

При проверке начисления премий следует иметь в виду, что они могут быть двух видов: премии, обусловленные действующей в организацией системой оплаты труда, которые выплачиваются за достижение высоких количественных и качественных результатов и носят регулярных характер, включая премии за выполнение особо важных заданий, и выплаты по итогам года, которые относятся на себестоимость выпускаемой продукции. В каждой организации должно быть разработано положение о премировании. Механизм вознаграждения по итогам работы за год, а также вознаграждения за выслугу лет организация устанавливает в разрабатываемых локальных нормативных актах, которыми предусматриваются порядок, размеры и условия выплаты. Премии единовременного характера, выплачиваются за счет чистой прибыли организации, фонда потребления или специальных источников [1, 306].

Аудитор должен обратить внимание на правильность корреспонденции счетов при оформлении указанных операций [1, 307].

В соответствии со статьей 107 Трудового кодекса Республики Беларусь из сумм начисленной заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания: подоходный налог; погашение задолженности по ранее выданным авансам, а также сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; в погашение задолженности по подотчетным суммам; возмещение материального ущерба, причиненного по вине работника нанимателю, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка, и др. Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в том числе при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением счетной ошибки.

Проверка операций по удержаниям из заработной платы производится выборочно.

В первую очередь надо проверить удержаний подоходного налога. При этом следует иметь в виду, что налог начисляется и удерживается юридическими лицами и предпринимателями, являющимися источниками выплаты дохода, ежемесячно нарастающим итогом с начала календарного года с суммы облагаемого дохода физического лица по ставкам налога, которые в цифровом изложении публикуются в печати Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.

Затем следует проверить законность и правильность других удержаний из начисленной заработной платы в соответствии с действующим законодательством.

При проверке обязательных удержаний и льгот по подоходному налогу надо установить, имеются ил соответствующие документы: справки о составе семьи, с места учебы и другие документы, подтверждающие наличие детей и иждивенцев, и возможность применения льгот; наличие исполнительных листов или личного заявления работника с просьбой производить удержания; акты ревизий и приказы на возмещение материального ущерба и другие документы (Приложение Б, Ж).

Кроме обязательных удержаний из заработной платы, организация имеет право производить по письменному заявлению работников вычеты из их заработной платы для производства безналичных расчетов. К ним относятся удержания: за товары, купленные в кредит; страховые платежи; за коммунальные услуги и др. Следовательно, проверяется удержание указанных сумм.

При проверке обоснованности вычетов необходимо удостовериться в наличии следующих документов: заявлений; договоров с торговыми организациями, в которых должны быть указаны сроки погашения кредитов и суммы платежей за товары, проданные в кредит, на основании которых произведены вычеты.

Одновременно следует также проверить, правильно ли произведены удержания из начисленной заработной платы работников в размере 1% в Фонд социальной защиты населения.