Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий

 

Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий

В последние годы деловой туризм развивался ускоренными  темпами. Так, в 1990 г. из 425 млн путешествий, совершенных в мире, 63 млн проводились  с деловыми целями. Этот вид туризма  является одним из наиболее прибыльных и имеет огромное значение для  принимающей стороны.

Деловой туризм возник еще в древние времена, когда  люди путешествовали для того, чтобы  торговать. Путешествия с деловыми целями включают: встречи и конференции, торговые выставки и ярмарки, а также  инсентив-путешествия, которые признаны наиболее эффективными средствами для  ведения бизнеса, выхода на новые  рынки, а также для обмена мнениями и новыми идеями между коллегами  и клиентами.

В 90-х годах произошли  существенные изменения в мировой  политической и экономической жизни, на транспорте и в технологиях, а  также в моделях потребления, которые оказали ощутимое влияние  на мировой рынок деловых путешествий  и поставили новые задачи перед  этим сектором туризма.

В соответствии с  целями индустрии делового туризма  встречи представляют собой организованные мероприятия, которые объединяют людей  для обсуждения различных вопросов и могут принимать разнообразные  формы, иметь разные названия. Например, конгресс - это формальная встреча  делегатов, обычно принадлежащих определенной сфере человеческой деятельности или  вовлеченных в специальное исследование в определенной области, для обсуждения разных вопросов. Конференция подразумевает  формальный обмен мнениями на встрече  или собрание для обсуждения общих  для всех участников вопросов. Саммит - та же конференция с участием высоких  должностных лиц, вплоть до руководителей  государств. Съезд - встреча людей, имеющих  общие цели, в частности, собрание делегатов политических партий с  целью формирования политики и выборов  в руководящие органы. Симпозиум - мероприятие, сопровождающееся беседами в непринужденной обстановке, или  формальная встреча, когда специалисты  делают короткие сообщения на определенную тему или несколько тем, связанных  друг с другом. Семинар - лекция, сопровождающаяся обменом мнений участников.

Встречи отличаются большим разнообразием. Они могут  иметь как коммерческие, так и  некоммерческие задачи, могут быть немногочисленными и многочисленными; могут быть короткими и продолжительными. Однако основной характеристикой встречи, по которой ее можно считать частью рынка делового туризма, является то, что она употребляет услуги индустрии  туризма и проводится вне помещении  организации, осуществляющей встречу. Например, собрание нескольких менеджеров компании, обсуждающих стратегию  по заработной плате в своих подразделениях в течение полдня, считается частью рынка делового туризма, если оно  проводится в конференц-зале, зарезервированном  в местной гостинице и особенно если оно сопровождается деловым  обедом. Если же собрание проходит в  конференц-зале организации, где работают эти менеджеры, то оно не может  считаться частью индустрии туризма, поскольку не пользуется услугами индустрии  туризма.

Однако встречи  отличаются объемом используемых ими  услуг индустрии туризма. Например, в предыдущем примере используются услуги только отеля и ресторана. Если встречи носят продолжительный  характер, то делегатам предлагаются услуги других секторов индустрии туризма, например, транспорт для осмотра  достопримечательностей и прогулок, услуги розничной торговли для покупки  туристического снаряжения, путеводителей  и др.

На рынке могут  использоваться различные средства проведения встреч и конференций, от крупных конгресс-центров, специально построенных для этого, до концертных залов, театров, учебных заведений, церквей, музеев, теплоходов, тематических парков. Однако наибольшая часть различного масштаба все-таки проводится в отелях, способных комфортно разместить делегатов.

Основным рынком для индустрии встреч являются корпоративный  сектор и ассоциации. Корпоративный  сектор включает компании, чьи основные мотивы проведения встреч носят коммерческий характер: конференции по вопросам маркетинга и продаж, по внедрению  нового продукта, кадровым вопросам и  др.

Что касается ассоциаций, то они имеют две формы: профессиональные и добровольные. По уровню ассоциации могут быть местными, региональными, национальными или международными. Так как члены ассоциации территориально разбросаны, необходима организация  регулярных встреч. Естественно, что  встречи международных ассоциаций включают больше элементов путешествий, чем встречи региональных или  национальных ассоциаций.

В небольших и  средних компаниях организацией различных мероприятий занимаются менеджеры по маркетингу и продажам или менеджеры по кадрам и подготовке кадров, а в ассоциациях - администраторы или генеральные секретари.

