історія розвитку системи електронного документообігу

- Право створювати нові  версії документа, але не редагувати  його ;

- Право анотувати документ, але не редагувати його і  не створювати нові версії;

- Право читати документ, але не редагувати його ;

- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- Повна  відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна  дія  користувача протоколюється,  і,  таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).

Відстеження версій і підверсій документів

При одночасній роботі із документом відразу декількох  користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною  функцією СЕД є   використання  версій  і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на їїоснові  створює  підверсію  першої  версії  документа. 

Достоїнством  СЕД  є  реалізована в них  можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або  часові їхнього створення).

Анотування документів

При  організації  групової  роботи  над  документами  досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що  в  деяких  випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення  в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля  картки. Але таке рішення  не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця",  за  допомогою якої можна графічно вказати недоліки  на самому  зображенні. 

2.3 Переваги використання СЕД

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання  сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад,  за  даними  Sіemens  Busіness  Servіces,  при використанні СЕД:

·     Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

·     Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати,  що при впровадженні  СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються  скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням  фізичного місця для збереження  документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням  витрат  на  персонал  і устаткування та ін. До стратегічного відносяться  переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому  діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки  документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота  в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді  на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.

2.4 Очікувані результати впровадження

• Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях.
• Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.
• Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.
• Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.
• Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності).
• Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
• Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.
• Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

Єдиний інформаційний  простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.