Событийный менеджмент

Работу по размещению экспонатов, которые привозят на огромных 18-колесных грузовиках, начинают представители  субподрядчика, вызывающие по очереди  по радиотелефону эти грузовики из ближайшего депо. Когда выставочные материалы размещены должным образом, выставка открывается.

 

Особыемероприятияивыездноеобслуживание

 

Направление особых мероприятий(specialevents) в индустрии гостеприимства это бизнес, связанный с новыми идеями, которые требуется продумать, разработать и осуществить. Другими словами, это бизнес, требующий  повышенного внимания к деталям, точному выбору времени, логистике, а также учета пространственных и организационных аспектов. Как правило, в их реализации участвует команда и они в значительной степени зависят от отношений с поставщиками. Для их проведения требуется терпение, гибкость, четкие соглашения в виде письменных документов и отличные навыки и умения слушать собеседника и говорить самому. Не помешает и хорошее чувство юмора.

Что считается особым мероприятием? Особые мероприятия проводятся на самых разных рынках и могут быть самыми разными по масштабам.

Спортивные  мероприятия: турниры по гольфу, футболу, бейсболу, теннису, автогонки, гонки на воздушных шарах.

Фестивали: искусство, ремесло и музыка.

Корпоративные мероприятия: поощрительные программы, открытие крупных заведений, годовщины, запуск на рынок новых продуктов.

Съезды: программы для участников с женами / мужьями, поощрительные программы, парусные регаты, приемы и обеды, программы, связанные с награждением, «сколачивание» команд.

Социальные  мероприятия: дни рождения, свадьбы, годовщины, тематические встречи и просто встречи без всякого повода.

Особые мероприятия  предусматривают услуги множества  продавцов и поставщиков. Организатору такого мероприятия, продюсеру или координатору, возможно, придется прибегнуть к услугам флористов, дизайнеров компаний, специализирующихся на оформлении, транспортных компаний (доставка участников на автобусах и лимузинах, установка указателей на парковке), компаний, сдающих автомобили напрокат, специалистов по аудиовизуальной технике, компании, занимающихся организацией игр и развлечений, фирм, предоставляющих принтеры и оргтехнику, а также тех, кто может прислать вам дополнительных работников, если они вам необходимы.

Консультант по выездному обслуживанию или  консультант по специальным мероприятиям должен продумать мероприятие в деталях и довести программу до всех участников. У него должно быть видение, позволяющее четко представить общую картину: общую атмосферу, цветовое оформление, использование тканей, их размер и форму (вплоть до сидений обеденных стульев), музыку и развлечения, праздничное освещение и, конечно, отличную еду, которая к тому же должна правильно подаваться.

Основными факторами, позволяющими добиться успеха в кейтеринге, являются количество, качество и своевременность. Все творческие усилия организаторов мероприятия будут сведены на нет, если питание окажется не на уровне. Поэтому чтобы обслужить присутствующих отличным питанием, требуется хорошоподготовленная и действующая организованно команда, способная предугадать запросы гостей.

Консультант-эксперт  по кейтерингу получает информацию от организации, планирующей мероприятие, чтобы на ее основе определить конкретные запросы участников и удовлетворить их. Для успешного проведения мероприятия требуется обширная информация. Ниже перечисляются отдельные ее составляющие, хотя они не исчерпывают всего списка:

• групповые демографические данные: тендерный и возрастной состав, профессии участников, религиозная принадлежность;
• цель конференций / съезда;
• дата мероприятия, а также остальные даты всей программы;
• предпочтения, ограничения и специальные запросы по питанию;
• программа еды и меню для всего мероприятия;
• прошлые мероприятия, проводимые данной группой;
• ожидаемое число участников;
• бюджет мероприятия.

Вся перечисленная  информация очень важна, однако самое  главное — бюджет. Только зная бюджет, консультант может заняться расчетами  параметров и разработать подробно детали мероприятия. Получив цифру  бюджета, можно начинать заниматься подготовкой предложения.

Чтобы стать  кейтеринг - консультантом или специалистом по выездному обслуживанию, требуется  сочетание самых разных навыков  и умений. Добиться максимальных успехов  в этой области могут лишь люди, имеющие достаточный опыт работы в различных направлениях. Как и везде, карьерный рост здесь возможен лишь с приобретением опыта. Во-первых, необходимо приобрести весь возможный опыт в службе питания и напитков, в индустрии гостеприимства. Если время и средства позволяют, рекомендуется пройти программу кулинарии. Во-вторых, получить опыт работы официантом в банкетном зале и обслуживании конференций, съездов с большим числом участников, проводимые в крупной курортной гостинице. Такой опыт будет бесценным. Кроме того, желательно поработать в службе регистрации или консьержем. Здесь можно отточить практические навыки и умения в общении с гостями. Желательно также поработать менеджером банкета или координатором услуг, предоставляемых организатором съезда, так как на этой работе усвоите и отработаете самые разные организационные навыки и умения, а также сможете решать самые разные задачи и заниматься сотней дел одновременно.

Следующий шаг  — работа, связанная с продажами. Было бы прекрасно поработать исполнительным менеджером в конференц - центре или в гостинице, где устраивают конференции. В этом случае будете отвечать за резервирование небольших блоков помещений (обычно 20 и меньше), решать вопросы, связанные с планировкой и подготовкой помещений, планировать еду для гостей и решать вопросы, связанные с аудиовизуальным обеспечением. Хотя и в небольшом масштабе, здесь приходится координировать сотни деталей, одно временно затрагивающих различные группы. После этой позиции вас можно перейти на должность специалиста по продажам услуг кейтеринг - отдела.

На этой должности  будете заниматься самыми разными мероприятиями: свадьбами, встречами, корпоративными праздниками, массовыми представлениями  и балами. Работая здесь, будете координировать работу различных поставщиков услуг и сами непосредственно с ними взаимодействовать. Необходимо привлекать флористов, заниматься оформлением помещений и территории, взаимодействовать с экспертами по освещению, агентствами, специализирующимися на развлечениях, компаниями по прокату автомобилей и специалистами по аудиовизуальной технике. Через два или три года работы на этой должности будете готовы подняться на следующую ступень карьерной лестницы.

Теперь, когда  научились рассматривать ситуацию с разных сторон, можете занять должность  менеджера по услугам при организации конференций в гостинице, начать работать в компании производственного типа или, возможно, с компанией, управляющей дестинацией (destinationmanagementcompany, DMC). Как правило, без опыта продаж в DMC должностью в такой компании будет только менеджер по операциям. И только добившись успеха в этом качестве, сможете стать членом команды по продажам.

Еще два года отработки навыков в этом качестве, и готовы «играть и высшей лиге». Теперь сами можете рисовать картину  своего будущего.

Теперь такому специалисту доступны самые разные направления. Полагайтесь на свои маркетинговые  идеи, понимание бизнеса, бухгалтерские  навыки и умения, свое отношение  к дизайну исвои идеи и концепции  относительно развлечения и организации  питания людей. Для проектирования и продажи особых мероприятий необходимо постоянно учиться новому и находить свежие идеи, для чего надо постоянно овладевать навыками и умениями и часто рисковать.

Во многих крупных  и даже не очень крупных городах  рядом с главными отелями и ресторанами выросли конференц-центры.

Главные фигуры в этой индустрии — специалисты бюро по организации конференций и приему гостей(conventionandvisitorsbureau, CVB), организаторы совещаний и конференций и их клиенты, конференц - центры, центры по предоставлению специализированных услуг и выставки.

 

 

 

Организаторысобранийиконференций

Практическую  сторону организации собраний (meetingplanners) всякого рода берут на себя специализированные агентства, которые могут быть как независимыми контракторами, оказывающими услуги корпорациям и ассоциациям, проводящим собрания, так и штатными работниками самих корпораций и ассоциаций. В любом случае у организатора собраний и конференций интересная карьера. Согласно статистическим данным Международной ассоциации организаторов конференций (InternationalConventionManagementAssociation, ICMA), только в США этой деятельностью занимается полный рабочий день или по совместительству около 212 тыс. человек.

Профессиональные  организаторы собраний и конференций  не только бронируют для своих  клиентов места в отелях, но и расписывают запланированное мероприятие по минутам, не забывая согласовать каждый пункт повестки дня с контракторами, от которых зависит их соблюдение. За последние годы к множеству забот организаторов собраний добавилось обеспечение мероприятия аудиовизуальными средствами и синхронным переводом.

Нагрузка, ложащаяся  на плечи организатора собрания, может  быть в одних случаях большая, в других — меньшая, но обычно его  функции сводятся к следующему.

Предварительная подготовка

• Спланировать повестку дня собрания.
• Выяснить цели собрания.
• Узнать примерное количество участников.
• Определить смету на проведение собрания.
• Выбрать район для проведения собрания.
• Выбрать отель (отели).
• Обговорить условия контрактов.
• Выбрать место для проведения выставки.
• Подготовить документацию для экспонентов.
• Разработать маркетинговый план.
• Спланировать приезд гостей к месту проведения мероприятия и их отъезд.
• Организовать наземный транспорт.
• Организовать доставку грузов.
• Организовать необходимое аудиовизуальное оборудование.

На  месте проведения мероприятия

• Провести инструктаж служащих перед началом мероприятия.
• Подготовить рабочий план действий.
• Руководить переходом участников из одного помещения в другое.
• Устранять возникающие недоразумения и неполадки.
• Подписывать счета-фактуры.

После мероприятия

• Выслушать замечания участников.
• Подвести итоги.
• Поблагодарить служащих и коллег за совместную работу.
• Организовать отъезд гостей.
• Договориться о сотрудничестве на следующий год.

Служащий, занимающийся подготовкой совещания, должен решить несколько важных задач, в том числе провести переговоры с отелями о выделении номеров и тарифах по ним. Он также сопровождает клиента или его представителей при посещении отеля, чтобы тот лично убедился в возможностях заведения проведению мероприятий подобного рода. Наиболее важными, как правило, являются встречи с руководителями таких отделов и служб, как кейтеринг, особенно с менеджером по обслуживанию, метрдотелем и другими служащими, от которых в значительной степени зависит успех проводимого мероприятия.

Конференц - центры и отели предоставляют помещения  для проведения мероприятия, номера для размещения участников и организуют питание и обслуживание. Конференц - центры и отели, заинтересованные в клиентуре, обычно стараются поддерживать хорошие отношения с профессиональными организаторами совещаний. Они часто приглашают их убедиться в возможностях отеля по приему участников совещаний: показывают конференц-залы, холлы, номера, угощают фирменными блюдами в ресторане, обращая внимание на электронную технику и оборудование, которые могут быть использованы во время мероприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ подготовки и проведения МЕРОПРИЯТИЙ  СОБЫТИЙНОГО мЕНЕДЖМЕНТА в ГОСТИНИЦЕ“ЖАННАТ ”

 

2.1.Общая характеристика  предприятия - гостиницы Жаннат

Гостиница Жаннат - Улица Аалы Токомбаева,   Бишкек, Кыргызстан