Контрольная работа по "Реинжиниринг бизнес-процессов "

В плане  проекта определяются контрольные  точки (например, по завершению описания каждого процесса) и определяется общая длительность проекта. Разработку и контроль реализации плана проекта рекомендуется выполнять в специализированных программных продуктах управления проектами. Для всех случаев задержки реализации проекта следует выявлять причины и своевременно проводить корректирующие мероприятия.

Результат этапа: план проекта по описанию бизнес-процессов.

6. Детальное описание  бизнес-процесса

Данный  этап самый длительный, поскольку  именно на нем делаются основные работы.

Выделим подэтапы данного этапа.

6.1. Выбрать бизнес-процесс 1-го уровня для детального описания

Для примера возьмем бизнес-процесс «2.3. Кредитование».

Результат подэтапа: выбранный бизнес-процесс.

6.2. Составить окружение бизнес-процесса

Следует заранее запросить у владельца  бизнес-процесса следующую информацию:

— участники  процесса;

— нормативные  и регламентирующие документы;

— все  формы документов, входы-выходы бизнес-процесса;

— что  и как автоматизировано в бизнес-процессе.

Для сбора  информации возможно анкетирование  владельца и исполнителей бизнес-процесса.

Пример 

Для выбранного бизнес-процесса имеем следующую  информацию:

— участники  процесса: кредитный отдел, операционный отдел, главный бухгалтер, юридический отдел, отдел по работе с корпоративными клиентами, служба экономической безопасности;

— нормативные  и регламентирующие документы: положение  о кредитных рисках, методика финансово-экономического анализа, положение о кредитном комитете, Положение Банка России № 54-П «О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)» и т.д.;

— формы  документов: заявка на кредитный продукт, анкета заемщика, анкета поручителя, профессиональное суждение кредитного отдела, договоры, распоряжения и т.д.

Результат этапа: документ с зафиксированным  окружением бизнес-процесса.

6.3. Составить рабочую группу по описанию бизнес-процесса

В рабочую  группу по конкретному бизнес-процессу должны входить: владелец процесса, ключевые участники процесса (начальники, сотрудники других отделов, управлений), главный бизнес-аналитик.

При создании рабочей группы назначаются ответственные, устанавливаются сроки описания бизнес-процесса, делаются соответствующие  приказы.

Результат этапа: сформированная рабочая группа по бизнес-процессу, приказ.

6.4. Провести интервью владельца бизнес-процесса и сделать детальное описание бизнес-процесса

Прежде  чем приступить к проведению интервью владельца процесса, аналитик должен тщательно ознакомиться с описываемой предметной областью: изучить все нормативные документы и формы документов, которые были получены при составлении окружения бизнес-процесса.

Второе, что нужно изучить перед проведением  интервью, — это методика проведения интервью.

• Основные правила ведения интервью, которых рекомендует придерживаться автор при описании бизнес-процессов:

— старайтесь выстраивать и фиксировать мысли  собеседника в строго логичном и последовательном порядке;

— внимательно  слушайте, задавайте наводящие вопросы, чтобы узнать все «тонкости», но не командуйте;

— не занимайте  слишком много времени у собеседника  и разбивайте общение на не-сколько встреч, при необходимости «додумывайте» за собеседника необходимую информацию и решения.

После того как проведена подготовка к  интервью, вместе с владельцем бизнес-процесса на бумаге следует зарисовать диаграммы и схемы бизнес-процесса. Затем эти диаграммы обрабатываются, при необходимости дорабатываются, переносятся в программный продукт бизнес-моделирования.

Довольно  часто объем полученной информации при интервью намного меньше того объема информации, который необходим  для качественного описания бизнес-процесса. В таких случаях приходится проектировать (создавать с нуля) элементы процесса.

Далее следует согласовать разработанные  диаграммы бизнес-процесса с его  владельцем. Для этого обычно требуется  несколько итераций общения с  владельцем.

Также довольно часто возникает ситуация, когда требуется разработать  новые формы документов для бизнес-процесса и отредактировать существующие. Этому тоже следует уделять внимание.

Какой выбрать уровень детальности  описания бизнес-процесса? Это один из частых вопросов, с которым сталкивается аналитик. Автор предлагает два варианта детального описания бизнес-процесса.

Первый  вариант: умеренная детализация. Выполняется, когда важно знать общую бизнес-логику процесса, состав, последовательность и окружение функций.

Второй  вариант: полная детализация. Выполняется, когда важно знать тонкости исполнения каждой функции. Это обычно делается для тех процессов, где очень много нюансов, альтернатив.

Полная  детализация необходима также для  дальнейшей автоматизации, то есть бизнес-процесс  описывается на языке функций  автоматизированной банковской системы (АБС).

6.5. Доработать и согласовать описание бизнес-процесса с другими участниками

Следует провести интервью других участников бизнес-процесса (из других отделов, подразделений) и согласовать с ними детальное  описание.

Обычно  владельцу бизнес-процесса известны действия, которые выполняют другие участники бизнес-процесса. Поэтому  их следует сразу зафиксировать  на диаграммах при общении с владельцем, а затем уточнить у конкретных исполнителей.

Для описания действий участников бизнес-процессов  «МТИ-Банк» использует «матрицу ответственности—согласования». В данной матрице по столбцам указываются бизнес-процессы, а по строчкам — участники бизнес-процессов. На пересечении строчек и столбцов ставятся соответствующие отметки.

6.6. Согласовать итоговое детальное описание бизнес-процесса с контролирующими подразделениями

В «МТИ-Банке» контролирующими подразделениями  для бизнес-процессов выступают: служба внутреннего контроля (СВК), юридический отдел (при необходимости). Количество и состав контролирующих подразделений могут отличаться в разных банках.

Итак, к  данному подэтапу мы имеем диаграммы  бизнес-процессов, которые согласованы  со всеми участниками и владельцами.

На данном подэтапе следует детально изучить  мнения контролирующих подразделений и доработать бизнес-процессы на основе полученных правок. При необходимости (если было получено значительное количество правок) делается повторное согласование с владельцем бизнес-процесса.

6.7. Разработать регламент бизнес-процесса и положение по описываемому участку деятельности

• Если диаграммы бизнес-процессов разрабатывались с помощью программного продукта, в который встроена функция автоматизированной генерации регламентов, то рекомендуется ее использовать. В противном случае регламенты могут быть разработаны вручную.
• Приведем основные разделы регламента бизнес-процесса и их краткое пояснение:
• Термины и сокращения.
• Общие положения.
• Исполнители и владелец бизнес-процесса. Указываются все участники бизнес-процесса и их функции (действия).
• Входы-выходы бизнес-процесса. Вза- имодействие по потокам данных и объектов с другими бизнес-процессами и окружающей средой.
• Графическая диаграмма бизнес-процесса.
• Детальное табличное описание бизнес-процесса. В таблице детально прописываются каждое действие бизнес-процесса, его входы-выходы, условия (события) начала и завершения, исполнитель, требования к срокам и другая вспомогательная информация.
• Документооборот по бизнес-процессу. Описываются все документы, которые циркулируют внутри бизнес-процесса, и действия, которые над ними совершаются.
• Цели, показатели и результаты бизнес-процесса.

Как упоминалось  выше, бизнес-процесс 1-го уровня состоит  из нескольких подпроцессов, которые  описывают определенный участок  деятельности, например «Оформление и выдача кредита». Регламенты всех описанных подпроцессов должны составлять единое целое, и их следует свести в единое Положение.

В Положение  помимо текстовых регламентов бизнес-процессов  включаются все формы документов по описываемому участку деятельности, а также вспомогательные документы  и приложения. В качестве приложений могут выступать порядки по процедурам, которые нельзя формализовать в виде диаграмм и схем. Например, Порядок хранения и передачи дел, Порядок проверки представителя клиента и т.п.

Положение утверждается председателем правления  банка либо заместителем председателя правления, ответственным за конкретный участок работы. Положение обязательно для исполнения всеми сотрудниками банка по заданному участку работы.

6.8. Опубликовать регламенты бизнес-процессов, Положение, формы документов

Итак, к  данному подэтапу мы имеем регламенты бизнес-процессов и формы документов, сведенные в единое Положение.

Для того чтобы данное Положение «заработало», с ним должны ознакомиться все сотрудники банка, деятельность которых описана в Положении, и постоянно использовать его в своей работе. Сформулируем основные принципы публикации Положения:

— оперативность  доступа — возможность быстро получить требуемую информацию по бизнес-процессу в удобном формате;

— коллективный доступ с разграничением прав —  с Положением должно работать большое количество сотрудников банка и «видеть» только необходимую им часть;

— комплексность  информации — возможность публикации всей информации по бизнес-процессам (регламентов, форм документов, графических диаграмм, прочих файлов);

— быстрая  актуализация, обновление — возможность  быстрой актуализации Положения  и добавления новой информации.

Существуют  несколько способов решения данной задачи.

Во-первых, с помощью программного продукта бизнес-моделирования. Некоторые программные продукты могут генерировать так называемые HTML-навигаторы (web-сайты), в которые включается вся информация из бизнес-процессов. Данные сайты размещаются на корпоративном web-портале банка. Например, МТИ-Банк формирует HTML-НАВИГАТОР на базе программного продукта Business Studio и актуализирует его несколько раз в месяц (по ходу описания новых бизнес-процессов либо внесения изменений в существующие регламенты и формы документов).

Во-вторых, с помощью систем электронного документооборота и баз знаний. Одна из наиболее известных  и успешно применяемых в банках систем — Microsoft Share Point Services.

Оптимизация бизнес-процессов  в рамках проекта  их описания и структуризации

Обычно  оптимизация бизнес-процессов —  это отдельный проект, который  выполняется после описания бизнес-процессов. Однако на практике можно применять  элементы оптимизации при описании процессов, и этого иногда бывает для банка достаточно. Перечислим эти элементы оптимизации.

1. Перестройка  бизнес-логики процесса. Добавление, удаление, переструктуризация процедур и действий внутри бизнес-процесса.

2. Переработка  форм документов, входов-выходов  бизнес-процесса, нормативных документов.