Многие крупные  предприятия, которые проводят более 20 мероприятий в год, таких как  конференции, собрания акционеров, годовые  раунды, собрания, посвященные вопросам продажи, сессии по подготовке кадров и другие, имеют собственных корпоративных  организаторов, которые выбирают и  резервируют помещения в местах, предназначенных для проведения таких мероприятий, а также являются ответственными за качественное выполнение мероприятия.

Для выбора мест корпоративные  организаторы привлекают сторонних  помощников, т. е. различные агентства, имеющие опыт работы в этой сфере  и собственную базу данных. Одним  из важных критериев выбора места  проведения встреч является его расположение. Вторым по значению критерием можно  считать возможности предоставления разных услуг досуга.

Компании и ассоциации, проводящие менее десяти встреч в  году, обычно обращаются к консалтинговым компаниям, специализирующимся на организации  мероприятий. Некоторые из таких  крупных компаний проводят более 150 мероприятий в год. Помимо выбора места проведения мероприятия, консалтинговые компании оказывают поддержку организаторам  в планировании мероприятия, координации  различных вопросов, таких как  определение необходимого количества инструкторов, обеспечение транспортными  средствами для перевозки оборудования, контроль над процессом оплаты и  др. В то же время от сотрудников  этих компаний требуется достаточный  профессионализм для решения  незапланированных вопросов в непредвиденных обстоятельствах, например, задержка рейса  в аэропорту или ухудшение  погодных условий. Консалтинговые компании, работающие на международной арене, объединяются в профессиональные организации, например, в Международную ассоциацию профессиональных организаторов конгрессов.

Профессиональные  организаторы мероприятий, в свою очередь, часто обращаются за помощью к  местным операторам, которые хорошо знают свой регион или город и  могут обеспечить бесперебойный  трансфер делегатов в отель или  другое место назначения, организовать личные развлекательно-познавательные программы.

Основными органами, осуществляющими продвижение центров  индустрии встреч, являются бюро по организации собраний и департамент  бизнес-путешествий местных и  национальных туристских организаций. Они публикуют материалы, распространяя  их среди организаторов встреч, помогают гостиницам и кон-ференц-центрам  при подготовке встреч, а также  координируют все действия по подготовке и проведению этих встреч.

Одной из ведущих  международных организаций по продвижению  крупных региональных конгрессных  центров является Европейская федерация  по проведению конференций городов, которая базируется в Брюсселе и  объединяет 70 членов из 22 стран Западной и Восточной Европы. Созданная  в 1964 г. федерация ставит перед собой  следующие цели:

1) по мере возможности  упрощать проведение деловых  мероприятий в Европе для организаторов  встреч;

2) для европейских  центров делового туризма и  организаций, проводящих деловые  мероприятия, расширять доступ  к информации;

3) помогать организаторам  встреч при поиске города в  Европе, удовлетворяющего их требованиям; 

4) оказывать поддержку  своим собственным членам на  международной арене; 

5) сотрудничать  с международными авторитетными  организациями, ассоциациями и  другими институтами; 

6) проводить специализированную  подготовку кадров по проведению  конференций; 

курорты крыма москва .

7) действовать как  спикер европейской индустрии  проведения конференций.

Для вхождения в  федерацию город должен удовлетворять  следующим критериям:

- иметь средства  для проведения конференций с  участием как минимум 300 делегатов  с соответствующим оборудованием  и уровнем обслуживания;

- иметь гостиницы  хорошего качества для приема  как минимум 300 делегатов; 

- предоставлять  транспортное обеспечение всем  делегатам; 

- иметь хорошую  команду специалистов по проведению  конференций; 

- обладать опытом  проведения нескольких международных  конференций в прошлые годы;

- обеспечить свободное  передвижение по стране участников  федерации и выезд из нее. 

Основной печатный орган федерации - журнал под названием "Ваши мероприятия в Европе", который финансируется за счет средств  участников федерации, выделенных на рекламу. Каждая страница журнала содержит информацию, необходимую организаторам конференций  для выбора города при планировании своего мероприятия. Например, на странице, посвященной одному из крупнейших центров  проведения конгрессов - Цюриху, помимо описания достопримечательностей города, можно получить информацию о его возможностях для проведения конференций.

Выставки и торговые ярмарки обычно проводятся для презентации  продуктов и услуг приглашенным представителям для стимулирования продажи или информирования гостей. В этом случае выставка представляет собой форму рекламы, где продукт  можно изучать визуально, на ощупь, а в некоторых случаях и  попробовать. Как средство рекламы  выставки играют важную роль в маркетинге продуктов и услуг и стимулируют  торговлю как внутри страны, так  и за рубежом. В качестве сектора  делового туризма организация и  проведение выставок генерируют денежные средства для местной экономики  за счет местных и иностранных  гостей.

