Разработка решений по контролю за функционированием и развитием предприятий

Согласование  решения. В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решение одни работники организации, принимают или утверждают — другие, а выполняют — третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несет ответственность за решение, которого не разрабатывал, специалисты, готовившие и анализировавшие решение, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Между тем, хотя основные этапы МПР организациями и отдельными людьми совпадают, формирование решений в организации существенно отличается от индивидуального принятия решения. Именно организация, а не отдельный руководитель должна реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности ее работы. Конечно, менеджеры выбирают курс для организации, но чтобы решение было реализовано, необходимы совместные действия всех членов организации. Поэтому в групповых процессах принятия решений весьма существенную роль играет стадия согласования. 

В идеальном  случае исполнители будут действовать  в соответствии с решениями менеджеров, однако практика далека от идеала и  так происходит не всегда. Признание решения редко бывает автоматическим, даже если оно явно хорошее. Поэтому руководитель должен убеждать в правильности своей точки зрения, доказывать работникам, что его решение несет выгоды и организации, и отдельным ее членам. Практика показывает, что вероятность быстрой и эффективной реализации значительно возрастает, когда исполнители имеют возможность высказать свое мнение по поводу принимаемого решения, внести предложения, замечания и т.п. Тогда принятое решение воспринимается как свое, а не навязанное «сверху». Поэтому лучший способ согласования решения — привлечение работников к механизму его принятия. Разумеется, этот способ не надо абсолютизировать: встречаются ситуации, когда это невозможно или не рационально и менеджер вынужден принимать решение единолично, не прибегая к обсуждениям и согласованиям, но надо помнить, что систематическое игнорирование мнения подчиненных ведет к авторитарному стилю руководства. Управление реализацией. Механизм решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы: для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. Именно это и является главной задачей данного этапа. 

Для успешной реализации решения, прежде всего, необходимо определить комплекс работ и ресурсов и распределить их по исполнителям и срокам, т.е. предусмотреть, кто, где, когда и какие действия должен предпринять и какие для этого необходимы ресурсы. Если речь идет о достаточно крупных решениях, это может потребовать разработки программы реализации решения. В ходе осуществления этого плана руководитель должен следить за тем, как выполняется решение, оказывать в случае необходимости помощь и вносить определенные коррективы. 

Контроль и  оценка результатов. Даже после того как решение окончательно введено  в действие, механизм принятия решений не может считаться полностью завершенным, так как необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели и служит этап контроля, выполняющий в данном механизме функцию обратной связи. На этом этапе производятся измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. 

Не следует  забывать, что решение всегда носит  временный характер. Срок его эффективного действия можно считать равным периоду  относительного постоянства проблемной ситуации. За его пределами решение может перестать давать эффект и даже превратиться в свою противоположность — не способствовать решению проблемы, а обострять ее. В связи с этим основная задача контроля — своевременно выявлять убывающую эффективность решения и необходимость в его корректировке или принятии нового решения. Кроме того, осуществление этого этапа является источником накопления и систематизации опыта в принятии решений. 

Проблема контроля управленческих решений весьма актуальна, особенно для крупных бюрократических организаций. Можно принять немало разумных и полезных решений, но без рационально организованной системы контроля исполнения они останутся в «недрах делопроизводства» и не дадут ожидаемого эффекта. 1.4 Экспертные методы в механизме разработки решений 

В сложных ситуациях  выбора человек разрабатывающий  решение может не обладать всей необходимой  информацией или опытом, что повышает степень риска принятия ошибочного решения. Кроме того, многие проблемы, требующие решения, полностью или частично не поддаются количественному анализу, и, следовательно, не дают возможности использовать методы моделирования. В подобных случаях значительный эффект приносят экспертные технологий. 

Применение экспертных технологий в процессе принятия решений целесообразно, в основном, в следующих случаях: 

Определение целей. При разработке наиболее важных, стратегических решений очень важно точно  определить и сформулировать цели, к достижению которых стремится  человек разрабатывающий решение. Для сложных ситуаций разработан и применяется метод «дерева целей», позволяющий определить иерархическую структуру системы целей. 

Экспертный прогноз. При принятии решений довольно часто  возникает необходимость определения  и оценки тенденции ожидаемого развития ситуации, а также результатов реализации рассматриваемых альтернатив. 

Разработка сценариев  развития ситуации. При разработке решения необходимо выявить основные факторы, под влиянием которых находится  ситуация, и определить динамику их возможного изменения. 

Генерирование альтернатив. В случае возникновения  новой, ранее не встречавшейся проблемы, не существует и готовых вариантов  ее решения. Их необходимо найти и  сформулировать. 

Определение рейтингов. В ряде случаев принятие решений  основано на сравнительной предпочтительности оцениваемых по специальной методике объектов (рейтинг банков, политиков, спортсменов и т.д.). 

Формирование  оценочных систем. Для сравнительной  оценки альтернативных вариантов решения, а также для оценки степени  достижения поставленной цели необходима оценочная система, в состав которой входят: 

• шкала для  измерения каждого критерия; 

• критерии, характеризующие  объект оценки 

• правила выбора наиболее предпочтительных альтернатив. 

Принятие коллективных решений — это открытое обсуждение альтернативных вариантов решения с учетом результатов экспертизы, согласование различных точек зрения, поиск компромисса и т. п[2]. 

