Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий

В последнее время  благодаря стабилизации экономики  наблюдается тенденция увеличения спроса со стороны транснациональных  компаний на глобальные путешествия  своих сотрудников. Эта тенденция  составляет существенную конкуренцию  для туристских агентств, занимающихся торговлей деловыми путешествиями. В этой связи от агентов транснациональных  компаний требуется установление глобальной информациейной сети, чтобы изучать  и контролировать расходы сотрудников  в путешествиях.

Учитывая требования клиентов, пять лидирующих в бизнесе  делового туризма групп "Американ Экспресс", "Карлсон", "Ва-гон-Лите", "Томас Кук" и Японское бюро путешествий в последние годы делают попытки создать международную  сеть.

В 1989 г. туристские агентства из разных стран Европейского Союза, осуществляющие деловые путешествия, объединились и создали Европейскую  гильдию агентств бизнес-путешествий. Это было важным мероприятием в то время, когда авиакомпании объединяются и создают маркетинговые альянсы  и международные компьютерные сети бронирования. Сейчас в эту гильдию  входят восемь национальных гильдий  Бельгии, Дании, Франции, Ирландии, Италии, Нидерландов, Испании и Великобритании с общим количеством 200 членов. Планируется  также вступление в гильдию Германии, Греции, Португалии, а в дальнейшем и Швейцарии, Швеции и Норвегии.

Основная задача гильдии - унификация таких важных элементов  бизнеса, как НДС на тарифы авиарейсов, контроль над авиаперевозками, а  также лоббирование интересов членов гильдии в Европейском Союзе.

Рынок делового туризма

Деловой туризм оказывает  положительное воздействие на те страны, где он осуществляется. В  основном это воздействие аналогично тому, которое оказывают другие виды туризма, однако есть и отличия.

Во-первых, деловой  туризм стоит дорого и, следовательно, является доходным. Большую часть  деловых путешественников составляют менеджеры высшего и среднего звена компаний, поэтому продавцы дорогих, высококлассных услуг имеют  наибольшую выгоду. Доходы от этого  вида туризма поступают в бюджет государства через налоги. Если большие  мероприятия, например конференции, выставки и другие, сопровождаются культурно-развлекательной  программой, то выигрывают также рестораны, местные туристические достопримечательности, транспорт, сувенирные магазины и др.

Во-вторых, многие деловые путешествия совершаются  в не самый загруженный для  туристского центра период, поэтому  там всегда рассчитывают на бизнес-гостей независимо от сезонности.

В-третьих, путешественники, совершающие деловые поездки, меньше других туристов связаны с окружающей средой. Большую часть времени  они проводят на заседаниях, обсуждениях  различных вопросов, поэтому у  них остается мало времени на посещение  пляжей, зон отдыха, лыжных трасс  и др. Деловые гости не занимают много места в местном транспорте и не создают лишних очередей в  магазинах или на почте.

В-четвертых, гости, посещающие туристский центр для  участия в конференциях или выставках, а также совершающие ин-сентив-путешествия, являются хорошими послами для этого  центра и продвигают его совершенно бескорыстно. Часто это очень  известные люди, чье мнение может  существенно повлиять на формирование имиджа туристского центра у них  на родине. Этим объясняется заинтересованность местных властей в привлечении  как можно большего количества деловых  гостей в свой город или район.

Активное участие  местных властей может принимать  различные формы:

- вступительная  речь мэра города при открытии  конференции или выставки;

- демонстрация  познавательного фильма о местных  достопримечательностях;

- банкет с участием  местных руководителей, бизнесменов,  деятелей культуры и других  активистов;

- познавательное  путешествие по городу и окрестностям.

Осуществляя такие  мероприятия, местные власти надеются на то, что их деловые гости расскажут  об их городе, районе и стране своим  родственникам, друзьям и коллегам по работе, а также на то, что они  приедут еще раз уже в качестве отдыхающих или откроют здесь  филиал своего бизнеса.

Туристы, посетившие страну с деловыми целями, являются активными поставщиками иностранной  валюты, поэтому туристские организации  разных стран придают огромное значение привлечению иностранных гостей к себе. Например, каждый четвертый  гость Великобритании посещает ее с  деловыми целями и тратит в стране около 500 фунтов стерлингов за каждую поездку. Всего же гости тратят около 1,5 млрд фунтов стерлингов в год.

Бурное развитие делового туризма началось в 80-е  годы, когда была признана его особая доходность. Однако политические конфликты  и экономический спад несколько  замедлили темпы роста делового туризма. С оздоровлением же мирового хозяйства развитие этого вида туризма  продолжилось. Большое влияние на него оказало открытие восточноевропейских  стран. Одновременно традиционное первенство Европы в этой сфере туризма постепенно стало переходить к странам Юго-Восточной  Азии, где были открыты новые центры делового туризма.

В этот период уровень  инвестиций в новые средства проведения встреч и конференций в Юго-Восточной  Азии был очень высок. Например, Сингапур инвестировал 700 млн фунтов стерлингов в проект Синтек Сити и 210 млн фунтов в строительство нового выставочного центра искусств, Гонконг - 211 млн фунтов на увеличение вдвое размера своего конгрессного центра и центра выставок. По мере введения в эксплуатацию новых средств в регионе активно создавались мощные региональные организации делового туризма.

Меняются также  модели потребления. Клиенты индустрии  деловых путешествий стараются  сокращать расходы и использовать средства, выделенные на путешествия, более эффективно. Кроме того, развитие транспорта и телекоммуникационных средств для проведения конференций  создают новые предпосылки быстрого и эффективного улучшения деятельности сектора делового туризма. Внедрение  компьютерных систем бронирования оказало  решающее влияние на систему продаж, а усовершенствование транспортных средств повысило комфортность путешествий. При проведении конференций применяют  технологию телеконференций для  установления связи с отсутствующими участниками с помощью телевизионного монитора.

Влияние экономического спада, имевшего место в начале 90-х  годов, на другую сферу делового туризма, а именно на ин-сентив-путешествия, заключалось в том, что расходы  стали определяющим критерием для  покупателей таких туров. В связи  с этим они начали приобретать  заранее разработанные покедж-туры для того, чтобы получить дополнительные услуги по более низким тарифам. Продавцы услуг приняли вызов конкурировать  в этом смысле для поддержания  своего бизнеса. Так, крупные международные  гостиничные компании, такие, как "Хаят", "Мариотт", "Меридиан", внедрили покедж-туры для некоторых своих  отелей и вместе с местными компаниями разработали различные программы  для удовлетворения требований клиентов. Многие из этих покедж-туров использовались для продвижения на рынке новых  отелей или увеличения загруженности  тех отелей, которые загружались  ниже своих возможностей.

Вместе с тем  изменение экономического климата  повлияло на создание так называемых инсентивизированных встреч, т. е. включение  как минимум полдневных семинаров  или встреч в программы инсентив-путешествий  для маскировки реальной природы  их и сокращения налогов.

Другим показателем, который может быть использован  для сокращения расходов, является продолжительность путешествия. Средняя  продолжительность зарубежных инсентив-путешествий, проводимых европейскими компаниями, по разным оценкам, сократилась с 5 дней в 1990 г. до 3 - 4 дней в последующие  годы. Кроме того, существуют и продолжительные  инсен-тив-туры в среднем на 8 дней, но внутренние инсентив-туры длятся всего 2 дня и осуществляются в выходные дни.

Европейские специалисты, исследовав европейский рынок инсентив-путешествий, пришли к заключению, что среди  европейских центров проведения таких путешествий популярность переходит от средиземноморских  курортов к туристским центрам Восточной  Европы, особенно в такие значимые города, как Прага и Будапешт, а также в скандинавские страны. "Скандинавия определяется как  растущий туристский центр, в частности, зимой, когда она предлагает, например, экзотические путешествия на северных оленях, ужин у костра и лыжные походы" report on the European incentive market study // Travel & Tourism Analyst. - 1991. - No. 4.).

В начале 90-х годов  значительно возрастает количество путешествий на Дальний Восток и  в Юго-Восточную Азию. Особенно популярными  центрами продолжительных инсентив-путешествий  становятся Гонконг, Сингапур и Таиланд. Поездки в эти центры, так же как и в Америку, относительно дешевле, чем в Европу. Такие крупные  и известные европейские города-центры инсентив-путешествий, как Париж и Лондон, все больше испытывают на себе влияние конкуренции со стороны вышеназванных центров.

Последнее время  в компаниях наблюдаются определенные изменения в политике применения инсентив-путешествии. Например, в Великобритании и Германии подобные путешествия  используются в качестве регулярных средств стимулирования повышения  производительности труда и разработки новых предложений больше, чем  премия или награда. Регулярное включение  таких поощрительных поездок  в бизнес- и маркетинговые планы  все большего числа компаний означает, что рынок окончательно созрел. Однако то, что поощрительные путешествия, организуемые компанией, повысят производительность труда, должны понимать не только менеджеры  высшего звена управления компанией, но и все работники компании, а  также ее акционеры.

В будущем рынок  конференций может характеризоваться  следующими основными трендами:

1. Рынок станет  все больше сегментированным  по видам организаций, размерам, целям, бюджету и профилю делегатов.

2. Размеры и продолжительность  мероприятий будут сокращаться,  а из-за растущей специализации  необходимо вводить небольшие  специализированные организации.

3. Техническая спецификация  все больше зависит от аудиовизуальных  средств и информационных технологий.

4. Продавцы услуг  станут более активно выбирать  потенциальных клиентов и устанавливать  тарифы.

5. Конференции становятся  насыщенными, и делегаты работают  более интенсивно. Это требует  от организаторов обеспечения  достаточного количества хорошо  оборудованных и комфортабельных  комнат для проведения перерывов.

6. Возрастает спрос  на разные выставки во время  проведения конференций.

7. При организации  и проведении конференций все  больше внимания обращается на  вопросы защиты окружающей среды.  Организаторы конференций для  их проведения выбирают места  в экологически чистых зонах,  например, на прибрежных чистых  курортах и в гостиницах, строго  соблюдающих правила сохранения  окружающей среды. 

Большинство европейских  специалистов сходятся во мнении, что  в ближайшие несколько лет  Восточная Европа станет бурно развивающимся  рынком инсентив-путешествии в Европе. Это объясняется тем, что, несмотря на происходящие там политические и  экономические события, регион богат:

- старинными городами, богатыми культурными и историческими  достопримечательностями; 

- красивыми пейзажами  и туристскими местами для  экскурсий; 

- национальными  кухнями и в некоторых случаях  хорошо знакомыми сортами вин  и пива;

- фольклором и  обычаями;

- хорошо оборудованными  спортивными сооружениями;

- хорошо оснащенными  оздоровительными курортами.

Тем не менее перед  странами Восточной Европы стоят  проблемы, связанные с политической нестабильностью, а также неразвитой инфраструктурой. Решением некоторых  этих проблем могли бы стать инвестиции в новые гостиницы и терминалы  в аэропортах, а также учреждение новых подразделений в национальных туристских организациях, специализирующихся на инее нтив- путешествиях.

По прогнозам  тех же европейских специалистов, в краткосрочной и среднесрочной  перспективе европейские центры, специализирующиеся на непродолжительных  инсентив-путе-шествиях, будут более  популярны, чем те, которые организуют продолжительные экзотические инсентив-путешествия.

Это происходит, в  основном, по соображениям дешевизны  у покупающих эти туры компаний. В долгосрочной перспективе будет  нарастать конкуренция между  новыми и традиционными туристскими  центрами. Например, Испания будет  страдать в большей степени, так  как компании будут стараться  покупать туры в более молодые, уникальные и непривычные центры.

Доминирующее положение  США как крупного центра продолжительных  инсентив-путешествии на американском континенте в будущем будет поколеблено  другими туристскими центрами, такими как Канада, Бразилия и Мексика. Если Канада предлагает хорошо оснащенные курорты для занятия летними  и зимними видами спорта, то последние  две страны известны своей экзотикой.

Для дальнейшего  развития центров инсентив-путешествии  основное внимание будет уделяться  сегменту рынка, сосредоточенному на экотуризме, - это когда туристы предпочитают прогулки на свежем воздухе и приключения  на свой вкус перелетам на самолетах  большими группами в определенные туристские центры и комфортабельным отелям.