Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий

- определить участвующих  в выставке существующих и  потенциальных клиентов с помощью  непосредственной переписки; 

- дать рекламу  в соответствующих изданиях;

- организовать  определенные мероприятия для  привлечения гостей к своему  стенду, например, презентации с  вручением разных призов и  др.

В последние годы все чаще выставки проводят участники  индустрии встреч, где под одной  крышей собираются как организаторы разных мероприятий, так и потенциальные  участники. В роли участников выставки выступают организаторы конгрессов, гостиничные и транспортные компании, а в роли rocтей - корпоративные  организаторы компаний, организаторы профессиональных мероприятий, агентства  по поиску средств проведения встреч и др.

Инсентив-путешествие - это специальный сектор туризма, применяемый компаниями для награждения  своих работников и поощрения  их к выполнению новых задач. Исходя из этого, многие компании используют его для повышения производительности труда внутри компании и роста  активности работников, занятых продажей продукции компании.

Поскольку инсентив-путешествие  имеет сходство с туризмом отдыха, оно является скрытым сектором делового туризма. Для изучения и оценки размеров этого важного сектора была собрана  очень скудная статистическая информация по некоторым причинам. Во-первых, хотя при выезде из страны граждане указывают  цели своего визита, туристы, совершающие  инсентив-путешествия, не выделяются в  отдельную группу, а входят в категорию  отдыхающих и деловых путешественников.

Во-вторых, многие компании из-за высокого уровня конкуренции  в своих областях скрывают истинные расходы в этом секторе туризма.

В-третьих, на работников, награжденных инсентив-путеше-ствиями, возлагается налог, и в некоторых  случаях компании объединяют его  с расходными статьями и тем самым  усложнят оценку индустрии.

В-четвертых, очень  сложно определить, какая часть встреч и конференций с сильно выраженными  инсентив-элементами попадает в категорию  инсентив-путешествий.

По оценкам западных специалистов, мировой спрос на инсентив-путешествия  в 1990 г. составлял 11,3 млн путешествий  на общую сумму 16,9 млрд долл..

Важное место  на рынке занимают США, где впервые  был использован этот вид путешествий. В 1906 г. компания "Нэйшнл Кэш Реджистр Компани оф Дейтон" из шт. Огайо  наградила своих агентов по продажам бесплатным путешествием в штаб-квартиру компании. Спустя 5 лет победители удостоились  путешествия в Нью-Йорк.

Согласно Европейскому монитору путешествий, в Европе первые десять генерирующих рынков обеспечивают более 90% всего рынка международных  инсентив-путешествий Западной

Европы, а наиболее важными являются рынки Великобритании и Германии.

До конца 80-х  годов лидерство принадлежало Великобритании и в основном из-за тесных контактов  с американским рынком, а также  благодаря большому числу американских фирм, учрежденных в Великобритании.

Хотя на европейский  рынок приходится половина инсентив-путешествий  всего мира, он относительно молод  и менее развит, чем американский. С другой стороны, европейские клиенты  более искушены в путешествиях и  соответственно более требовательны  при выборе места и получении  услуг. Это не означает, что они  претендуют на отели класса "люкс", однако они хотели бы получить что-то исключительное, что не могли себе позволить во время предыдущих самостоятельных  путешествий.

По мнению западных специалистов, существуют по крайней  мере еще два важных различия между  североамериканским и европейскими рынками Report on the European incentive market study // Travel & Tourism Analyst. - 1991. - No. 4. ).

Во-первых, европейцы  в меньшей мере склонны брать  с собой в инсентив-путешествия  своих супругов, чем североамериканцы. Во-вторых, инсентив-путешествия рассматриваются  со стороны европейских компаний как средство вознаграждения своих  работников, в то время как американские компании рассматривают их как маркетинговое  средство. Однако, по мнению авторов, в  будущем такое положение изменится.

Основными генерирующими  рынками среди разных отраслей бизнеса  являются: фармацевтическая индустрия, индустрия информационных технологий, финансовые, электронные и парфюмерно-косметические  компании. Среди персонала компаний больше всех инсентив-путешествия совершает  высшее руководство. Некоторые компании привлекают своих дилеров в такие  путешествия.

Для организации  инсентив-туров для своих сотрудников  компании пользуются услугами специалистов в этой области. Роль таких специалистов более широка, чем коллег из обыкновенных туристских агентств. Они подключаются на ранних этапах процесса награждения  и тесно работают с клиентом при  решении вопросов повышения производительности труда, проблем мотивации и других маркетинговых вопросов с помощью  награждения путешествиями.

Сотрудничество  обычно начинается с анализа дел  у своих клиентов и определения  вида вознаграждения, а также изучения устремлений представленных к награде  работников. После выполнения этих функций специалисты проводят внутреннюю рекламу программы продвижения, мониторинг деятельности работников и  выявляют победителей. Организация  и проведение путешествия для  победителей являются заключительным этапом их работы. Компании, выполняющие  эти функции, называют себя "домами инсентив-путешествий" или просто "ин-сентив-домами".

Эти компании тесно  сотрудничают с местными операторами, как и компании по проведению встреч. Так, местные операторы организуют многие практические мероприятия, т. е. трансфер из аэропорта до отеля, проведение экскурсий, банкетов и др., однако расходы  на эти мероприятия составляют малую  часть оборота организаторов  инсентив-путешествий.

Крупнейшей международной  профессиональной ассоциацией организаторов  инсентив-путешествий является базирующееся в Нью-Йорке Общество организаторов  инсентив-путешествий, имеющее 2100 членов из 67 стран. Основными функциями  этого общества являются проведение конференций, публикации разных материалов об индустрии инсентив-путешествий как для членов ассоциации, так и для других, а также сертификация организаторов инсентив- покедж-туров.

Все сектора индустрии  туризма принимают участие в  проведении инсентив-путешествий. Однако имеются существенные различия между  рынками отдыха и инсентив-путешествий. Поэтому продавцы туристских услуг, обслуживающие инсентив-путешествия, должны учитывать характеристики, которые  присущи только этим путешествиям. Например, отели, собирающиеся работать на этом очень требовательном рынке, должны заботиться не только о качестве физического продукта, но и преимущественно  об условиях обслуживания.

Основные специфичные  требования для инсентив-путешествий  можно объединить в следующие  группы.

1. Уникальность. Ни  одно путешествие не должно  повторяться, маршруты должны  быть непредсказуемы и полны  сюрпризов, богаты специфическими  мероприятиями.

2. Фантазия и  экзотика. Эта важная часть покеджа  связана с предоставлением возможности  попробовать нечто необычное,  например стрельбу по движущимся  объектам или соколиную охоту.  Некоторые гостиничные компании  развозят своих гостей по их  номерам с помощью экзотических  средств, например, "Хаят Редженси  Уайколоа" на Гавайях доставляет  гостей на лодках по специально  прорытым каналам. 

3. Исключительность. По окончании путешествия его  участники должны быть уверены,  что они посетили необычное  место и встретились с интересными  людьми.

4. Оригинальность. В этой сфере особо ценятся  инновационные идеи. Например, организаторы  должны учитывать, что некоторые  путешественники азартны по натуре, поэтому для них должны быть  организованы различные соревнования, игры, например олимпийские игры  по пляжным видам спорта и  др.

Однако перед  организаторами возникает ряд проблем  при работе с рынком инсентив-путешествий. Например, из-за того, что эти путешествия  имеют групповой характер, организаторы должны рассматривать и вопрос ревности между награжденными в одной  и той же группе. Поэтому они  должны выбирать гостиничные номера одинаковых размеров, даже с одинаковой мебелью, чтобы участники ни в  коем случае не чувствовали ущем-ленность в своих правах.

При выборе местности  организаторы инсентив-путешествий  должны обратить особое внимание на следующие  критерии.

- Размещение с  высокими стандартами обслуживания  и предложением развлекательных  услуг, а также хорошее обслуживание  в ресторанах и барах. Также  важно наличие конференц-залов  для проведения инсентивизированных  встреч.

- Эксклюзивный  имидж, так как мало кто из  организаторов захочет отправить  группу в места массового отдыха  или в туристский центр, испытывающий  упадок.

- Доступность, которая  подразумевает возможность прибытия  в место назначения разными  транспортными средствами. Возможность  совершения путешествий вокруг  туристского центра даже с  инструктором также важна. 

- Достопримечательности  должны быть разными по мере  возможности, так как видение  и ощущение чего-то нового и  разного являются важными элементами  инсентив-путешествий. 

По результатам  опроса, проведенного авторитетным британским журналом "Конференц & Инсентив Тревл", самыми популярными туристскими  центрами в 1992 г. среди клиентов компаний - организаторов инсентив-путешествий  являлись:

1. Южная Африка, Гонконг, Кипр.

2. Сингапур.

3. Таиланд, Флорида,  Ямайка, Бразилия, восточное побережье  США.

4. Круизы, Италия, Гавайи, Монте-Карло, Испания, Португалия.

Кроме того, было выявлено, что несмотря на высокую стоимость  продолжительных путешествий по отношению к непродолжительным, туристские центры Северной и Южной  Америки и Дальнего Востока очень  популярны на рынках Европы. Это  обусловлено тем, что цены на авиарейсы  в Америку часто более конкурентоспособны по отношению к тарифам внутриевропей-ских перелетов. Также многие американские отели снижают тарифы для того, чтобы выжить в условиях высокой  конкуренции, которая началась еще  в 80-х годах.

В Европе самыми популярными  центрами для инсентив-путешествий  являются средиземноморские курорты, в частности, великолепные курорты  Франции и Испании, а для непродолжительных  путешествий среди европейских  городов, в основном, выбирают Лондон и Париж.

Очевидно, что при  выборе туристского центра главным  фактором является бюджет, выделенный для инсентив-путешествий. Золотое  правило распределения инсентив-бюджета  требует, чтобы средства распределялись равномерно между размещением, перелетом  и организуемыми на месте программами. При ограниченном бюджете организаторы стараются экономить не на местных  программах, а, как это ни странно, на размещении и перелете. Это объясняется  тем, что при инсентив-путешествиях для награжденных сотрудников очень  важны те впечатления от увиденного в грамотно разработанной программе, которые они сами и не смогли бы повторить при самостоятельных  путешествиях. Эти программы включают такие элементы, как специальные  экскурсии, спортивные игры, участие  в презентациях, которые позволяют  победителям почувствовать свое привилегированное положение и  делают путешествие запоминающимся.

Конечно, при выборе места проведения инсентив-путешествия  важную роль могут играть и другие факторы, скажем, профиль группы или  место предыдущего путешествия  и др. Например, если группа укомплектована из руководителей высшего звена, то организаторы должны разработать  относительно дорогую программу  на месте пребывания, так как клиенты  в этом случае любят отдыхать "на широкую ногу". И, наоборот, для  группы, состоящей из молодых менеджеров среднего или низшего звена, на эти  программы можно тратить относительно меньше, ибо они предпочитают путешествовать далеко и долго и меньше требований выдвигают к местным программам.

Размещение, транспорт  и туристские агентства в деловом  туризме

Люди, путешествующие из-за производственной необходимости, участвующие в конференциях и  выставках или проводящие инсентив-путешествия, в основном размещаются в отелях. Например, в Великобритании отели  вместе с гостевыми домами обеспечивают две трети рынка делового туризма.

В крупных городах  отели тесно контактируют с платежеспособными  бизнес-путешественниками для заполнения своего номерного фонда в рабочие  дни недели. А в выходные отели  снижают тарифы и принимают специальные  выходные программы для туристов, проводящих свой отдых. Компании или  организаторы конференций и выставок также могут договориться о скидках, если они смогут гарантировать адекватное количество гостей.

Бизнес-путешественники  предъявляют владельцам или руководителям  отелей свои требования и тем самым  формируют специфический сегмент  рынка. К таким требованиям можно  отнести следующие.

1. Высокие стандарты  обслуживания. Многие компании разработали  для себя правила выбора отелей  для деловых путешествий своих  работников. По той же оценке, 39% компаний четко сотрудничают  с одними и теми же отелями,  с которыми заключили долгосрочные  договоры или где имеют специальные  скидки. Управленческая иерархическая  структура компании является 

2. Средства ведения  бизнеса. Для деловых путешественников  отель во время путешествия  заменяет офис, им предоставляются  факс, пишущая машинка, компьютер,  ксерокс и др. Многие отели  имеют бизнес-центры, где также  могут предоставляться такие  услуги или где гость может  работать на своем компьютере.

3. Основным и  часто используемым средством  во время бизнес-путешествий является, конечно, телефон. Исследования  показывают, что около 68% бизнесменов  звонят из отелей. Телефонная  связь из отелей имеет надбавку, которая по своему уровню занимает  третье место после аэропортов  и авиалиний. Это обстоятельство  заставляет бизнесменов пользоваться  телеграфами и телефонными автоматами, находящимися вне отеля, однако  для этого требуется дополнительное  количество наличной валюты. В  современных условиях бизнесмены  часто пользуются специальными  телефонными карточками для звонков  из своего гостиничного номера, минуя дополнительную плату за  использование телефонных линий  отеля. Звонки с помощью этих  карточек могут обходиться очень  дешево или бесплатно, поскольку  телефонная компания сумму за  разговор может дебетировать  с кредитной карточки клиента.