Планирование деятельности туристской фирмы

Затраты на обслуживание финансового  обеспечения в среднем составляют 1–1,5% в год от размера обеспечения.

Например, от минимального размера финансового обеспечения для международного туризма в 10 000 000 руб. стоимость страхового вознаграждения составит 100 000–150 000 руб. Именно эту сумму необходимо будет ежегодно платить страховой компании за договор страхования гражданской ответственности туроператора.

Вместе с подготовкой  документов необходимо заняться поиском  и подготовкой помещения под  офис. Для начала будет достаточно офиса площадью не более 20 квадратных метров. В нем обязательно должны быть выделенная телефонная и интернет-линия. Существуют различные виды офисов:

• Витринный офис на первой линии;
• В бизнесцентре;
• В административном офисном здании;
• В торговом центре;
• На первом этаже жилого дома.

Размер офиса: 
•    Два рабочих места, три-пять рабочих мест; 
•    Однокомнатный, двухкомнатный, трехкомнатный, более трех комнат; 
•    Свободной планировки (количество метров).

Мебель для офиса: столы с приемными местами, кресла для сотрудников, стулья для посетителей, тумбочки с ключами, стеллаж для каталогов, шкаф для одежды, вешалки, вешалка-стойка, доска для информации и специальных предложений, диван для посетителей, журнальный столик, сейф, жалюзи, зеркало, посуда (для сотрудников, для приема посетителей), рамки для фотографий и разрешительных документов, растения.

Оборудование для офиса: компьютеры, телефоны, факс, принтеры (2 шт. минимум), сканер, ксерокс, телевизор, CD и DVDплеер для демонстрации фильмов о странах и курортах, кондиционер, кулер с водой, аптечка, часы, канцелярские принадлежности, настенная карта мира или глобус.

 Разрабатывается дизайнпроект офиса: 
•    Зонирование пространства; 
•    Дизайн помещения согласно концепции туристической компании; 
•    План помещения.

 

2.2 Персонал турфирмы

 

Кадровая политика — система  теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления  работы с персоналом, ее формы и  методы, а также содержание и направления  развития других систем. Она разрабатывается  собственниками организации, руководством высшего уровня, кадровыми службами. [19]

Оптимальный штат небольшой  туристской компании глядит примерно так:

• Руководитель;
• Менеджер 1;
• Менеджер 2;
• Секретарь;
• Курьер;
• Бухгалтер-кассир;
• Уборщица.

Стоит поподробнее разобрать  некоторые должности.

Директор.

Руководитель туристической компании — фигура ключевая и решает большое количество вопрoсов, как хозяйственных, так и стратегических, но помимо него желательно иметь не менее двух продающих менеджеров.

Руководитель может быть и главным  бухгалтером, кассиром, подписывать  документы и оформлять приход денежных средств. 
Если руководитель турфирмы — наемный сотрудник, у него обязательно должен быть опыт работы не менее двух лет, это минимальное время, за которое специалист может пройти все «сезоны» работы турфирмы — высокий, низкий, «мертвый» — и научится управлять компанией.

Менеджер туристической компании.

В круг его обязанностей входят:

• ведение переговоров с клиентами и партнерами по телефону и в офисе,
• оформление туров с туристами,
• бронирование туров и оформление документов с туроператорами,
• контроль над выполнением заказов, изменением цен, требованиями к предоставляемым документам, условиями сотрудничества, спецпредложениями.

Универсальный менеджер должен поддерживать и повышать свою квалификацию (посещать мастерклассы, семинары, рекламные туры), работать на выставках.

 Требования, предъявляемые к менеджерам:

• высшее образование,
• опыт работы в туризме,
• отсутствие вредных привычек,
• презентабельный внешний вид,
• грамотная русская речь,
• коммуникабельность, инициативность,
• умение решать конфликтные ситуации,
• ответственность. [17]

Менеджер без опыта работы как минимум должен стремиться работать в туризме и иметь среднее специальное или высшее (незаконченное высшее) образование, поскольку это значительно отражается на общем уровне культуры. Менеджер во всех своих действиях должен руководствоваться буквой закона, он должен знать законодательство не только в сфере туризма, но и основные нормативно-правовые акты – кодексы, концепции, федеральные законы и ссылаться на них при необходимости. [1. - 187 c.]

Секретарь

Осуществляет прием входящих звонков, распределяет их согласно специализации  менеджеров, отвечает на вопросы общего характера («Как проехать?», «До которого часа работаете?»), обеспечивает своевременный  заказ необходимой канцелярской продукции, бытовых товаров, осуществляет контроль над распорядком работы курьера, выполняет поручения руководителя, принимает посетителей и гостей офиса. Надо понимать, что порой без помощи секретаря обойтись очень сложно, особенно в высокий сезон — летом, когда одновременно звонит телефон и в кресле сидит клиент.

Секретарям также поручают заполнение анкет, учет и регистрацию входящей и исходящей почты, ответы на корпоративные email, ICQ, Skype.

Как правило, секретаря берут на работу после нескольких месяцев  начала работы туристической компании, когда телефон звонит постоянно, а в офис идут клиенты, требующие  внимания.

Курьер 

Очень важная и ответственная должность. Силами этого человека деньги, паспорта, документы должны попадать к туроператору (если вы все таки выбрали сферу турагентской дейтельности). Пoэтому при выборе кандидата на эту позицию руководствуйтесь простым правилом: человека необходимо проверить всеми возможными способами — пoзвoнить на предыдущее место работы, подтвердить соответствие места регистрации и места жительства, позвонить на домашний телефoн и пообщаться с родственниками, запросить рекомендации. Эти меры не излишние. Проблемы, кoторые могут возникнуть из-за действий курьера, без преувеличения катастрофические —потеря заграничных паспортов и документов, кража денежных средств, которые курьер перевозит ежедневно. Самый лучший вариант — это родственник или знакомый, но, к сожалению, не всегда такие кандидатуры находятся.

Бухгалтер-кассир,

Безуслoвнo, неoбхoдимый специалист, нo стoимoсть его услуг для небольшого турагентства слишком высока Поэтому бoльшинствo турфирм пользуются услугами юридических компаний или прихoдящего бухгалтера. Такoе кадровое решение позволяет снизить издержки на ведение бухгалтерскoго учета не менее чем в три pаза. [20]

По мере развития организации ее руководство должно рассматривать  проблемы разделения труда и его  кооперации. Это позволяет выяснить, отвечает ли выбранная структура  управления актуальным условиям. [1. – 145 c.]

 

2.3 Реклама в туризме

 

Особое место при открытии туристической  фирмы следует уделить рекламе. Наибольшей популярностью в настоящее  время пользуется реклама на интернет-сайтах. Сегодня Интернет – это ведущий фактор прогресса цивилизации. Ни одно другое изобретение новой технической эра не распространяется так быстро и широко, как Интернет. Каждые 100 дней обращений к Интернет удваивается. В настоящее время ни одна серьезная туристская фирма не может обойтись без гигантской сети по обмену информацией.

Использование Интернета в сфере  туризма позволяет:

• содействовать и соблюдать конституционные права и свободы граждан в области получения информации;
• потреблять, т. е. своевременно получать необходимую и достоверную информацию о предлагаемых туруслугах для правильного (компетентного) выбора;
• формировать и развивать конкурентный рынок услуг;
• применять единые стандарты и правила качественного оказания информационных услуг с учетом современного мирового уровня их развития. [7. – 103 c.]

Существуют и иные виды средств продвижения, которые могут быть классифицированы как инструменты, нацеленные на:

- персонал компаний (на  торговых представителей) с помощью  различных поощрений (финансовых, инсентив-путешествий и др.); бонусов; соревнований и конкуренции;

- дилеров и розничных  торговцев (турагентов) через:

- выпуск сувениров с  символикой компании (календари,  записные книжки, ручки, пепельницы);

- торговые выставки;

- презентации продуктов  (деловые обеды, ужины и др.);

- переписку (письма, циркуляры  и др.);

- совместные схемы продвижения  (организационная или финансовая  помощь);

- клиентов (непосредственно  или с помощью розничного торговца)через:

- дисплей компьютера, Интернет, настенные экраны, плакаты, брошюры  и др.;

- сувениры (сумочки с названием  фирмы, обложки для хранения  билетов и др.);

- предоставление в гостиницах  мыла, шампуней, специальных шапочек  для душа, а «нужным» клиентам - цветов и фруктов;

- переписку;

- финансирование с умеренным  процентом;

- предоставление бесплатных  ваучеров;

- организацию совместных  мероприятий продвижения с компаниями  других сфер бизнеса (инсентив - путешествия для сотрудников компаний, путешествия, сопровождающиеся льготными покупками товаров и услуг).

Эти средства продвижения  в основном предназначены для  создания хорошего отношения клиентов к фирме и предлагаемому туристскому  продукту, а также его запоминания, что может повысить ценность продукта.

Как и другие элементы маркетингового комплекса, рекламная кампания продвижения  продукта требует предварительного планирования. Вначале надо определить цели (необходимо завоевывать новых  клиентов или увеличивать объем  продаж уже существующим потребителям), а затем выбрать соответствующую  программу продвижения. В качестве целевого рынка может выступать  собственно компания, розничные торговцы (турагенты) или клиенты в зависимости от выбранной стратегии. В план продвижения допускается обращение сразу к нескольким рынкам.

Прежде чем определить метод  воздействия на рынок, компания должна изучить различные факторы, которые  могут повлиять на принимаемое решение (например, природу и качество продукта, этапы его жизненного цикла).

Анализ большого объема рыночной информации позволил известному американскому специалисту А. Политцу сформулировать два основополагающих закона рекламы, которые, конечно же, справедливы и в отношении туристской рекламы:

1. Реклама стимулирует  продажу хорошего товара и  ускоряет провал плохого. Она показывает, каких качеств продукт не имеет, и помогает потребителю в этом быстро разобраться.

2. Реклама, называющая  тот отличительный признак товара, который содержится в незначительных количествах и который сам потребитель не в состоянии обнаружить, помогает установить, что данный признак практически отсутствует, и тем самым ускоряет провал товара. [6. – 38-39 c.]

Классификация туристской рекламы

1. по объекту рекламирования:

• Товарная.  Основная задача – это формирование и стимулирование спроса на туристский продукт. Такая реклама информирует потенциальных клиентов о его достоинствах, пробуждает интерес и содействует продаже.

• Престижная, или имидж-реклама. Цель подобной рекламы — создание среди общественности и прежде всего среди активных и потенциальных клиентов привлекательного имиджа, который вызывал бы доверие к самому туристскому предприятию и всем предлагаемым им услугам.