Психологические методы управления

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения. При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа. Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода – метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко. Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Он используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации. Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк – наименования моментов или промежутков времени. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая ж документу (от документа), показывает направления движения информации.

Анализ схемы позволяет  проследить пути документов, выявить  моменты их образования, операции, которые  с ними осуществляются, порядок, в  котором документы объединяются или расчленяются. В результате можно  выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации. Таким образом выявляются излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным  и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что он потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой. Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности. 
Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

 

2. Социологические методы исследования

Социологические методы исследования составляют научный инструментарий в работе с персоналом, они предоставляют необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала и позволяют обоснованно принимать кадровые решения. Анкетирование позволяет собирать необходимую информацию путем массового опроса людей с помощью специальных анкет. Интервьюирование предполагает подготовку до беседы, затем, в ходе диалога с собеседником, - получение необходимой информации. Интервью - идеальный вариант беседы с руководителем, политическим или государственным деятелем, требует высокой квалификации интервьюера и значительного времени. Социометрический метод незаменим при анализе деловых и дружеских взаимосвязей в коллективе, когда на основе анкетирования сотрудников строится матрица предпочтительных контактов между людьми, которая также показывает и неформальных лидеров в коллективе. [22] Метод наблюдения позволяет выявить качества сотрудников, которые подчас обнаруживаются лишь в неформальной обстановке или крайних жизненных ситуациях (авария, драка, стихийное бедствие). Собеседование является распространенным методом при деловых переговорах, приеме на работу, воспитательных мероприятиях, когда в неформальной беседе решаются небольшие кадровые задачи.

 

1. Элементы, регулируемые социологическими методами

С помощью социологических  методов в системе управления изучаются и регулируются элементы, которые можно условно объединить под титлом «человеческий фактор». Эти элементы относят как к личностному аспекту, так и к аспекту межличностных связей и взаимодействий. Также это элементы, составляющие целостное представление о сообществе какого-либо уровня. Рассмотрим их более подробно. (Классификация элементов, регулируемых с помощью социологических методов, показана на рис. 3.)

Личностные качества характеризуют внешний образ сотрудника, который достаточно стабильно проявляется в коллективе и является неотъемлемой частью социологии личности. Личностные качества можно разделить на деловые (организационные), которые необходимы для выполнения конкретных функций и задач, и моральные (нравственные), отражающие проявление личной морали человека. В кадровой работе необходимо также знать достоинства и недостатки сотрудников, исходя из которых им подбирается рабочее место, намечается служебная карьера и обеспечивается продвижение по карьерной лестнице.

Мораль является особой формой общественного сознания, регулирующего действия и поведение человека в обществе с помощью нравственных норм. В процессе исторического развития человечества нравственные нормы получили обыденное выражение в виде народной мудрости и идейное обоснование в религиозных учениях на основе идеалов добра и зла, чести и бесчестия, мудрости и глупости, одобрения или осуждения и др.

В период построения социалистического  общества в СССР был разработан "Моральный кодекс строителя коммунизма", в котором нашли отражение как нормы поведения человека в идеальном коммунистическом обществе, так и христианские нормы. Однако этот кодекс был значительно выше реальных моральных норм поведения людей, а в условиях двойной морали и социалистической уравниловки он со временем превратился в предмет насмешек. В настоящее время лучшие западные компании ("Sоnу", "Nissan", "Ford”, “IВМ”, "Mitsubishi") формирование корпоративной морали и культуры ставят в качестве первоочередной задачи. [5]

 

Рисунок № 3. Элементы, регулируемые социологическими методами

 

  

 

 

Партнерство составляет важный компонент любой социальной группы и заключается в налаживании разнообразных форм взаимоотношений, на базе которых организуется общение людей. В партнерстве люди выступают как равноправные члены во взаимоотношениях между собой в отличие от формальной связи руководителя с подчиненным, где имеет место зависимость одного человека от другого. Различают такие формы партнерства: деловое, дружеское, по увлечениям (хобби), семейное - между родственниками, сексуальные - интимные взаимоотношения людей. В партнерстве отношения строятся на основе взаимоприемлемых психологических способов убеждения: подражании, просьбах, советах, похвалах. Когда на работе деловые отношения поддерживаются в форме дружеского партнерства и общих увлечений, это всегда способствует созданию хорошего психологического климата в коллективе. Таким образом, партнерство составляет один из ключевых компонентов корпоративной культуры предприятия и социологических методов в работе с персоналом.

Соревнование является специфической формой общественных отношений и характеризуется стремлением людей к успеху, первенству, достижениям и самоутверждению. История соревнования уходит корнями в глубину веков. Оно являлось формой выживания лучших представителей рода – сильных, умных, мужественных, здоровых, и в итоге стало движущей силой развития общества. Именно в результате соревнования были сделаны новые открытия, изобретения, созданы произведения искусства, получены рекорды в спорте, достижения в производстве.

Идея соревнования и лидерства  была активно поддержана классиками марксизма-ленинизма и материализована  в форме социалистического соревнования: стахановское движение, ударничество и новаторство, коммунистические субботники, движение за коммунистический труд. Дальнейшее развитие соревнования было формализовано при попытке охвата всех трудящихся в 70-х годах и почти забыто после развала КПСС и бывшего СССР.

Однако, западные и японские компании, тщательно изучив опыт социалистического соревнования, успешно применили его в виде кружков качества, рабочих советов и в других формах.

Общение – это специфическая форма взаимодействия людей на основе обмена информацией. Межличностное общение возникает между различными людьми в разных формах: руководитель – подчиненный; сотрудник – сотрудник, друг – друг и других более сложных формах. Личностное общение имеет место в простых формах взаимоотношений руководителя с подчиненным, сотрудников между собой, когда существуют два субъекта коммуникаций. Вербальное, или словесное, общение возникает в процессе устного или письменного обмена информацией. Невербальное общение имеет место, когда используются другие знаковые формы передачи информации, например жесты, мимика, звуки, поза и т.д. Управленческое общение включает в себя три основных этапа: выдача распорядительной информации, получение обратной информации, выдача оценочной информации.

Переговоры - это специфическая форма человеческого общения, когда две или более сторон, имеющие различные цели и задачи, пытаются увязать между собой различные интересы на основе продуманной схемы разговора (диалога) и, как правило, избегают прямого конфликта.

Конфликт - форма столкновения противоборствующих сторон, имеющая свой сюжет, композицию, энергию, которые по ходу действия трансформируются в кульминацию и развязку и заканчиваются положительным или отрицательным решением проблемы. Различают межличностные конфликты, личностный конфликт между внешней средой и внутренней моралью; конфликты по поводу распределения ролей на работе; деловые конфликты из-за столкновения интересов различных подразделений; бытовые конфликты по различным проблемам и др. Сигналами о появлении конфликта являются социальный кризис, напряжение в группе, недоразумения из-за поступков, отклонений от норм, психологические и этические инциденты на работе и в быту, дискомфорт или интуитивное ощущение неловкости в компании или на работе.

Знание социологических методов управления позволяет руководителю коллектива объективно осуществлять социальное планирование, регулировать социально-психологический климат, обеспечивать эффективные коммуникации и поддерживать на хорошем уровне корпоративную культуру. Для этого целесообразно систематически (не реже одного раза в год) проводить социологические исследования в коллективе; особенно полезно знать мнение членов коллектива о руководителе. [22]

 

2. Понятие и виды социологических исследований

В зависимости  от специфики изучаемого социального  объекта, а также от характера  уже имеющейся о нем информации, выделяют три основных количественных метода получения информации об изучаемом объекте, позволяющие выявить его количественные характеристики: анализ документов, наблюдение, опрос.

Анализ документов используется, когда изучаемые факты (поступки людей, их поведение, важнейшие события, отзывы и мнения различных категорий населения) можно зафиксировать разными способами - с помощью видео- и звукозаписи, изображения, письменного слова и т. д. Благодаря этому методу можно получить сведения о прошедших событиях, наблюдение которых в настоящее время уже невозможно. [11; с. 26]

Наиболее распространенным методом анализа документов является контент-анализ, который представляет собой перевод в количественные показатели массовой текстовой (видео) информации с последующей статистической ее обработкой. «Контент-анализ начинается с выявления смысловых единиц, в качестве которых используют: понятия, выраженные в отдельных терминах (политические, экономические и т.д. термины); темы, выраженные в целых смысловых абзацах, частях текстов, статьях, радиопередачах и т. д.; имена политиков, лидеров партий, наименования общественных институтов, организаций и учреждений; целостное общественное событие, официальный документ, факт, произведение, случай; смысл апелляций к потенциальному адресату – пользователю рекламируемой продукции, или гражданину как возможному стороннику политического, иного движения». [23] Затем устанавливается количественная мера единицы анализа, позволяющая регистрировать частоту (регулярность) появления признака категории анализа в тексте. Единицами счета могут быть число определенных слов или их сочетаний, количество строк, печатных знаков, страниц, абзацев, авторских листов, площадь текста, выраженная в физических пространственных величинах и многое другое.

Контент-анализ позволяет  обнаружить в документе то, что  ускользает от поверхностного взгляда  при его традиционном изучении, но что имеет важный социальный смысл. Принципиальное отличие этих методов  анализа заключено в явно выраженной строгости, формализованности, систематизированности  контент-анализа. Он нацелен на выработку  количественного описания смыслового и символического содержания документа, на фиксацию его объективных признаков и их подсчет.