історія розвитку системи електронного документообігу

         історія розвитку системи електронного документообігу

                                         ЗМІСТ 

Вступ   Розділ 1. ОСНОВНI ПОНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ  1.1 Загальн поняття Електронного документообігу   1.2 Історія розвитку систем документообігу   1.3 переваги переходу до електронного документообігу    Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД) §1 Призначення СЕД §2 Особливості СЕД §3 Переваги використання СЕД §4 Очікувальні результати впровадження

 

 Розділ 1. ОСНОВНI ПОНЯТТЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Загальн поняття Електронного документообігу

У загальнодержавних стандартах термін «документообіг» озна-чає контрольований рух готових документів як всередині організа-ції, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

У світі існують два основних типи документів - паперові і їх клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні -паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляє

змістовну інформацію, яка  може бути використана, наприклад,

для пошуку документа або  віднесення його до тієї або іншої  групи

документів.   

Це може бути текст або  електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних («складених») документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) - це існування документа від  моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа  складається з двох основних стадій.

1.         Стадія розробки документа, яка включає:

•          власне розробку самого документа;

•          оформлення документа (реєстрація);

•          затвердження документа.

Якщо документ перебуває  в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2.         Стадія опублікованого документа, яка включає:

•          активний доступ;

•          архівацію    і   розархівацію    (короткострокове   збереження, довгострокове збереження);

•          знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він  стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

S статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, що

мають справу тільки з опублікованими документами; ^динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

 Складові частини системи  електронного документообігу

Система електронного документообігу - одна з найважливіших

складових інформаційної  системи, яка відповідає за управління

вводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію,

обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан ви-

конання ділових і адміністративних процедур.   

Сучасна інтегрована система  керування електронними докуме-нтами  повинна підтримувати механізми автоматизації комплексу таких задач:

S аналіз організації бізнес-процесів  і супутнього документообі-гу;

^збір, зберігання, пошук і перегляд документів;

^маршрутизація й обробка  документів, керування бізнес-процесами  і правилами проходження документів.

Складовими частинами  системи (підсистеми), що працює з документами, є:

1)         системи керування документами;

2)         системи автоматизації діловодства;

3)         архіви документів;

4)         системи створення документів і системи обробки документів;

5)         системи керування вартістю зберігання документів;

6)         системи маршрутизації документів;

7)         системи комплексної автоматизації виробничих процесів

(бізнес-процесів);

8)         системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти досить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведеній класифікації. Як правило, системи реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій систем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки чіткого розуміння кінцевої задачі, але й відмінного знання ринку програмного забезпечення.

1) Система керування документами.  Система керування документами  - ядро системи роботи з документами. її основними задачами є:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить (заповнення необхідних атрибутів документа);

організація зберігання документів;

підтримка пристроїв зберігання даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримка роботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями зберігання в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, a продукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їх швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових та інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

аудит    і    забезпечення    безпеки    документів.    Під    цим

розуміють контроль доступу  до документа і протоколювання всіх подій, пов'язаних із документом.

Контроль доступу - це дозвіл або заборона виконання, залежно  від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як: перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Система керування документами  повинна дозволяти розрахо-вувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється  не в грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємст-ва і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків на оплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту да-них, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (елек-тронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками  обробки документа. Існує множина додатків, що породжують документи. Якщо в організації встановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки, то їх число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача значно ускладнюється. Виділяють два типи додатків, із якими може відбуватися інтеграція:

-          додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

-          додатки, що готують і виводять результати тільки на друк. Виходячи з типів додатків, випливають два типи інтеграції:  

 

1)         інтеграція на рівні операцій із файлами;

2)         інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною  поштою і факс-системами як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

організація колективної  роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної  роботи з елекстронним документом дає  серйозний виграш у продуктивності

праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом  часто виникає питання про  підтримку розподіленого в просторі сховища. Під вимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line - коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах. Такого роду взаємодія може бути побудована на двох основних принципах:

-          взаємне тиражування сховищ;

-          технологія розподіленого доступу.

2) Системи автоматизації  діловодства, Функції автомати-зації  діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів в організації. В їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в організації ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній організації, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформульоване в даній організації «Положення про діловодство». Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові та інші види документів. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються за виконавцями, статусом виконання, термінами виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати

генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання  документів та іншої зведеної інформації.

Для розробки додатків, що виконують  функції автоматизації діловодства, найбільш придатними є стандартні інструменти, які використовують для розробки автоматизованих робочих місць, -від настільних баз даних до систем на базі різноманітних SQL серверів. Проте в тому випадку, якщо автоматизація документообігу не закінчиться даним кроком, то можна подумати і про інші інструменти, що забезпечують більш послідовний розвиток системи. Так, наприклад, при переході до електронного сховища документів база даних системи діловодства повинна містити посилання на відповідні об'єкти електронного архіву, при використанні електронних засобів маршрутизації документів система повинна забезпечувати можливість розсилання документів на робочі місця користувачів, визначення поточного місця розташування документа тощо.

3) Архіви документів - це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд до-кумента, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання до-кументів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії доку-ментів і їх пошук.