Вместе с тем  выставки считаются частью индустрии  делового туризма, так как они  стимулируют путешествия двух различных  категорий людей:

- обслуживающих  выставку, путешествующих с целью  рекламы и продажи своей продукции; 

- гостей выставок, которые посещают их с разными  познавательными целями, например, для ознакомления с последними  достижениями в разных областях  экономики или осуществления  покупок и заключения договоров. 

По разным оценкам, торговые выставки имеют для их участников различные последствия.

1. В рамках выставок  проводятся целевые встречи, четко  нацеленные на определенные сегменты  рынка и сопровождающиеся продвижением  продуктов и услуг. 

2. Большая часть  гостей выставок наделена полномочиями  осуществлять покупки.

3. Выставки собирают  большое количество лидеров в  области продаж и трансформируют  многие устаревшие нормы продаж.

Для гостей выставок важно то, что им предоставляются  возможности непосредственных контактов  с персоналом компании и сравнения  разных продуктов, а также они  получают необходимую информацию от непосредственного осмотра продуктов  и осуществления проб.

Конечно, различные  компании из разных секторов экономики, участвующих в выставках, рассчитывают на разные объемы сделок, например, компания, производящая оборудование для добычи газа или нефти и их транспортировки, может считать определенным успехом  заключение одного контракта, а фирмы, выпускающие одежду или другие товары легкой промышленности, считают успешным участие в выставке, когда заключают  более сотни контрактов.

Выставки повышают спрос на разные секторы индустрии  туризма, а именно на средства размещения, рестораны, агентства путешествий. Иностранные гости выставок и  ярмарок считаются самыми расточительными  бизнес-туристами, а вышеперечисленные  средства индустрии туризма, естественно, выигрывают от таких клиентов. Например, местный бизнес Великобритании от проведения выставок в 1991 г. получил 1320 млрд фунтов стерлингов дохода.

В последнее время  выставки и ярмарки все чаще сопровождаются конференциями и семинарами в  целях повышения интереса к предмету мероприятия, а также для получения  новой дополнительной информации, знаний от выставки. А некоторые торговые и технологические ярмарки предоставляют  программу рабочих групп, разные демонстрационные курсы и форумы.

С другой стороны, многие конференции сопровождаются соответствующими выставками, которые  повышают визуальное и практическое восприятие, а также обеспечивают дополнительные доходы организаторам  конференций. По оценкам специалистов, около 20% выставок проводятся одновременно с соответствующими конференциями  и наоборот. Удобство такого сочетания  заключается в том, что участники  конференций и выставок могут  принимать в них участие, не покидая  конгресс-центры или выставочные  комплексы.

Организаторами  выставок могут быть частные предприниматели, торговые или другие профессиональные организации и др. Так как организация  и проведение выставок являются рискованным  мероприятием, организаторы должны проводить  исследования возможностей и ожидаемого эффекта. От организаторов выставок в первую очередь требуется:

- определить профиль  проводимой выставки и целевые  сегменты как участников, так  и гостей;

аренда в железнодорожном другой сайт .

- создать определенный  имидж выставки, вплоть до определения  ее названия и создания ее  символа; 

- распространить  рекламные материалы среди продавцов  и гостей.

В обязанности организаторов  входит также разработка маркетингового плана для выставки. Вначале организатор  должен выпустить брошюру с исчерпывающей  информацией о продаваемых выставочных  площадях и распространить ее среди  потенциальных участников. Затем  копии брошюр отправляют в соответствующие  издания и сопровождают их пресс-релизом, определяющим цели выставки и ее потенциальные  возможности. Организатор также  должен распространять периодические  новости о выставке, освещать ее достижения и стремиться привлечь к  участию в выставке как можно  больше желающих.

Индустрия выставок включает также оформление стендов, электро- и водоснабжение, оснащение  информационными и телекоммуникационными  средствами, соблюдение техники безопасности, обеспечение безопасности, соблюдение чистоты и т. д. С этой целью  организаторы выставки часто привлекают подрядчиков или сами выполняют  эти работы, исходя из предыдущего  опыта.

При принятии решения  об участии в выставке компании должны внимательно изучить условия  контракта, отправленного организатором, а также предлагаемую программу  выставки и ее проведения. Для решения  этих вопросов назначают исполнительного  координатора, в чьи обязанности  входит планировав ние и составление  бюджета для участия в выставке, определение персонала для работы на стенде и стратегии продвижения  своей продукции. Для успешного  участия в выставке от компании требуется  объединить усилия департаментов маркетинга и финансов, отдела кадров, а также  выполнить следующие работы по продвижению: