Далее рассмотрим рационализацию деятельности сотрудников. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Что позволит повысить эффективность работы сотрудников. Однако на данном этапе это не осуществляется.

     Рассмотрим  снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам  фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

     Значительное  снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Чем меньше времени тратит работник на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

     Так как «Горлица» по своим масштабам относится к малым предприятиям, то внедрение и содержание целого отдела технической поддержки, который бы занимался внедрением и совершенствованием локальной сети, а также поддержанием в рабочем состоянии оргтехники, не рентабельно. В связи с этим, предложение по усовершенствованию заключается в приглашении на предприятие программиста на определенный срок, заранее оговоренный с ним, за который ему необходимо будет внедрить локальную сеть, а также обучить сотрудников (в нерабочее время, причем данное время сотрудникам должно быть оплачено с целью их стимулирования) правилам пользования ею.

     Следующим предложением является внедрение системы  электронного документооборота с использованием цифровых подписей сотрудников. На данную систему работы на сегодняшний день перешло достаточно большое количество предприятий: в первую очередь это организации, деятельность которых связана с финансовыми операциями (банки, брокерские организации, лизинговые компании и т.п.). В первую очередь это обусловлено повышением уровня защищенности организационной информации. Если в процессе передачи письменного документа, он может попасть не по назначению и быть использован во вред данному предприятию, то благодаря внедрению данной системы такая ситуация исключается. Что не маловажно в связи с тем, что в базах данных гостиничного комплекса храниться информация о клиентах, которую необходимо  защитить от несанкционированного доступа. Это достигается с помощью присвоения каждому сотруднику электронной подписи, с помощью которой он может документ подтверждать (т.е. подписывать), а также благодаря которой определяется возможность его доступа к определенным видам документации. Так, составив и подписав отчет, сотрудник адресует его другому сотруднику с указанием получателя; в базе данных есть цифровая подпись указанного адресата, поэтому только он сможет ознакомиться с информацией, содержащейся в данном отчете; в случае попытки другим сотрудником, не указанным среди адресатов, ознакомиться с данным отчетом, доступ ему будет запрещен, а руководитель получит о произошедшем соответствующее уведомление (данная система подразумевает возможность доступа руководителя ко всем документации предприятия).

     Третьим предложением усовершенствования системы движения информационных потоков предприятия, опирающимся на предыдущие два, является изменение структуры взаимодействия отделов. Как уже было отмечено на рисунке 1, а также в анализе документооборота отдела продаж, на администратора ложится достаточно большое бремя в плане выполнения функции связующего звена между всеми структурными единицами организации. Благодаря изменению взаимодействия структурных единиц, организационная схема может приобрести следующий вид.

 

       
Рисунок 3.3- Изменения в оргструктуре гостиничного комплекса «Горлица»

 

     На  данной схеме не было отображено всех возможных взаимосвязей между структурными единицами гостиничного комплекса «Горлица» с целью смыслового сохранения приведенного изображения.

     Вместе с тем, обязанности администратора, включающие координацию и контроль работы отделов предприятия, будут менее затратными по времени. Благодаря системе электронных подписей, функции менеджера в области передачи документации будут сведены к минимуму, а контроль передаваемой между сотрудниками информации будет осуществляться посредством доступа к соответствующим документам.

     Четвертое предложение является скорее небольшой  корректировкой к существующей системе  документооборота на предприятии. Как  было определено нами в ходе анализа информационных потоков гостиничного комплекса «Горлица», в ведение отделов попадают документы, которые не соответствуют выполняемым этими структурными подразделениями функциям и задачам. Таким образом, теряется время на обработку полученной и в конечном итоге бесполезной информации. Соответственно в данной области стоит провести работу по распределению документооборота в соответствии с выполняемыми отделами функциями, с целью исключить нерентабельные затраты времени и повысить рационализацию работы предприятия.

3.2 Экономическое обоснование внедрения изменений гостиничного комплекса «Горлица»

     Рассмотрим  эффект внедрения предложенных нами изменений с экономической точки  зрения.

     Определим эффект исключения из документооборота необязательных информационных потоков, снижающих производительность деятельности отделов. Исходя из сведений, предоставленных предприятием «Горлица»ежемесячно в документооборот поступает в среднем 100 различных документов. В ходе анализа информационных потоков отдела продаж, нами было определено, что доля необязательных документов в обороте составляет 17%. Таким образом, использовав эти данные, получим:

 

     Ср. к.Н. Д = 100 * 0,17;

     Ср. к.Н. Д = 17

 

     Так, среднее ежемесячное количество несоответствующих функциональным обязанностям отделов документов равно 17. На основании полученных данных рассчитаем суммарное время, затрачиваемое сотрудниками гостиничного комплекса «Горлица» на изучение вышеуказанных документов.

     Рассмотрим  таблицу, составленную по результатам  опроса работников исследуемой организации (табл.3.1).

 

Таблица3.1  - Среднее время, затрачиваемое работниками на изучение документов

 

     Таким образом, суммируя полученные результаты и разделив их в дальнейшем на количество слагаемых, то есть, вычислив среднее  арифметическое, получим среднее  время, затрачиваемое структурной  единицей на изучение одного документа, равное 11,6 минутам.

     Рабочий день каждого сотрудника гостиничного комплекса «Горлица» длится с 8-00 до 17-00 с одним часом перерыва на обед. Таким образом, каждый сотрудник работает в течение 8 часов, которые составляют 480 минут. На исследуемом нами предприятии установлен 5-дневный рабочий день, а ежемесячно у каждого сотрудника в среднем 22 рабочих дня. Определим количество рабочего времени сотрудника ежемесячно:

     Количество  рабочего времени сотруд. ежемес. = 480 * 22 = 10560 мин.

     Итак, средняя продолжительность рабочего времени каждого сотрудника гостиничного комплекса «Горлица» составляет 10560 минут. Определим рабочее время, затрачиваемое на изучение несоответствующих функциям отдела документов:

     Время на изучение "лишних" документов в месяц = 11,6 * 17= 197,2 мин.

     Представим графически время, затрачиваемое на изучение лишних документов, в соотношение с общим рабочим временем ежемесячно, принимая во внимание, что данные документы относятся ко всей организации, а соответственно и суммарное рабочее время сотрудников будет в 8 раз больше (пропорционально количеству функциональных единиц предприятия, за исключением руководителя) (Рис.3.4).

 

     

     Рисунок 3.4 - Соотношение общего ежемесячного рабочего времени и времени, затрачиваемого на обработку "лишних" документов

 

     Рисунок отображает незначительность рабочего времени, затрачиваемую на изучение "лишних" документов. Тем не менее, надо учитывать, что данное время является рабочим, а соответственно оплачивается из фонда заработной платы. При этом эффективность деятельности сотрудников только снижается.

     По  данным, предоставленным руководителем  гостиничного комплекса «Горлица» средняя ежемесячная заработная плата сотрудника без учета заработной платы руководителя составляет 9 470 рублей. Если мы найдем частное от деления данной суммы на количество ежемесячного рабочего времени, то получим среднюю заработную плату сотрудника за единицу рабочего времени.

     Средняя з/п сотрудника за минуту = 9470/10560 = 0,9 руб.

     Таким образом, получив вышеприведенную  информацию, рассчитаем ежемесячное  количество средств, затрачиваемых предприятием на документооборот "лишних" информационных потоков.

 

     "Лишние" затраты средств = 0,9 * 153 = 138 руб.;

     "Лишние" затраты средств ежегодно = 138 * 12 = 1656 руб.

 

     Итак, нами было установлено, что благодаря  исключению из делопроизводства предприятия "лишних" документов, ежегодно будет сэкономлено 1656 рублей, и 153 минуты работы сотрудников ежемесячно, что без сомнения повысит эффективность функционирования исследуемой организации. Наше исследование не позволяет дать качественную характеристику внедрению данного изменения, потому что невозможно установить, как сотрудниками будет использоваться высвободившееся время, насколько возрастет эффективность их деятельности.

     Рассмотрим  внедрение локальной сети и электронного документооборота с использованием системы цифровой подписи, а вместе с тем и изменение структуры взаимосвязей функциональных единиц предприятия. Внедрение локальной сети будет способствовать повышению гибкости организационной структуры: отделы могут не только быстрее связываться между собой, но оперативнее реагировать на происходящие во внешней и внутренней среде изменения. Благодаря использованию локальной сети структурные единицы предприятия могут не отрываться от работы с целью передать необходимую информацию. Использование технологий локальной сети определит высвобождение доли рабочего времени как у отделов, так и у старшего менеджера, который сможет контролировать происходящие в организации процессы, находясь на своем рабочем месте. Таким образом, скорость коммуникации возрастает, а время, затрачиваемое на контроль, сокращается без потери качества.

     Использование системы документооборота имеет  преимущества как с качественной точки зрения - повышение безопасности (данный аспект был рассмотрен ранее), так и с количественной. Как было установлено ранее, предприятие ежемесячно распечатывает около 100 документов. Предположим, что на каждый документ затрачивается минимальное количество бумаги, то есть 1 лист. При проведении исследования опытным путем было установлено, что листы А4, продаются в пачках по 500 единиц по средней цене 120 рублей. Это означает, что за месяц на предприятии «Горлица»минимально расходуется единиц бумаги формата А4 на стоимость 24 рубля. С внедрением электронного документооборота необходимость в печати документов возможно снизить до 90%, потому как промежуточные отчеты и не требующие материального воплощения документы будут передаваться непосредственно с компьютера на компьютер. Рассчитаем минимальную экономию на использовании бумаги формата А4 предприятием «Горлица»за год:

 

     экономия  min = (120 * 2,4) - (24 * 0,1 *12) = 259 руб.

 

     Несмотря на то, что вышеприведенная сумма выглядит не столь внушительно, появляется возможность использования их в другом направлении деятельности предприятия.

     Итак, в данной главе на основании исследования деятельности гостиничного комплекса «Горлица» и анализа его информационных потоков на примере отдела продаж, нами внесены предложения по совершенствованию подсистемы информационного обеспечения предприятия, на примере отдела продаж. В частности предложено внести изменения в организационную структуру предприятия, исключить из делопроизводства документы, не способствующие повышению эффективности деятельности организации. Также внесены предложения по проведению на предприятии локальной сети с целью повысить оперативность реагирования организации на изменения и по внедрению системы электронного документооборота. Нами экономически обосновано внедрение данных изменений, поскольку они не только приведут к сокращению издержек (то есть, к количественным изменениям), но и повысят безопасность и оперативность функционирования предприятия (то есть, к изменениям качественным).

 

Заключение

 

     Эффективное использование информационных ресурсов необходимо организации для успешного  функционирования. Рациональность и оптимальность информационных потоков на предприятии определяет оперативность его реагирования на происходящие изменения во внешней и внутренней среде, а также способствует повышению гибкости управления в организационной структуре.