Событийный менеджмент

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА III. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОЗДАНИЮ БИЗНЕС –ПЛАНА,

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРАЗДНИКОВ

 

3.1.Бизнес-план, организация праздников в отеле “Жаннат ”

 

Еvent management (от англ. event — «событие») — это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий. Причем если первые направлены в основном на укрепление внутрикорпоративного духа, то вторые оказывают мощную поддержку рекламным и PR-кампаниям. В целом же задача событийного менеджмента — сделать из банального мероприятия настоящее событие, которое будут вспоминать и после его окончания. 

С чего начинается событие

Поводы для  таких мероприятий могут быть самыми разными. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) — мероприятия  по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния. Главное — правильно использовать каждый повод и организовать праздник с максимальной пользой. 

Управление  даже самым скромным по масштабу мероприятием требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. А для эффективной подготовки нужно четко представлять себе конечные цели, задачи и желаемый общественный резонанс. После ответов на эти вопросы можно начинать собственно event management. При планировании необходимо продумать следующие ключевые позиции:  

Бюджет

Прежде всего  выясните, сколько это стоит. К  примеру, на качественное корпоративное мероприятие на 100 персон расходы планируются в пределах 15—20 тысяч у.е. Масштабное же общественное событие — например, концерт Пола Маккартни в Москве — это совсем иной уровень event management. Тут появляются дополнительные организационные мероприятия: pre-party, after-party, интервью для прессы, пресс-конференции, телеэфиры, пресс-ланчи, vip-фуршеты и т.п. Соответственно и стоимость таких грандиозных мероприятий может достигать астрономических, по сравнению с обычными, размеров. 

План-график

Не менее  четко, чем вопрос денег, нужно решить вопрос со сроками как самого события, так и всех этапов его подготовки. 

Кадровое обеспечение

Сколько человек  понадобится, чтобы организовать праздник? Сколько будет работать на мероприятии  профессиональных артистов, режиссеров, специалистов по звуку и свету, промо-персонала? Кто будет отвечать за доставку оборудования, подготовку площадки, вести переговоры с подрядчиками? Ответить на эти вопросы тоже необходимо, прежде чем механизм подготовки придет в действие. 

Спонсорская поддержка

На этом же этапе  желательно определиться, нужна ли для организации праздника помощь спонсоров и насколько она  может быть взаимовыгодной. Найти, убедить, привлечь достойных спонсоров —  дело непростое и очень ответственное.  

 

Коммуникации и привлечение внимания общественности

Всегда следует  помнить, что одна из сверхзадач event management — получить необходимый общественный резонанс. Поэтому, планируя акцию, нужно  точно представлять, от кого, в каких  объемах и какой именно отклик на событие вы хотели бы получить. 

Сами или  агентство?

С этим вопросом так или иначе сталкивается любой  начинающий бренд-менеджер или директор по маркетингу. Люди более опытные  предпочитают доверять дело профессионалам. Причина ясна: специализированное коммуникационное агентство избавит от многих хлопот, взяв на себя весь груз организационных забот.  

Действуя «по  науке», специалисты сначала разработают  общую концепцию, то есть, постаравшись как можно точнее ответить на традиционные вопросы «для кого мы это делаем?», «для чего мы это делаем?» и «по поводу чего мы это делаем?» и призвав на помощь весь творческий потенциал, предложат яркую идею, максимально выражающую суть и индивидуальность будущего события.  

Затем последуют  хлопоты по подбору необходимого помещения и оборудования (вопрос настолько же творческий, настолько и коммерческий). Очень ответственный и важный момент — превращение идеи в готовый сценарий. Специалисты агентства найдут время и на организацию переговоров с подрядчиками, и на поиск профессиональных ведущих и звукорежиссеров, и на десятки других важнейших мелочей, которые так просто упустить из виду в предпраздничной суматохе. 

