Неформальные группы в организации

 Эти группы, созданные по воле руководства  для организации производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это - формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению к организации в целом, является выполнение конкретных задач и достижение определенных целей. Условно можно такие формальные группы можно разделить на три типа: группы руководителей, производственные группы и комитеты.

 Командная  (соподчиненная) группа руководителя  состоит из руководителя и  его непосредственных подчиненных,  которые, в свою очередь, также могут быть руководителями (других подразделений). Генеральный директор компании и директора ключевых направлений - вот типичная командная группа.

 Второй тип  формальной группы - это рабочая  (целевая) группа. Она обычно состоит  из людей вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командных тем, что имеют значительно большую самостоятельность в планировании и осуществлении своего труда.

 Третий условный  тип в нашей классификации  комитет - это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Ключевое отличие – групповое принятие решений и осуществления действий, что отличает комитет от других организационных структур.

 Нет необходимости  доказывать, что эффективное управление  каждой формальной группой внутри  организации имеет решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют  собой блоки, образующие организацию как целостную систему.  

РАЗВИТИЕ НЕФОРМАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИХ ХАРАКТЕРИСТИКИ

Возникновение неформальных организаций 

Формальная организация  создается по воле руководства. Но как  только она создана она становится также и социальной средой, где правила взаимодействия людей формируются отнюдь не по предписаниям руководства. Из социальных взаимоотношений рождается множество других объединений - неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

 Неформальная организация - спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Эти цели являются причиной существования такой неформальной организации.

 В большой  организации существует не одна  неформальная организация. Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда.

Благодаря формальной структуре организации и ее задачам  одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе друг друга, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций.

 У неформальных  организаций много общего с  формальными, в которые они оказываются вписанными.

Они в некотором  роде организованы схожим с формальными  организациями роде - у них есть своя иерархия, лидеры и задачи. В  спонтанно возникших организациях так же имеются неписаные правила  называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальные организации создаются по заранее задуманному плану. Структура и тип формальной организации строятся руководством сознательно с помощью проектирования, в то время как структура и тип неформальной организации возникают в результате социального взаимодействия.

Описывая процесс  развития неформальных организаций, Леонард  Сэйлис и Джордж Штраус говорят:

"Сотрудники  образуют дружественные группы на основе своих контактов и общих интересов, и эти группы возникают из самой жизни данной организации. Однако, как только эти группы образовались, они начинают жить собственной жизнью, почти полностью оторванной от трудового процесса, на основе которого возникли. Это - динамичный, саморегулирующийся процесс. Сотрудники, объединенные рамками формальной организации, взаимодействуют друг с другом. Все возрастающее взаимодействие способствует возникновению у них приятельских отношений по отношению к другим членам группы. В свою очередь. Эти чувства образуют основу для все большего числа разнообразных видов деятельности, многие из которых отсутствуют в описании должностных обязанностей: совместные обеды, выполнение работы за приятеля и т.д. Тогда группа начинает представлять собой нечто большее, чем простое собрание людей. Она создает традиционные способы выполнения тех или иных действий - комплекс устойчивых характеристик, которые с трудом поддаются изменению. Группа становится организацией".

Характеристики неформальных организаций

 Ниже мы  рассмотрим краткие описания  основных характеристик неформальных  организаций, которые имеют прямое  отношение к управлению ими,  т.к. оказывают сильное влияние  на эффективность формальной  организации, в которую вписаны эти неформальные группы.

 На жизнь  неформальных организаций огромное  воздействие оказывают т.н. принципы  групповой динамики. В понятие  групповой динамики принято включать 5 основных элементов: 

Цели группы;

Нормы группы;

Структура группы и проблема лидерства;

Уровень сплоченности группы;

Фазы развития группы.

 Рассматривая  неформальные группы, а точнее  те их характеристики, которые  оказывают непосредственное влияние  на эффективность управления  организацией в целом, сквозь  призму законов групповой динамики, необходимо остановиться на следующих:

Социальный контроль. Как отмечают исследователи, неформальным организациям свойственно осуществлять “социальный контроль” за своими членами. Первым шагом к этому  является установление и укрепление норм - групповых эталонов приемлемого и неприемлемого повеления. Чтобы быть принятым группой и сохранить в ней свое положение, человек должен соблюдать эти нормы. Чтобы укрепить эти нормы, в группе могут применяться довольно жесткие санкции, а тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение.

 Социальный  контроль, осуществляемый неформальной  организацией, может оказать влияние  и направить к достижению целей  формальной организации. 

 Обсуждая  групповые нормы, Уильям Скотт  отмечает: "Эти нормы могут  не вполне соответствовать системе ценностей формальной организации, так что человек может оказаться в ситуации, когда к нему предъявляются взаимоисключающие требования".

Сопротивление изменениям. Люди также могут использовать неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических перемен, которые могут произойти в их отделе или структуре организации в целом. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Сопротивление будет возникать всякий раз, когда члены группы будут усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим интересам или положительным эмоциям. Это связано с законом сохранения группы.

Неформальные  лидеры. Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своих лидеров. Их существенно отличает только то, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и обычно действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

 Опора неформального лидера - признание его группой. В своих действиях он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального лидера может выходить далеко за административные рамки формальной организации.

Существенные  факторы, определяющие возможность стать лидером неформальной организации, включают: возраст, должностное положение, профессиональную компетентность, расположение рабочего места, свободу передвижения по рабочей зоне и отзывчивость. Точные характеристики определяются принятой в группе системой ценностей. И именно ценности группы в сочетании с тем, насколько адекватен им неформальный лидер во многом определеяют направление и темп групповой динамики неформальной организации.

 В этом  контексте неформальный лидер  имеет две первостепенные функции: помогать группе в достижении ее целей и поддерживать и укреплять ее существование. Иногда эти функции осознанно или неосознанно выполняются разными людьми.

Фаза развития группы во многом влияет на организационную  эффективность в сочетании с  тем, насколько соотносятся структуры неформальной и неформальной организаций друг с другом. В случае, если они совпадают и развитие группы находится в фазе рабочего настроя – эффективность заметно вырастает: нет необходимости в координационных и мотивационных потерях. В случае же, если группа находится в состоянии хаоса (или шторма) – об эффективности ее работы как группы можно на некоторое время забыть.  

  УПРАВЛЕНИЕ НЕФОРМАЛЬНОЙ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ 

 Неформальные  организации динамически взаимодействуют  с формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, а также образованию неформальных организаций был Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп.

 В модели  Хоманса под видами деятельности  понимаются задачи, выполняемые  людьми. В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению эмоций в отношении друг друга и руководства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

 Модель демонстрирует не только то, как из процесса управления возникают неформальные организации, но и показывает необходимость управления неформальной организацией. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние на эффективность формальной организации. Поэтому, даже если формальная организация создана не по воле руководства и не находится под его полным контролем, ею всегда необходимо эффективно управлять, чтобы она могла достигнуть поставленные ею цели в необходимые сроки в рамках определенных ресурсных затрат.  

ОБЩИЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ГРУПП 

 Считается,  что на эффективность работы  группы влияют не только требования  задачи, но и параметры, относящиеся  к характеристикам самой группы. В различных исследованиях отмечается влияние следующих факторов:

размер,

состав,

групповые нормы,

уровень сплоченности и конфликтности,

статус и функциональные роли её членов.

Размер. По некоторым  исследованиям можно заключить, что группы, насчитывающие от 5 до 11 членов, обычно принимают более точные решения, чем те, которые выходят за пределы этой численности.

 В группах,  состоящих из 2 или 3 человек, ее  члены могут быть обеспокоены  тем, что их персональная ответственность  за принимаемые решения слишком очевидна. С другой стороны, по мере увеличения размера группы, общение между ее членами усложняется, и становится более трудным достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач. Увеличение размера группы также усиливает тенденцию к неформальному разделению групп на подгруппы, что может привести к появлению взаимонесогласующихся целей. Следовательно, для групп, которые должны принимать решения, оптимальным можно назвать размер от 5 до 7-8 участников.

Состав. Под составом здесь понимается качество группы – степень сходства участников - их точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения. Поэтому неудивительно, что на базе исследований рекомендуется, чтобы группа состояла из непохожих личностей, т.к. это сулит большую эффективность, чем если бы члены группы имели схожие точки зрения.

Групповые нормы. Нормы, принятые группой, оказывают сильное влияние на поведение отдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа: на достижение целей организации или на противодействие им. Нормы призваны показать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них. Нормы оказывают такое сильное влияние потому, что только при условии сообразования своих действий с этими нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку.

 Значительное  влияние на изменение норм оказывает лидер (ядро группы). Инструментами воздействия могут выступать как слово, так и личный пример – модели поведения, свойственные ему в различных ситуациях, которые вопроизводятся или влияют на поведение остальных участников группы.