Сущность экспертных методов принятия решений заключается  в получении ответов специалистов на поставленные перед ними вопросы. 

Полученная от экспертов информация в целях  минимизации погрешностей и влияния  субъективного фактора обрабатывается при помощи специальных логических и математических процедур и преобразуется  в форму, удобную для выбора решения. 

Для подготовки и проведения экспертизы формируется организационная группа, обеспечивающая условия для эффективной работы экспертов. Основные задачи этой группы: 

•постановка проблемы, определение цели и задач экспертизы; 

•разработка процедуры  проведения экспертизы; •отбор, проверка компетентности и формирование группы экспертов; 

•проведение опроса экспертов и получение их оценок; 

•обработка, формализация и интерпретация полученной информации. 

В зависимости  от процедуры и способов организации  и проведения экспертизы среди методов экспертных оценок различают следующие методы группового опроса. 

Метод комиссий. Предполагает регулярные собрания экспертов  для проведения групповых дискуссий  по обсуждаемой проблеме и выработки  в ходе таких дискуссий согласованного решения. Этот метод при умелом использовании способствует созданию творческой обстановки в группе экспертов и разработке альтернатив решения. Однако метод комиссий обладает и недостатками, прежде всего это отсутствие анонимности. Оно может приводить к довольно сильным проявлениям конформизма со стороны экспертов, присоединяющихся к мнению более компетентных или авторитетных специалистов даже при наличии противоположной собственной точки зрения. Дискуссия часто сводится к полемике наиболее авторитетных экспертов. Другой существенный негативный фактор — различная активность экспертов, не всегда связанная с их компетентностью. Кроме того, публичность высказываний может приводить к нежеланию некоторых экспертов отказаться от ранее высказанного мнения, даже если оно в процессе дискуссии изменилось. Поэтому организаторы экспертизы должны уделить особое внимание подбору экспертов: привлекать специалистов, обладающих независимостью мнений, устойчивостью к мнению большинства (нонконформистов), способных не поддаваться «магии авторитета» и, кроме того, способных работать в команде, психологически совместимых. 

Метод мозговой атаки (коллективной генерации идей) применяется, как правило, в тех  случаях, когда решается новая, малоизученная  проблема, или требуется найти  новое, нетривиальное решение. Отличительная особенность этого метода заключается в том, что он запрещает критику предлагаемых альтернатив в процессе их выдвижения, что обеспечивает наиболее полное выявление и использование творческого потенциала экспертов и возможность свободного высказывания и появления самых «безумных» идей. Проведение экспертизы методом мозговой атаки предполагает следующую последовательность этапов. 

Этап 1 — формирование экспертной группы. Эмпирическим путем  установлено, что наиболее продуктивной является группа численностью 10 — 15 человек. В состав группы рекомендуется включать специалистов как в области решаемой проблемы, так и в других областях знаний, что способствует более широкому исследованию и разнообразию предлагаемых альтернатив. При этом целесообразно учитывать, что экспертную группу следует формировать из специалистов примерно одного ранга, если они знают друг друга. Если же эксперты не знакомы, они могут быть и разного ранга и положения, но тогда их участие в группе должно оставаться анонимным. 

Этап 2 — составление  проблемной записки. Ее составляет группа анализа проблемы. Записка содержит: • описание метода мозговой атаки  и правил ее проведения; 

• краткое описание проблемной ситуации и причин ее возникновения; 

• описание вероятных последствий возникшей проблемы (при этом считается полезным некоторое преувеличение, чтобы необходимость найти решение ощущалась острее); 

• анализ опыта  решения подобных проблем (если он имеется); 

• перечень возможных  альтернатив решения проблемы; 

• формулировку проблемной ситуации в виде главного вопроса и нескольких дополнительных вопросов. 

Этап 3 — генерация  идей. Он начинается с того, что ведущий  раскрывает содержание проблемной записки  и обращает внимание участников экспертной группы на необходимость соблюдения следующих правил поведения: 

• высказывания участников обсуждения должны быть четкими  и краткими; 

• каждый эксперт  может выступать несколько раз, но не подряд; 

• критика предыдущих выступлений и какие-либо скептические замечания и реплики не допускаются; 

• запрещается  зачитывать заранее подготовленные выступления. 

На этом этапе  большая роль отводится ведущему, который должен быть хорошим психологом, войти в контакт с аудиторией и пробудить у людей потребность  найти решение проблемы, а также создать творческую и непринужденную обстановку в группе. Однако этим роль ведущего почти исчерпывается, так как после начала обсуждения проблемы и генерации идей он должен лишь следить за соблюдением участниками правил поведения. 

Чем больше количество и разнообразие мнений и предложений, тем лучше, так как шире охват проблемы и больше вероятность появления ценной идеи. Продолжительность этапа генерации идей (собственно, это и есть мозговая атака) рекомендуется от 20 до 90 мин в зависимости от количества и активности участников. 

Высказываемые идеи записываются на магнитофон, чтобы  не пропустить ни одного ценного предложения  и иметь возможность их последующей  систематизации. 

Этап 4 — систематизация идей. Группа анализа проблемы систематизирует  полученные от экспертов предложения в следующей последовательности: