Система и стандарты адаптации персонала

4. Профессиональная адаптация

     Осваиваясь  в компании, сотрудник, прежде всего, должен понимать, хватает ли ему знаний, умений и навыков для выполнения порученной работы или же ему требуется дополнительное обучение? Каковы его перспективы карьерного и профессионального роста? Эти вопросы интересуют не только самого сотрудника, но и его непосредственного руководителя, а также службу персонала.

     Профессиональный аспект адаптации заключается в том, что сотрудник должен понять и освоить следующие особенности будущей деятельности:

• Свои непосредственные профессиональные обязанности и зону ответственности;
• Используемые в компании технологии работы;
• Стандарты работы и необходимую техническую документацию;
• Существующие нормативы и технические требования;
• Перспективы своего профессионального и карьерного роста в компании;
• Возможности обучения, повышения квалификации;
• Критерии оценки качества своей работы.

5. Психофизиологическая адаптация

     В процессе психофизиологической адаптации  происходит приспособление сотрудника к новым физическим и психологическим  нагрузкам, особенностям условий труда. При этом особое внимание вопросам психофизиологической адаптации нужно  уделить в следующих ситуациях:

• Сменный график работы (если человек никогда не работал по ночам, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе, к примеру с 8 часов на 12.);
• Ненормированный рабочий день (к ненормированной работе сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным. Необходимость сверхурочной работы нужно обговаривать на собеседовании);
• Длительные командировки (для ряда сотрудников длительные разъезды могут стать дополнительным стрессом);
• Проектная работа (В случае проектной работы сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта).

     Эффективная программа адаптации учитывает  все вышеперечисленные аспекты и помогает получить сотруднику ответы на поставленные вопросы. Успешно адаптировавшийся сотрудник четко понимает спектр своих рабочих обязанностей и задач, умеет их эффективно решать с учетом имеющихся правил, стандартов и особенностей, способен выстраивать и поддерживать конструктивные отношения с коллегами и знает, каковы его возможности в данной компании.

     Разные  компании по-разному организуют адаптационные  процедуры. В систему адаптации персонала может входить:

• welcome-тренинг для новых сотрудников;
• система наставничества;
• программа адаптации;
• план адаптации для разных категорий должностей;
• книга сотрудника;
• система оценки по результатам адаптационных мероприятий.

     Welcome-тренинг для новых сотрудников - позволяет погрузить новых сотрудников в корпоративную культуру компании, презентовать им сильные стороны компании как работодателя, с первых дней работы в организации сформировать лояльность сотрудников, обеспечить понимание ими целей и ценностей компании. Цель Welcome-тренинга – снижение текучести кадров и обеспечение более быстрого процесса введения в должность и адаптации. Сам по себе Welcome-тренинг не является тренингом в полном смысле этого слова, ведь тренинг – это активное обучение группы, направленное на формирование навыков. А Welcome-тренинг навыки не формирует, он выполняет скорее функцию информирующую, функцию передачи знаний. Поэтому и проходить он может в форме лекции, круглого стола, дискуссии и ответа на вопросы, экскурсии по предприятию, просмотра фильма о компании и т.д.

     Система наставничества – обеспечивает быструю и технологичную передачу стандартов работы, знаний и навыков от опытных сотрудников к новичкам без отрыва от производства. Хорошо зарекомендовала себя в крупных розничных сетях, производственных компаниях. Особенно широко оно применяется для  рабочих специальностей, связанных с производством продукции и предоставлением сервисных услуг.  Технология наставничества заключается в прикреплении нового сотрудника к одному из «старожилов» компании и человеку, наиболее подготовленному для этой роли. Поэтому при выборе наставника необходимо учитывать не только его  профессиональные качества, но также способность и готовность делиться своим опытом, лояльность к  компании, соблюдение принятых в компании стандартов и правил работы.

     Так что, внедряя наставничество на практике, вы должны быть уверены, что обладаете необходимым количеством опытных специалистов. При этом нужно  учитывать, что наставничество – дополнительная работа для сотрудников, которая не должна негативно отразиться на выполнении ими основных обязанностей.

     Программа адаптации – описывает цели, задачи, сроки, обозначает ответственных за адаптацию сотрудников лиц. Устанавливает последовательность действий для достижения поставленных целей и указывает, какими знаниями, умениями, навыками должен обладать новый сотрудник и какие результаты он должен показывать по окончании периода адаптации.

     Планы адаптации для разных категорий должностей – как правило, разрабатываются для топ-менеджеров, руководителей, ключевых специалистов. Индивидуальный план адаптации может включать специализированные мероприятия, стажировки и другие мероприятия, позволяющие новому сотруднику быстро и наилучшим образом войти в курс дел и освоить информацию, необходимую ему для принятия решений. Индивидуальный план адаптации может быть разработан с точностью до 1 дня.

     Книга сотрудника - содержит информацию о компании, необходимую при выходе на работу: история компании, руководство, месторасположение офисов, правила работы компании, основные положения кадровой и социальной политики [1].

     Выгодами, получаемыми сотрудником после прохождения адаптации являются:

• Получение полной информации, требуемой для эффективной работы;
• Снижение уровня неопределенности и беспокойства;
• Повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
• Освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
• Выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
• Получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока;

     Выгодами, получаемыми компанией с выстроенной системой адаптации, являются:

• Создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
• Выявление недостатков существующей в компании системы подбора;
• Развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
• Обоснование кадровых решений в отношении, как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
• Повышение лояльности сотрудника компании как работодателю.

     Система оценки по результатам  адаптационных мероприятий.

     Как правило, окончание адаптационных  мероприятий совпадает с окончанием испытательного срока нового сотрудника. Результатом внедрения системы  оценки станет возможность обоснованного принятия решения о продолжении работы с новым сотрудником, понимание, насколько полно новый сотрудник владеет требуемыми на данном месте работы компетенциями, знаниями, умениями, навыками, какие он демонстрирует личностно-деловые качества, каков его потенциал развития.

     Внедрение системы адаптации персонала  в организации помогает новым  сотрудникам быстро влиться в  коллектив, понять требования, которые  к ним предъявляет компания, и  быстрее выйти на требуемый уровень  продуктивности. Для компании система адаптации значительно снижает текучесть персонала на испытательном сроке, что приводит к сокращению затрат на подбор персонала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Теоретические аспекты  стандарта адаптации  персонала

     Чтобы оказать влияние на процесс адаптации сотрудников, необходимо начать с выработки единых стандартов процедуры оценки новых сотрудников.

     Подобные  стандарты могут  включать в себя:

• критерии оценки работы новых сотрудников по прошествии испытательного срока;
• единую процедуру оценки новых сотрудников, например, определение круга должностных лиц, дающих заключение о прохождении испытательного срока, разработку стандартных бланков оценки работы сотрудника, определение итоговой процедуры по завершении испытательного срока – зачет, тестирование и так далее;
• типовой  план мероприятий, необходимых для адаптации работника;
• составление индивидуального плана работы на испытательный срок.

     Для документального закрепления адаптационных  и оценочных стандартов также  целесообразно разработать с  учетом специфики  компании такие локальные нормативные документы, как «Положение по адаптации новых сотрудников» или «Инструкцию по введению в должность».

     При этом разработка единых стандартов адаптации не означает,     что сама процедура введения в должность одинакова для всех            категорий работников.  Например, в компании   работают специалисты, занимающиеся производством продукции и предоставлением сервисных услуг (ремонтом, техническим обслуживанием), сотрудники, задействованные в реализации продукции, то есть так называемые «продажники», а также «белые воротнички» (бухгалтеры, маркетологи, HR- 

       служба, юристы, секретариат). Следовательно, и система адаптации для разных категорий работников будет отличаться.

     На  систему адаптации влияют и другие факторы, такие, например, как наличие опыта и стажа  работы. Адаптация молодых специалистов будет отличаться от адаптации сотрудников с опытом: у первых этот процесс более длителен и требует повышенного внимания.

     Кроме того, нельзя не учитывать и индивидуальные особенности людей. Уже сама по себе смена работы для любого человека – своеобразный стресс, только вот воспринимается он разными людьми неодинаково. В идеале задача работодателя – построить индивидуальную программу адаптации для каждого нового сотрудника. На практике такая задача трудновыполнима, поскольку у компании часто нет необходимых финансовых и организационных возможностей. Компромиссом в этом случае будет программа адаптации, состоящая из двух частей – общей и индивидуальной.

     Общая часть рассчитана на всех сотрудников компании без исключения. Индивидуальная часть – на определенную группу, с корректировкой, если возникает необходимость, для каждого отдельного сотрудника.

     После выработки единых стандартов адаптации  целесообразно провести опрос руководителей функциональных подразделений компании для того, чтобы определить, какую информацию необходимо предоставить каждой группе сотрудников для их наиболее эффективной адаптации. После этого необходимо определить форму ее донесения,  подачи и использования. Например, можно разработать  «Памятку нового сотрудника». Это информационный буклет, в который  входят следующие материалы:

• информация о компании;
• организационная структура компании;
• схема расположения офисных помещений;
• список сотрудников компании с указанием их служебных телефонов;
• правила внутреннего трудового распорядка.

     Конкретное  содержание памятки может быть различным  и зависит от того, к какой категории  принадлежит сотрудник, и какая информация ему больше необходима. Так, памятка менеджера по продажам  может содержать больший объем информации, чем у других сотрудников,  о компании и ее продукции или же быть дополнена отдельным буклетом на эту тему. А памятка сотрудника, занимающегося непосредственно   производством продукции, может содержать меньше общей информации о компании, но быть дополнена графиками работы, информацией по оплате выходных и сверхурочных, информацией по технике безопасности.

     Некоторые работодатели, особенно в крупных  компаниях, практикуют использование  в процессе адаптации новичков учебных фильмов, рассказывающих об истории компании, ее  традициях, выпускаемой  продукции, рынке  сбыта, перспективах развития. Такие фильмы эффективно действуют на работу сотрудников, связанных с продажами и общением с клиентами [2].