Организация встреч, выставок и инсентив-путешествий

- покупательная  способность валюты. В периоды  экономических спадов покупательная  способность валюты играет важную  роль для бизнес-путешественника.  Транспортные компании, которые  могут обеспечить все перечисленные  выше факторы и предложить  доступные для рынка делового  туризма цены, смело могут продвигаться  на этом довольно конкурентном  рынке.

Пассажиры на авиалиниях обычно выбирают первый класс с обслуживанием  категории люкс, находящийся в  носовой части самолета, более  скромный экономический класс в  хвостовой части самолета или  бизнес-класс, расположенный между  двумя предыдущими классами. Однако если поездка организуется и финансируется  компанией, отправляющей своих сотрудников  в командировку, то они лишаются реального выбора. Определяющим фактором здесь является политика деловых  путешествий, проводимая компаниями, о  которой речь пойдет ниже. Предпочтение того или иного вышеназванного класса на авиалиниях зависит от занимаемой должности путешественника в  компании. Однако некоторые компании в своей политике учитывают еще  и длительность полетов.

Менеджеры компании, организующие деловые поездки своих  работников, а также бухгалтеры должны опасаться так называемой ложной экономии. Например, если они решат  сэкономить на авиабилетах, то должны помнить, что дешевые билеты на авиаперелеты очень неудобны для изменения  даты вылета, а ведь часто приходится изменять дату возвращения из-за непредвиденных изменений в графике того или  иного мероприятия и, следовательно, приходится платить большие штрафы. В дальних перелетах, например, на Дальний Восток или в трансатлантическом перелете в Америку во время дешевых  рейсов могут быть дополнительные пересадки, которые существенно увеличивают  время в пути до места назначения.

В последнее время  сокращается количество мест в первом классе. Это происходит, во-первых, из-за улучшения условий перелета для  пассажиров бизнес-класса и, во-вторых, по соображениям экономии во время  кризиса начала 90-х годов. Благодаря  этому многие авиакомпании сократили  количество мест первого класса на рейсах, например, "Сингапур Аэр-лайнс", "Свиссаэр", "Люфтганза", "Кэтэй  Пасифик", а последняя на своих  самолетах "Боинг-777" сняла первый класс.

На внугриевропейских  рейсах также отказались от первого  класса, но на трансатлантических рейсах он все еще составляет большую  долю. Однако здесь нет ясности, какая  часть этих пассажиров платит полный тариф первого класса. Авиакомпании, боясь потерять клиента, иногда переводят  пассажиров в первый класс из-за отсутствия свободных мест в бизнес-классе. Многие же пассажиры летают по специальным  клубным схемам. Например, компания "Континенталь Аэрлайнс" подсчитала, что только 5% пассажиров, летающих в  первом классе, приносят доход компании, поэтому сняла его.

По мере внедрения  крупных американских авиакомпаний на мировой рынок авиакомпании многих стран, так же как и гостиничные  компании, начали применять специальные  схемы обслуживания с целью привлечения  деловых путешественников именно к  своим компаниям. В настоящий  момент существует много схем, по которым  пассажирам предлагается бесплатный перелет, если они налетали определенное количество миль. Кроме бесплатного перелета эти схемы предлагают также гарантированную  посадку при полной загруженности  рейсов, пользование услугами аэропортов, дополнительные услуги при получении  или сдаче багажа и др.

В Европе такую  программу впервые применила  компания "Бритиш Аэруэйс", за ней  последовали "Алиталия" и "Иберия". Последняя с 1992 г. начала применять  так называемую программу "Иберия Плюс", по которой бесплатные билеты могут получать также члены семьи  и компаньоны владельцев этих клубных  карт.

В том же году другая европейская компания K.LM стала использовать программу для пассажиров, прибывающих  из Нидерландов, по которой необходимое  количество миль можно набрать, летая  на самолетах не только данной компании, но и компаний "Британия", "Ситихоппер" и "Норт-Вест Аэрлайнс". Эта программа  предлагает дополнительные услуги, такие, как специальные обеды, катание  на лыжах и на яхте, а также  бесплатные путешествия. Еще позднее  к этим программам присоединилась компания "Аэр Франс" со своей программой "Фрикуенс Плюс". В этой программе  с марта 1993 г. могли участвовать  и британцы и получать бесплатные билеты. Например, после восьмикратного перелета из Лондона в Париж они  могли получить бесплатный билет  на рейс Лондон - Ницца.

Схемы по привлечению  постоянных клиентов активно применяются  и в авиакомпаниях Азии и Дальнего Востока. Например, компания "Джэпэн Аэрлайнс" запустила свою программу  в январе 1993 г. с целью увеличения загруженности своих самолетов, а также японских отелей за счет путешественников из Европы, Ближнего Востока и Африки. Летом того же года другие крупные компании региона, такие, как "Сингапур Аэрлайнс", "Кэтэй  Пасифик" и Малайзия Аэрлайнс" приняли свои собственные программы.

Если общая продолжительность  путешествия не превышает трех часов, то большая часть деловых путешественников предпочитает скоростные поезда, а  не авиаперелеты. В Европе внутренним авиарейсам достойную конкуренцию  составляют такие скоростные поезда, как TGV "Сад-Ист" и TGV "Атлантик" во Франции, IC225 в Великобритании между  Лондоном и Эдинбургом, ICE в Германии, ETR450 в Италии, TAV в Испании, который  соединяет Мадрид с Севильей, Х2000 в Швеции между Стокгольмом и  Гетеборгом.

Большая концентрация относительно небольших стран на европейском континенте предопределяет развитие скоростных железнодорожных  сообщений между ними для деловых  путешественников, так как бизнес и коммерция не знают границ. Однако существующие железнодорожные сообщения  скоростных поездов не пересекают национальные границы за исключением французских, которые оперируют на территории Швейцарии.

Для преодоления  этой проблемы в дальнейшем от европейских  специалистов требуется решение  некоторых технических, операционных и маркетинговых вопросов. Эти  проблемы связаны с разными видами электрификации, сигнализации, разными  уровнями высоты платформ на станциях, методик измерения грузов и т. д. Существуют межкультурные различия на железных дорогах. Все это требует  значительной кооперации и ориентации на клиента.

В соответствии с  планами, разработанными Сообществом  европейских железных дорог и  Международным Союзом железных дорог, предусматривается создание общеевропейской  сети протяженностью более 30 тыс. км в  начале следующего столетия, в частности, прокладка 10 тыс. новых дорог, 10 тыс. усовершенствованных и 11 тыс. связующих  дорог.

В последнее время  деловые путешественники все  чаще используют простые поезда между  деловыми центрами Европы, которые  заметно улучшили обслуживание пассажиров. Количество пассажиров заметно увеличилось и в направлении Восточной Европы, например, между Веной и Будапештом, Веной и Прагой.

В Японии также  начали активно применять скоростные поезда. Например, когда время в  пути между городами Токио и Осака  сократилось до 30 минут, многие бизнесмены вместо самолета стали ездить поездом. В результате этого авиакомпания "Джэпэн Аэрлайнс" сократила число  авиарейсов из Токио в Осаку с  семи до шести в день. Одновременно из-за такой конкуренции начали дорожать тарифы на скоростные поезда, например, в 1993 г. билеты на скоростные поезда на те же направления были дороже, чем  авиабилеты.

Хотя внутренние авиарейсы в США доминируют, планы  о скоростных железнодорожных сообщениях активно развиваются. По федеральному плану предусматривается запуск скоростных поездов компании "Амтрак" между городами Нью-Йорк и Бостон. После успешного запуска в  этом направлении компания "Амтрек" планирует новые деловые сообщения  между городами Сан-Франциско и  Лос-Анджелес, Лос-Анджелес и Сан-Диего, Чикаго и Детройт.

Основными партнерами компаний по аренде автомашин являются аэропорты и железнодорожные  станции, например, 55% своих доходов  компания "Авис" получает от пассажиров авиалиний, прилетающих преимущественно  в международные аэропорты. Эта  компания имеет формальные связи  со многими авиакомпаниями, например, "Алиталия", САС, "Иберия" и "Бритиш Мидланд", и через их систему  бронирования также может арендовать автомашину. В начале 90-х годов  компания "Авис" во Франции начала специальное обслуживание под девизом "Поезд и авто", которое позволяет  при покупке железнодорожного билета одновременно бронировать и автомашину, которую после использования  можно вернуть или на место, откуда она была взята, или на другие 200 железнодорожных  вокзалов Франции.

Компания "Авис", так же как и другие транспортные компании, использует свою программу  поощрения постоянных клиентов под  названием "Авис Клаб", которая  гарантирует своим клиентам 30%-ную  скидку, ускоренное бронирование, а  также скидку при размещении в  некоторых отелях.

Многие компании при отправлении своих работников в деловые путешествия регулируют вопрос аренды ими автомашин.

В последние годы заметна тенденция перемещения  пунктов по аренде автомашин в  центральную часть городов. Это  обусловлено тем, что, во-первых, земля  возле аэропорта относительно дорогая  и, во-вторых, многие скоростные железнодорожные  поезда прибывают на вокзалы, находящиеся  в центре города. Поэтому в будущем  автомашины будут арендоваться в  центре города для совершения поездок  на предприятия, которые выводятся  из центра по экологическим соображениям. Например, компания "Герц", которой  принадлежит 30% рынка аэропортов Европы, начала переводить свои пункты аренды автомашин в центр городов.

Тарифы на аренду автомашин в основном зависят  от затрат на содержание автомобильного парка и персонала. Компании по аренде автомашин до недавнего времени  получали значительные скидки от автомобилестроительных компаний, однако в последние годы из-за сложностей на рынке автомобилестроения автопарки компаний по аренде автомашин  сократились, соответственно подняв тарифы на услуги. И в будущем, по мнению самих компаний, тарифы на их услуги будут возрастать, а по мнению той  же компании "Герц", рост составит 5 - 10%.

Так как статья расходов на деловые путешествия  компании является одной из главных  в корпоративных расходах, многие компании формально подходят к деловым  путешествиям своих сотрудников  для контроля их расходов. Специалисты  компании "Американ Экспресс" после  проведения соответствующих исследований среди компаний заключили, что 52% имели  формальную, зарегистрированную политику, 43% следовали неформальным правилам и 5% не имели никакой политики путешествий. Также было установлено, что компании с большим количеством деловых  путешественников имеют формальную политику путешествий. Так, компании, в  которых деловые путе-шествия  совершают менее 20 человек, составляют 29%, а компании с количеством бизнес-путешественников более 50 составляют 71%. При изучении компаний из разных отраслей экономики  большого различия не наблюдалось. Например, среди финансовых компаний 64% имели  туристскую политику, а среди торговых - 42%.

В компаниях формальная политика путешествий разрабатывается  в основном на уровне Совета директоров или Правления, а в некоторых  случаях этим занимается администрация  или департамент по персоналу.

Так, компания "Американ Экспресс" при выработке политики по деловым путешествиям рекомендует  следующее:

1. Определить ответственных  за разработку политики и ее  содержание.

2. Найти баланс  между комфортом путешествий  и эффективностью расходов.

3. Удостовериться, что итоговый документ определяет  полную политику и философию  путешествий компании и четко  описывает все правила.

4. Довести политику  до сведения каждого, кто организует  и финансирует путешествия.

5. Разработать четкие  процедуры для выполнения политики  и отчета о ходе ее выполнения.

Политику путешествий  компании в основном используют для  контроля за использованием работниками  средств для размещения и транспортировки  во время их деловых путешествий.

Например, основным пунктом политики путешествий может  стать определение класса при  авиаперелетах и железнодорожных  путешествиях, так как последние  являются основными статьями бюджета  путешествий.

Исследования компании "Американ Экспресс" показали, что 76% компаний осуществляют контроль за перелетами своих деловых путешественников, 47% - за использованием средств для  размещения путешественников, из которых 39% выбирают отели, с кем они предварительно заключили соглашение. С другой стороны, 56% компаний имеют определенный дисконт  как минимум для одной из трех категорий - воздушных перелетов, размещения и аренды автомашин В 51% случаев  имеют место скидки в отелях, в 23% случаев - при аренде автомашины, в 23% - скидки на услуги турагента, в 16% - скидки в авиакомпаниях и в 4% - в ресторанах.

В последние годы компании все больше привлекают туристские агентства или, как их еще называют, "компании по менеджменту путешествий" при организации деловых путешествий  своих сотрудников вместо того, чтобы  содержать специальных менеджеров. Например, в 1999 г. 80% британских компаний работали с агентами при организации деловых поездок своих сотрудников.

При планировании делового путешествия работники  компании обычно передают агенту по телефону или факсу сообщение о приобретении путевки на деловую поездку. Агент  отправляет в компанию заказанный ей билет через курьера. Очевидно, что  фирмы, делая акцент на туристские агентства, могут сэкономить средства благодаря  дисконту, которым пользуются агенты. Вместе с тем агентства, специализирующиеся на продаже деловых путешествий, являются наиболее востребованным и  динамично развивающимся сектором розничной торговли путешествий. Конечно, работа с требовательными корпоративными клиентами для них является тяжелым, но очень прибыльным занятием.