Что касается связей с общественностью, то и здесь  помощь агентства может оказаться  гораздо эффективнее. Коммуникационные агентства, имеющие давние и прочные контакты со СМИ, добьются общественного резонанса быстрее. Для достижения целей профессионалы пользуются всеми разнообразными способами распространения информации: это и direct-mail, и наружная реклама, и информирование целевой аудитории через специализированные источники (отраслевые издания).

Так что сегодня  даже не очень крупные отечественные  компании, сталкиваясь с необходимостью устроить праздник с рекламными или  другими целями, предпочитают обращаться к профессионалам. 

Даже на Западе событийный менеджмент — все еще  относительно новый вид бизнеса, ему от силы двадцать лет. А кыргызские предприниматели обратили внимание на event management лишь в середине 90-х, когда  отечественная рыночная экономика  стала облагораживаться, миновав стадию «дикого капитализма». 

 

Бизнес-план организация  праздников

 

В последние  годы в кыргызскую бизнес-культуру прочно вошли корпоративные праздники. Любая, даже небольшая компания, широко отмечает дни рождения владельцев, дни фирмы, Новый Год и массу других праздников. Однако, чтобы праздник получился весёлым, интересным и запоминающимся, необходимы специалисты, которые это веселье организуют. Забавные конкурсы, выступления артистов, шоу – всё это возьмёт на себя агентство по организации праздников. Именно поэтому очень многие начинающие предприниматели обращают внимание на этот вид бизнеса. Тем более что стартовые вложения совсем небольшие, особенно в регионах.

Заметим, что  решение открыть агентство праздников возникает у людей не спонтанно. Обычно люди, которые хотят начать этот бизнес, либо сами обладают хорошими актёрскими и коммуникативными навыками, либо общаются с такими людьми. Главное в этом бизнесе, чтобы владельцу он доставлял удовольствие. Тогда агентство по организации праздников будет иметь успех.

Обзорный раздел

Настоящий бизнес план предусматривает открытие агентства  по организации праздников для корпоративных  клиентов, детских учреждений и частных  лиц.

Организационно-правовая форма ведения бизнеса – общество с ограниченной ответственностью. Этот вариант является оптимальным по ряду причин. Прежде всего, потому, что основными клиентами будут выступать юридические лица.

Степень успешности проекта оценивается как средне-высокая  и зависит, в первую очередь, от региона. Во многих регионах эта ниша практически свободна, а вот в Бишкеке уровень конкуренции уже достаточно высокий.

Описание предприятия

Предполагается  открытие агентства по организации  и проведению праздников с необходимым  штатом работников и оборудования.

Описание  услуг

Предполагается, что агентство будет оказывать  клиентам следующие услуги:

- организация  корпоративных праздников

- организация  детских праздников

- организация  вечеров досуга

- организация  частных праздников

- организация  семинаров и конференций

Анализ рынка

В данном разделе  бизнес-плана необходимо дать подробную  характеристику рынку агентств по организации  праздников вашего региона. Необходимо отметить недочёты в работе действующих  компаний, чтобы избежать их затем  в своём бизнесе.

Производственный  план

Центральным местом при организации агентства праздников должен стать офис агентства. При  выборе офиса учитывайте удобство его  расположения для потенциальных  клиентов, ведь именно в офисе будут  проходить переговоры. Офис должен состоять из двух помещений – рабочего пространства для менеджеров и комнаты переговоров. Общий размер офиса составит примерно 40 квадратных метров.

Если в офисе  нет соответствующего ремонта –  его необходимо сделать, чтобы создать  соответствующее настроение и антураж  для заказчиков.

Следующим шагом станет покупка оборудования для офиса. Как правило, вам потребуется следующий перечень оборудования:

- компьютеры  с выходом в интернет по  числу менеджеров

- копировальный  аппарат

- факс

После того, как  офис готов к работе, необходимо нанять штат сотрудников. Как правило, сотрудники для агентства праздников делятся на две категории – постоянные работники и приходящие работники.

Постоянные  работники – это менеджеры  по поиску клиентов и работе с заказчиками.

Приходящие  работники – это актёры, клоуны, танцоры, ведущие и т.д., то есть все те, кого нет необходимости постоянно держать в штате.

Заметим, что  желательно набирать в штат опытных  менеджеров, имеющих солидный опыт привлечения клиентов. Это позволит быстро окупить стартовые затраты.

После того, как персонал набран, можно переходить к широкой рекламной кампании. Рекламировать агентство по организации праздников можно следующими способами:

- создание собственного  интернет-сайта

- телефонный  маркетинг

- директ-маркетинг

- работа в  поле – выезд менеджеров на переговоры на предприятия

- сарафанное  радио – после успешной организации  праздников ваше агентство станут  рекомендовать

Первые месяцы работы агентства заказов будет  не очень много, а затем количество заказов будет постоянно увеличиваться.

Теперь поговорим о том, какое оборудование может потребоваться при организации праздников:

- проекционные  экраны

- проекторы

- музыкальное  оборудование

- автомобили

- конструкции  для монтажа сцены

Всё это на первых порах можно арендовать, а затем, по мере роста доходов, покупать в собственность.

Отметим, что  неплохо бы иметь договорённость с каким-либо кафе или рестораном, чтобы при организации мероприятий  ещё и обеспечивать участников питанием. Это позволит привлечь дополнительных клиентов. Удобство такого подхода несомненно – заказчик получает весь комплекс услуг «от» и «до».

Финансовый  план

Далее мы подробно рассмотрим финансовую составляющую данного  бизнес-проекта.

Расходы:

- аренда офиса  – 300.000 сом.в год - ремонт –  50.000 сом

- оборудование  – 100.000 сом

- зарплата менеджеров (4) – 400.000 сом.в год

Итого: 850.000 сом.необходимо для старта

Доходы:

- организация  праздников – от 50.000 сом.чистой  прибыли с каждого мероприятия.

Как показывает практика, успешные агентства зарабатывают 10-20 миллионов сом.в год через 2-3 года после начала работы.

Таким образом, окупаемость агентства по организации праздников составляет порядка 1-1,5 лет. 

 

Советы профессионала  

 

Чтобы праздник прошел удачно и ваши цели были достигнуты, нужно помнить основные заповеди событийного менеджера:

- Начинайте  планирование и подготовку мероприятия  заблаговременно. 

- Всегда начинайте  с малого. Не берите на себя  больше того, с чем вы сможете  справиться.

- Привлекайте  спонсорскую поддержку. 

- Заранее определитесь, какие транспортные средства будут задействованы. Выясните, сколько это Вам будет стоить.

- Приготовьте  небольшие презенты всем участникам.

- При организации  фуршета определите, что и кому  вы собираетесь предложить.   Выясните, кто обеспечит Вас всем необходимым.

- Не забудьте об уборных.

- Узнайте, необходимо  ли разрешение для проведения  мероприятия.  

В заключение хотелось бы сказать, что проведение мероприятия  любой степени сложности требует  профессионализма, гибкости в принятии решений, умения прогнозировать и предугадывать непредвиденные обстоятельства и быстро ориентироваться в новых условиях. Кто это делает лучше, тот и оказывается в лидерах бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Бытует мнение, что организация внутренних корпоративных  мероприятий (чаще всего празднование Нового Года или дня рождения компании) с точки зрения масштабности затрат и глобальности усилий у специализированных агентств стоит рангом ниже, чем организация внешних массовых шоу. Тем не менее, в зависимости от внутренней политики и количества денег у клиента, event-компания разрабатывает программу специально для заказчика или же может предложить типичный, «конвейерный» сценарий празднества. Последний вариант хорош тем, что при выборе места мероприятия, оформлении сцены и декораций, найме подрядчиков, ведущих и актеров BTL-компания пользуется уже проверенными связями (не говоря уже об отсутствии расходов на разработку и воплощение оригинального сценария). Кстати, поставленный на поток вариант корпоративной вечеринки отнюдь не плох и для клиента. Ведь большинство заказчиков подобных мероприятий сами четко не представляют, чего они хотят, и в этом случае выбор из перечня общих концепций праздника может оказаться оптимальным вариантом сотрудничества.